DI gali didžia dalimi sudaryti valdymo ataskaitą: gauti skaičius, įvardyti dėsningumus, parašyti tekstinę santrauką pagal fiksuotą formatą. Ko DI savarankiškai nedaro -- tai nustatyti, kuris nukrypimas šiai vadovybei yra pakankamai reikšmingas, kad būtų verta jį paminėti, ir kokia išvada yra pagrįsta pateikti akcininkams. Atsakymas į klausimą taigi yra: iš dalies, ir ta likusi dalis yra būtent ta dalis, dėl kurios ataskaita apskritai egzistuoja.
Užduotis vidutiniškai vertinama pagal struktūrizuotumą: paprastai yra fiksuotas ataskaitos formatas, fiksuoti šaltiniai BI įrankyje, fiksuotas ciklas. Tai dalis, kurią galima gerai automatizuoti. Tačiau trys ašys, kurios čia lemia daugiausia, yra sprendimo laisvė, klaidų kaina ir kūrybiškumas, ir visos trys traukia link žmogaus dalyvavimo.
Sprendimo laisvė vertinama 3 balais: kontrolierius, rengiantis ketvirčio ataskaitą, turi įvertinti, ar penkių procentų nukrypimas išlaidų straipsnyje yra vertas paminėti, ar tai tik triukšmas. Tai ne aritmetinis, o interpretacinis klausimas, ir jis kinta priklausomai nuo įmonės, laikotarpio ir skaitytojo. Klaidų kaina vertinama 2 balais: ataskaita, kuri patenka vadovybei ar akcininkams, naudojama sprendimams pagrįsti. Klaidingai interpretuotas skaičius ten kainuoja daugiau nei rašybos klaida vidiniame memorandume. Kūrybiškumas vertinamas 2 balais, kas iš pirmo žvilgsnio prieštarauja automatizavimui, tačiau čia daugiausia reiškia, kad DI turi mažai erdvės sugalvoti kažką „naujo“ -- formatas yra fiksuotas, laisvė slypi interpretacijoje, o būtent ta interpretacija yra tai, kur žmogus lieka reikalingas.
Tekstinę dalį: apibendrinti skaičius iš ataskaitų įrankio į rišlų tekstą, įvardyti tendencijas, parašyti pirmą valdymo santraukos versiją. Įmonėje su patikimais pirminiais duomenimis ir fiksuotu ataskaitos formatu DI gali pateikti šią pirmąją versiją, po kurios kontrolierius ar vadovas patikrina interpretaciją ir ją patvirtina arba atmeta. Tai antroji kategorija iš šio pokyčio esmės: ne visiškai perimti, ne visiškai žmogaus darbas, o juodraštis su žmogaus priežiūra dėl išvados.
Įmonėje be fiksuoto formato, su kintančiais pirminiais duomenimis arba su vadovybe, kuri kaskart nori kitokių akcentų, situacija skiriasi. Ten kiekvienas ataskaitos ciklas iš dalies reikalauja iš naujo išsiaiškinti, kas yra svarbu, ir tai stumia užduotį atgal link žmogaus darbo. Taigi pokytis slypi ne pačioje užduotyje, o tame, kiek nuspėjama yra tos užduoties aplinka.
Kontrolierius kas ketvirtį rengia ataskaitą su apyvarta, marža ir prognoze. Skaičiai gaunami iš fiksuoto BI skydelio, formatas nekintantis jau trejus metus, o vadovybė daugiausia skaito santrauką. Čia DI gali gauti skaičius ir parašyti pirmą tekstą; kontrolierius jį perskaito, pataiso, kur interpretacija netiksli, ir pasirašo už versiją, kuri keliauja aukštyn. Kitoje įmonėje, kur ataskaita keliauja ir akcininkams, kurie nesigilina į skaičius kasdien, klaidų kainos kartelė yra aukštesnė, o žmogaus atliekama interpretacijos kontrolė tampa svarbesnė, o ne mažiau svarbi.
Ataskaita neegzistuoja atskirai. Joje esantys skaičiai dažnai kyla iš darbo, kuris jau kitur buvo įvertintas pagal tas pačias ašis, pavyzdžiui, biudžeto stebėjimo ir nukrypimų signalizavimo, o pati ataskaita dažnai aptariama susitikime, kuris paruoštas per valdymo susitikimų rengimą ir darbotvarkės sudarymą. Tai, kas vyksta po ataskaitos, savo ruožtu susiję su priimtų sprendimų fiksavimu ir komunikavimu, ir su klausimu, ar ataskaitoje aprašoma pažanga taip pat nuolat stebima per projekto eigos stebėjimą pagal planą. Kas vertina ataskaitos rengimo užduotį, tam verta atsižvelgti į šį ryšį, nes vieno šio proceso etapo metu atsilaisvinantis etato pajėgumas dažnai daro įtaką kitam etapui.
Tai nėra patarimas dėl to, ar kontrolieriaus ar vadovo pareigybė turėtų būti mažinama. Mes neteikiame personalo konsultacijų ir nepagrindžiame atleidimo sprendimų; jei organizacija nori pagrįsti sprendimus dėl personalo, tam galioja atskiri teisiniai reikalavimai, nesusiję su šia analize. Tai, kas čia pateikta, yra pačios užduoties aprašymas: kuri jos dalis gali būti struktūriškai perimta, ir kuri dalis lieka susieta su sprendimu, kurį turi priimti žmogus.
Ar DI konkrečioje įmonėje gali perimti didelę ar mažą ataskaitų rengimo užduoties dalį, priklauso nuo to, kaip fiksuotas formatas, kaip patikimi pirminiai duomenys ir kiek svarbi klaidų kaina atitinkamiems skaitytojams -- vadovybei, stebėtojų tarybai ar akcininkams. Tai nėra klausimas, į kurį galima atsakyti bendrais terminais; jis skiriasi priklausomai nuo organizacijos.
Kas nori sužinoti, kaip tai atrodo jo paties organizacijoje, gali užpildyti nemokamą greitąją apklausą: dvylika klausimų, paskyros nereikia, o rezultatas -- indikacija, kokią dalį šio profilio valandų šiandien galima perduoti DI. Visas darbo skenavimas, kuris visos įmonės darbą užduotis po užduoties įvertina pagal šias aštuonias ašis, dar kuriamas ir čia dar nėra siūlomas.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.