Iš dalies. DI gali periodiškai patikrinti, ar projektas laikosi grafiko, biudžeto ir apimties, ir apie tai signalizuoti. Pats koregavimas — sprendimas keisti apimtį, perskirstyti pajėgumus ar iš naujo derėtis dėl termino — lieka projekto vadovo ar vadovybės atsakomybėje. Užduotis taigi skyla į dalį, kurią šiandien gali perimti DI, ir dalį, kuri lieka žmogaus darbu.
Rezultatas priklauso visų pirma nuo trijų ašių: struktūriškumo, apimties ir sprendimo laisvės.
Struktūriškumas vidutinis. Eigą, biudžetą ir apimtį projekto valdymo įrankyje dažnai galima kiekybiškai įvertinti — įrašytos valandos, pasiekti etapai, panaudotas biudžetas. Tačiau klausimas, ar nukrypimas yra priimtinas, ne visada užfiksuotas taisyklėje. Projektas, vėluojantis dviem savaitėmis, gali būti nekenksmingas arba gilesnės problemos požymis, ir šis skirtumas reikalauja konteksto, kuris ne visada yra sistemoje.
Apimtis didelė: kai vienu metu vykdoma keletas projektų, periodiškas būklės tikrinimas yra pasikartojantis, vienarūšis veiksmas. Būtent toks darbas, kuriame agentas išsiskiria labiausiai, lyginant su vienkartiniais, unikaliais vertinimais.
Sprendimo laisvė vidutinė, ir tai yra apribojimo esmė. Signalizuoti, kad biudžetas jau panaudotas 95%, kai laiko atžvilgiu praėjo tik 80% termino, yra faktinis konstatavimas. Nuspręsti, ar tai lemia apimties pasikeitimas, tiekėjo vėlavimas ar per mažai įvertinta sąmata — ir ką su tuo daryti — reikalauja pasverti interesus, kurie ne visi atsispindi duomenyse.
Kita vertus, klaidos kaina žema (2), o atitiktis reikalavimams santykinai aukšta (4): praleistas signalas gali leisti projektui pernelyg vėlai atsidurti bėdoje, o reguliuojamose aplinkose (viešojo sektoriaus projektai, finansų sektorius) dažnai galioja fiksuoti ataskaitų teikimo reikalavimai dėl eigos. Tai daro patrauklu automatizuoti signalizavimą būtent todėl, kad nesignalizavimo pasekmės yra didelės — o koregavimą palikti žmogui būtent todėl, kad klaidingo sprendimo pasekmės taip pat didelės.
Statybos įmonė, vykdanti dešimt projektų vienu metu, leidžia agentui kasdien nuskaityti eigą iš projekto valdymo įrankio: planuotas ir faktiškas valandas, panaudotą biudžetą ir pasiektus etapus. Kai iš anksto apibrėžtas nukrypimas viršijamas — pavyzdžiui, daugiau nei 10% virš biudžeto esant mažiau nei 80% eigos — agentas sugeneruoja signalą su pagrindimu. Projekto vadovas įvertina šį signalą, prireikus paprašo komandos paaiškinimo ir nusprendžia, ar reikia koreguoti. Periodiškas tikrinimas perimtas; koregavimas — ne.
Įmonėje be projekto valdymo įrankio, kur eiga perduodama žodžiu susirinkimuose, trūksta aktualių duomenų, kurių ši užduotis reikalauja. Tada automatizuoti beveik nėra ko, kad ir kokia struktūriška užduotis teoriškai būtų. Taip pat projektuose, kuriuose apimtis nuolat kinta — pavyzdžiui, ankstyvuose inovacijų projektuose — nėra stabilios bazinės linijos, su kuria palyginti, ir tada pusiausvyra vėl pasislenka link žmogaus darbo.
Ir atvirkščiai: organizacija su aiškiais nukrypimo kriterijais ir gerai pildomu įrankiu gali palikti agentui didesnę signalizavimo dalį, nei čia aprašyta. Būtina sąlyga visada ta pati: aktualūs projekto duomenys ir iš anksto apibrėžti kriterijai, kas laikoma nukrypimu.
Ši užduotis neegzistuoja atskirai. Tas, kas stebi eigą, dažnai turi ir stebėti biudžetą bei signalizuoti apie nukrypimus — užduotį su panašiu profiliu: signalizavimą lengva automatizuoti, o nukrypimo vertinimą — ne. Signalai, gaunami iš eigos stebėjimo, dažnai vėl maitina vadovybės posėdžio parengimą ir darbotvarkės sudarymą, kur agentas gali paruošti darbotvarkę ir susijusius skaičius. O didesnėse organizacijose rezultatas galiausiai patenka į vadovybės ar akcininkų ataskaitos rengimą, kur pasikartoja tas pats faktų rinkimo ir interpretavimo skirtumas. Tai ta pati pasikartojanti kaita: periodiška, struktūriška dalis atitenka DI, o interpretavimas ir sprendimų priėmimas lieka vadovui. Tai pasireiškia ir užduočių bei atsakomybių delegavime komandoje: kas ką daro, yra klausimas su organizaciniais, o kartais ir darbo teisės pasekmėmis, kurioms galioja atskiri teisiniai reikalavimai, kurių tokio pobūdžio automatizavimas nepakeičia.
Ar tai galioja ir jūsų projektams, priklauso nuo to, kiek jūsų projekto duomenų jau yra struktūriškai užfiksuota ir kaip aiškiai apibrėžti jūsų nukrypimo kriterijai. Tai skiriasi priklausomai nuo įmonės ir projekto tipo. Kad gautumėte pirminę nuorodą, yra nemokamas dvylikos klausimų greitasis testas, be paskyros, kuris parodo, kokią dalį valandų jūsų profilyje šiandien galima perduoti DI. Išsami darbo analizė, kuri žingsnis po žingsnio įvertina jūsų įmonės darbą pagal užduotis, dar kuriama.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.