Leidimų kortelių, apsilankymų registracijos ir raktų valdymo priežiūrą ir kontrolę galima iš dalies patikėti DI, tačiau ne kaip visiškai autonomišką procesą. Patekimo teisių registravimą, susiejimą ir administravimą galima didžia dalimi automatizuoti naudojant robotizuotą procesų automatizavimą (RPA). Sprendimas, kas ir kur turi teisę patekti, ir išimčių nagrinėjimas išlieka žmogaus darbas arba darbas su žmogaus priežiūra, kuris patvirtina arba atmeta su pagrindimu.
Ši užduotis surenka daug balų struktūrizuotumo ašyje: leidimo kortelės prašymas vyksta pagal fiksuotus žingsnius, lankytojas prisistato per fiksuotą formą, raktų išdavimas vyksta pagal fiksuotą tvarkaraštį. Tai tiksliai toks darbas, kuriam RPA puikiai tinka: sistema atpažįsta modelį, atlieka registraciją, susieja tinkamus laukus ir užregistruoja rezultatą. Svarbus ir apimties veiksnys. Įmonėje, kurioje daug kintančių lankytojų, tiekėjų ir laikinų darbuotojų, registracijos automatizavimas atlaisvina daugiau valandų nei įmonėje, kurios pastate daugiausia dirba nuolatiniai darbuotojai.
Pavyzdys: registratorė, kuri kasdien ranka registruoja dešimtis lankytojų, išduoda kortelę ir po išvykimo ją anuliuoja, atlieka darbą, kurį patekimo kontrolės sistema su susietu darbo eigos procesu gali daugiausia atlikti pati. Lankytojas prisistato skaitmeniniu būdu, sistema patikrina susitikimą, sugeneruoja laikiną patekimo leidimą ir automatiškai jį uždaro, kai baigiasi galiojimo laikas.
Dvi ašys tam kliudo: atitiktis reikalavimams ir klaidų kaina. Kas ir kur turi teisę patekti – ne vien administracinis klausimas. Tai susijusi su saugumo politika, priešgaisrine sauga, o kartais ir teisiniais reikalavimais dėl tam tikrų patalpų apsaugojimo. Klaida čia nėra neutrali: išorinis asmuo, patekęs į patalpą, kurioje jam nebuvo leista būti, arba darbuotojas, kuris po darbo santykių nutraukimo tebeturi galiojančią kortelę, yra rizika, kuri išreiškiama ne pinigais, o pažeidžiamumu. Todėl prašymo įvertinimas, o juo labiau nukrypimas nuo standartinių taisyklių, išlieka žmogaus, galinčio pagrįsti, kodėl kažkas suteikiama arba ne, kompetencijoje.
Sprendimo laisvė čia taip pat svarbi. Nuolatinis darbuotojas, pametęs kortelę, rangovas, kuriam reikia patekimo ne darbo valandomis, lankytojas be galiojančio susitikimo – tai situacijos, kuriose reikia įvertinti, kas yra tinkama, o ne vien tai, ką sako protokolas. DI gali taikyti protokolą; išimties pripažinimas ir pagrįstas nukrypimas nuo jo – kas kita.
Poslinkis, kuris čia jau vyksta, nėra tas, kad ūkio darbuotojas ar registratorius tampa nebereikalingas, bet tas, kad rutininės registracijos dalis šioje funkcijoje mažėja. Likęs darbas persikelia į priežiūrą: išimčių vertinimą, tikrinimą, ar sistema veikė tinkamai, ir įsikišimą, kai pastebimi nukrypimai. Tai kitokio pobūdžio darbas nei dabartinis – mažiau pasikartojimo, daugiau vertinimo.
Tai, kiek toli šiandien tai jau vyksta, labai skiriasi priklausomai nuo įmonės. Organizacija, turinti skaitmeninę patekimo kontrolės sistemą ir aiškiai parašytą leidimų politiką, gali didžią dalį registracijos automatizuoti iš karto. Įmonei, kuri dar naudoja popierines lankytojų knygas ir fizines raktų dėžutes, pirma reikia sutvarkyti šias sąlygas, kol bus kas automatizuoti. Pati užduotis nesikeičia, tačiau sistemų, esančių už jos, parengtumo lygis skiriasi.
Ši užduotis retai stovi izoliuotai. Pastate, kuriame taip pat yra įrengimai, pavojingos medžiagos ar jautri informacija, klaidų kainos ašis yra aukštesnė nei čia aprašyta, todėl visa visuma labiau pasislenka į žmogaus darbo su priežiūra pusę. Palyginkite tai su tuo, kaip stebimas objekto energijos ir komunalinių paslaugų suvartojimas: ir čia registraciją galima daug automatizuoti, tačiau be tos atitikties reikalavimams krūvio, kurį turi patekimo valdymas. Įmonės, kurios vienu metu vertina kelias tokias ūkines užduotis, dažnai pastebi, kad modelis atpažįstamas ir kituose organizacijos kampuose, pavyzdžiui, priimant ir registruojant įeinančias prekes: struktūrizuota, didelė apimtis, tačiau su kontrolės punktu, kuriame žmogus įvertina išimtį.
Sektorius taip pat lemia skirtumus. Įrengimų sektoriuje, kuriame personalas ir subrangovai kasdien kintamai dirba skirtingose vietose, patekimo registracijų apimtis dažnai didesnė nei biuro aplinkoje su nuolatiniu personalu; norintys pažvelgti plačiau gali susipažinti su išvadomis apie ką DI perima įrengimų sektoriuje.
Šiame puslapyje aprašoma viena užduotis pagal fiksuotą vertinimo sistemą. Ar tai atitinka konkretaus pastato, konkretaus saugumo lygio ir konkretaus personalo sudėties situaciją, skiriasi kiekvienu atveju. Tiems, kas norėtų sužinoti, kaip tai atrodo jų pačių organizacijoje, siūloma nemokama greita apžvalga (quickscan): dvylika klausimų, be paskyros, su nuoroda, kokią dalį valandų tame profilyje šiandien galėtų perimti DI. Visas darbo skenavimas (werkscan), kuris visos įmonės darbą išskaido užduotis po užduoties, dar kuriamas.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.