Didelei daliai įprastų užsakymų: taip, automatizuoto apdorojimo forma su žmogaus priežiūra išimtims. Užsakymams, kurie nepatenka į fiksuotus susitarimus arba viršija tam tikrą sumą: ne, tai išlieka žmogaus darbas su vertinimu. Atsakymas taigi yra dalinis, ir kuri dalis priklauso nuo to, kaip sutvarkytas jūsų pirkimo procesas.
Pirkimo užsakymo pateikimas pagal medžiagų poreikį iš esmės yra struktūrizuotas procesas: yra poreikis, yra tiekėjas, yra sąlygos, ir yra užsakymo forma ar API sąsaja. Šis struktūrizuotumas įvertintas aukštai (4 iš 5), ir tai tiksliai paaiškina, kodėl programinė įranga tai iš dalies atlieka jau dešimtmečius per ERP sąsajas. Apimtis taip pat yra didelė (4 iš 5): įmonės su pasikartojančiais medžiagų srautais teikia tokio pat tipo užsakymą dešimtis ar šimtus kartų per mėnesį, su nedideliais kiekio ir laiko skirtumais. Kartojimasis dideliu mastu yra sritis, kurioje automatizavimas duoda greičiausią naudą.
Sprendimo laisvė yra vidutinė (3 iš 5). Kai tiekėjas fiksuotas ir sąlygos sutartos, spręsti mažai kas yra: taisyklės nustatytos, sistema užpildo užsakymą remdamasi medžiagų poreikio skaičiavimu pagal užsakymą ir jį išsiunčia. Sprendimo laisvė atsiranda tik nukrypimų atveju: tiekėjas nepristato, kaina pasikeičia, iškyla skubus poreikis, nepatenkantis į įprastą ciklą. Tada reikalingas pirkimo specialistas, kuris svarsto, o ne sistema, kuri tiesiog vykdo.
Trys ašys neleidžia šio visiškai perleisti DI. Fizinis veiksmas (5 iš 5, nepalankus automatizavimui) čia vaidina mažesnį vaidmenį nei, pavyzdžiui, kokybės kontrolė fiziniam produktui, tačiau užsakymas turi atitikti tai, kas iš tikrųjų reikalinga gamyboje, ir šis atitikimas tikrinamas kitur, ne pačiu užsakymu. Kūrybiškumas (5 iš 5) čia vos svarbus rutininiam užsakymui, ir tai tik daro šį uždavinį tinkamu automatizavimui: sugalvoti reikia mažai, tik atlikti.
Atitiktis reikalavimams (4 iš 5) yra priežastis, kodėl priežiūra išlieka reikalinga. Pirkimo užsakymas yra įsipareigojimas įmonės vardu. Viršijus patvirtinimo ribą, naujo tiekėjo atveju arba esant kitokioms mokėjimo sąlygoms, žmogus turi pasirašyti už sprendimą, su priežastimi atmetimo atveju. Klaidų kaina (3 iš 5) yra vidutinė: neteisingas užsakymas kainuoja laiko pataisyti ir gali sukelti tiekimo problemą, tačiau paprastai nėra neatšaukiamas. Tai kitaip nei uždaviniuose, kur klaida iškart sukelia finansinę ar saugumo žalą; tokiais atvejais klaidų kainos ašis paprastai yra aukštesnė, ir priežiūra išlieka griežtesnė.
Klientų (šiuo atveju tiekėjų) kontaktas (4 iš 5) turi reikšmę, nes tiekėjas yra priimanti pusė: technikai teisingas užsakymas, kuris pažeidžia santykius su tiekėju, tebėra problema. Kartotinio kontakto su fiksuotais tiekėjais atveju, kai sąlygos sutartos, ši rizika ribota; vienkartinio ar derybų būdu vykstančio pirkimo atveju padėtis kitokia.
Šiuo atveju tinkanti technologija yra RPA (roboto proceso automatizavimas): programinė įranga, kuri sudaro užsakymą pagal medžiagų poreikį, suderina jį su teisingu tiekėju ir sąlygomis iš pirkimo sistemos, ir išsiunčia jį be rankinio įvedimo. Tai veikia laikantis dviejų sąlygų. Pirma, fiksuoti susitarimai su tiekėjais: jei sąlygos, kainos ir pristatymo terminai jau nustatyti, derėtis nėra dėl ko, ir sistema gali tęsti darbą. Antra, patvirtinimo riba didesniems užsakymams: visa, kas žemiau šios ribos, vyksta automatiškai, visa, kas virš jos, laukia pirkimo specialisto patvirtinimo. Tai nėra techninis apribojimas, o sąmoningai įmontuotas stabdys, panašiai kaip energijos ir komunalinių paslaugų naudojimo objekte stebėjimas vyksta automatiškai, kol rezultatas nepatenka už normos ribų, ir reikalinga žmogaus akis.
Įmonėje su šimtu fiksuotų prekių ir trimis fiksuotais tiekėjais didžioji dalis užsakymo ciklo yra automatizuojama; pirkimo specialistas daugiausia tikrina išimtis. Įmonėje, kuri kiekvienam užsakymui ieško naujų tiekėjų, derasi dėl kainų ar sutaria dėl individualių sąlygų, balansas pasislenka atgal į žmogaus darbo pusę, kadangi tada sprendimo laisvė ir kontaktas su klientu (tiekėju) tampa pačia uždavinio esme, o ne išimtimi. ERP integracijos lygis taip pat yra lemiamas: be sujungtų sistemų automatizuoti mažai kas galima, nepaisant to, kiek struktūrizuotas procesas atrodo popieriuje.
Kas šiandien keičiasi, nėra tai, kad pirkimo specialistai yra pakeičiami, bet tai, kad jų laikas persikelia nuo duomenų įvedimo į vertinimo darbą: mažiau užsakymų rankiniu būdu suvedama, daugiau išimčių svarstoma ir daugiau dėmesio skiriama santykiams su tiekėjais. Šis modelis nėra unikalus pirkimams. Taip pat teritorijos ir pastato prieigos valdymo atveju darbas persikelia nuo vykdymo prie nukrypimų priežiūros, kai tik procesas tampa pakankamai struktūrizuotas ir pasikartojantis. Kiek toli šis pokytis jūsų įmonėje jau nuėjęs ir kur ne, priklauso nuo jūsų sistemų ir susitarimų sutvarkymo, o ne nuo bendros tendencijos.
Ar ir kiek šis uždavinys jūsų organizacijoje gali būti perimtas, priklauso nuo konkretaus jūsų pirkimo proceso ir sistemų sutvarkymo. Kuriame išsamų darbo skenavimo įrankį, kuris tai detaliai atvaizduos; jis dar kuriamas. Kol jo nėra, galite pasinaudoti nemokamu dvylikos klausimų greitu testu, be paskyros, kuris pateikia orodą, kokią dalį valandų tokiame darbo profilyje šiandien gali perimti DI.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.