Didžia dalimi taip, su išlyga. Protokolo ar sprendimų sąrašo parengimas po pasitarimo, įskaitant veiksmų punktų atpažinimą ir jų perdavimą susijusiems asmenims, yra užduotis, kurią DI šiandien didžia dalimi gali atlikti, jei yra įrašas arba tinkamas pasitarimo aprašymas. Kas lieka – tikslumo tikrinimas: ar tekstas tinkamai atspindi, kas ką nusprendė ir kas kokį veiksmą prisiima.
Lemiamą reikšmę turi trys ašys: struktūruotumas, sprendimo laisvė ir apimtis.
Struktūruotumas įvertintas 3 balais. Pasitarimas turi fiksuotą formą — darbotvarkės punktai, kalbėtojai, sprendimai, veiksmai — tačiau turinys kiekvieną kartą skiriasi. DI gerai atpažįsta modelį (kas ką sako, dėl ko susitariama), tačiau kaskart iš naujo turi nustatyti, kas svarbu užfiksuoti, o kas buvo tik triukšmas.
Sprendimo laisvė taip pat įvertinta 3 balais. Reikia apsispręsti: ar pastaba yra sprendimas, pasiūlymas, ar tiesiog mintis, kurios niekas nepalaiko? Kas dalyvavo pasitarime, kuriame trys žmonės kalba vienas per kitą ir kažkas pusiaukelėje pakeičia savo poziciją, žino, kad šis skirtumas ne visada savaime aiškus. Kalbos modelis dažniausiai gali gerai tai įvertinti pagal kontekstą, tačiau ne be klaidų.
Apimtis įvertinta 4 balais. Įmonės su pasitarimų kultūra — savaitiniai komandos susirinkimai, projektų atnaujinimai, valdymo komitetai — sukuria daug tokio pobūdžio protokolų. Būtent ši apimtis daro automatizavimą patrauklų: ta pati užduotis kartojasi vėl ir vėl, su ribota turinio įvairove formos atžvilgiu.
Klientų kontaktas ir fizinis buvimas abu įvertinti 5 balais – tai palankiausias taškas skalėje. Taip yra ne todėl, kad DI tai neišvengiamai atlieka be pastangų, o todėl, kad ši užduotis nė vieno iš jų nereikalauja. Protokolo rengimas vyksta po pasitarimo, o ne jo metu; nereikia gyvos sąveikos su klientu ar fizinio veiksmo. Tai reiškia, kad užduotis iš esmės pritaikoma visur, kur pasitarimas įrašomas ar apibendrinamas.
Kūrybiškumas įvertintas 2 balais – tai nepalankiausias taškas šiame profilyje. Protokolų rašymas iš esmės yra atkūrimas, o ne kūrimas. Čia mažai erdvės ir mažai poreikio savitam stiliui ar interpretacijai – priešingai, protokolų rašytojas, kuris prideda per daug savo indėlio, savo darbą atlieka blogiau. Būtent dėl to ši užduotis gerai tinka DI: reikalaujamas rezultatas yra tikslus atspindys, o ne originalus tekstas.
Klaidų kaina ir atitiktis abi įvertintos 3 balais – tai vidutinė pozicija. Netinkamai užfiksuotas veiksmo punktas kainuoja laiko taisymui ir gali sukelti painiavą dėl to, kas turėjo ką padaryti, tačiau retai sukelia tiesiogiai išmatuojamą žalą. Kai kuriuose sektoriuose yra kitaip: sprendimų sąrašas, tarnaujantis kaip formalus įrodymas – pavyzdžiui, darbo tarybos posėdyje ar audito metu – klaidos ten sveria daugiau ir reikalingas tikslus kiekvieno žodžio tikrinimas. Tokiais atvejais atitikties ašis pasislenka aukštesnio balo link, o žmogaus, tvirtinančio rezultatą, vaidmuo tampa sunkesnis, ne lengvesnis.
Vadovų komanda kas savaitę renkasi vienai valandai. Įrašas ar transkriptas siunčiamas į sistemą, kuri parengia sprendimų sąrašą: kas dalyvavo, kokie sprendimai priimti, kas kokį veiksmą su kokiu terminu prisiėmė. Šis projektas automatiškai bendrinamas per komandos bendradarbiavimo platformą. Dalyvis – dažnai tas, kuris vadovavo pasitarimui – jį perskaito ir patvirtina arba grąžina su pataisymu. Šis paskutinis žingsnis, pateikimo vertinimas, lieka žmogaus darbas. Ta pati logika taikoma vadovybės ar akcininkų valdymo ataskaitoms: DI parengia pirminę versiją, o žmogus patikrina turinį prieš jai išeinant į išorę.
Įmonėje be įrašų ar protokolų kultūros – kur pasitarimai vyksta neformaliai ir niekas nesirašo – trūksta pagrindo, kuriuo DI galėtų remtis. Būtina sąlyga yra aiški: reikalingas įrašas arba aiškus pasitarimo aprašymas. Be šios informacijos nėra ko apibendrinti. Taip pat pasitarimuose su daug techninio žargono, stipriai kintančiais kalbėtojais, ar sprendimais, priimamais tik netiesiogiai, niekam jų neišsakius, klaidingo interpretavimo tikimybė didėja, o žmogaus kontrolė tampa svarbesnė nei aiškios darbotvarkės pasitarime.
Tai, kas keičiasi, nėra protokolų rašymo išnykimas, o tai, kad pirminį projektą nebe žmogus surašo klausydamasis. Tas laikas atsilaisvina kitiems dalykams: aktyviam dalyvavimui pačiame pasitarime arba komandai deleguojamų užduočių ir atsakomybių vykdymo priežiūrai. Rezultato kontrolė išlieka, o kai kuriuose pasitarimuose – kur sprendimai turi teisinę ar finansinę reikšmę – ta kontrolė lieka tokia pat svarbi kaip ir anksčiau. Kaip ši permaina pasireiškia konkrečiame sektoriuje, priklauso nuo to, kiek pasitarimų struktūros jau yra; žr., pavyzdžiui, ką DI gali perimti didmeninėje prekyboje – sektoriaus pavyzdį, kuriame svarbų vaidmenį vaidina pasitarimų apimtis ir dokumentavimo pareiga.
Ar protokolų rašymas jūsų įmonėje yra užduotis, kurią lengva perkelti, priklauso nuo to, kaip šiuo metu fiksuojami jūsų pasitarimai ir kiek svaresni juose priimami sprendimai. Susijusios užduotys, tokios kaip projekto eigos stebėjimas pagal planą ar vertinimo ciklo organizavimas ir planavimas, turi panašų struktūros ir žmogaus sprendimo derinį. Nemokamas FTE TO AI greitasis testas susideda iš dvylikos klausimų, nereikalauja paskyros ir pateikia orientacinę informaciją, kokią valandų dalį jūsų profilyje šiandien jau galima perduoti DI. Visas darbo auditas, kuris visos įmonės darbą užduotis po užduoties perskaičiuoja į etato krūvį, dar kuriamas.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.