Didžioji dalis parengiamojo darbo, susijusio su periodiniu valdymo posėdžiu, gali būti atliekama su DI pagalba, tačiau ne be žmogaus priežiūros. Darbotvarkės sudarymas, dokumentų rinkimas ir dalyvių informavimas yra trys skirtingo pobūdžio subuždaviniai, ir šie skirtumai kartu nulemia atsakymą. Tai nėra užduotis, kurią DI tyliai perima, ir taip pat nėra užduotis, kuri visiškai nepatenka į šią sritį: tai užduotis, kurioje agentas atlieka darbą, o žmogus peržiūri rezultatą, prieš jam išeinant iš rankų.
Struktūrizuotumas (3): periodinis posėdis paprastai turi pastovią struktūrą — ankstesni veiksmų punktai, nuolatiniai darbotvarkės punktai, vietos ad hoc temoms. Ši pažįstama struktūra iš dalies leidžia automatizuoti procesą. Tačiau turinys kiekvieną kartą skiriasi: kurie dokumentai yra svarbūs, kuri tema turi pirmenybę, negalima įsprausti į šabloną. Todėl vidutinis, o ne aukštas įvertinimas.
Sprendimo laisvė (3): kažkas turi įvertinti, ar diskusijos dokumentas yra pakankamai parengtas, kad būtų įtrauktas į darbotvarkę, ar temą geriau atidėti, ar kuriam dalyviui kokios informacijos reikia. DI sistema gali paruošti šį sprendimą — darbotvarkės projektą, dokumentų atranką — bet galutinį sprendimą priima žmogus. Tai tiksliai atitinka priežiūros modelį su pagrindimu, kodėl patvirtinama ar atmetama, o ne visiško perėmimo modelį.
Apimtis (4): tai darbas, kuris kartojasi kas savaitę ar mėnesį, iš esmės pagal tuos pačius žingsnius: aplankų peržiūra, dalyvių sąrašų tikrinimas, priminimų siuntimas. Didelė apimtis, pasikartojantis modelis — tai tiksliai ta sritis, kurioje DI agentas atlaisvina laiką, nes tokios pagalbos kūrimo sąnaudos atsiperka per daugybę pasikartojimų.
Likusios ašys patvirtina šį vaizdą, bet jo nekeičia. Klientų kontaktas (5) ir fizinis dalyvavimas (5) turi mažai reikšmės — tai vidinis, skaitmeninis darbas, kuris palengvina automatizavimą. Kūrybiškumo (2) reikia mažai: kalbama apie sisteminimą, ne naujų idėjų kūrimą. Klaidų kaina (4) ir atitiktis (4) yra santykinai palankios: neteisingai į darbotvarkę įtrauktas punktas yra nepatogus, tačiau retai kenksmingas, ir darbotvarkės sudarymui nėra griežtų teisinių reikalavimų. Tai riboja klaidos riziką, kas suteikia vietos automatizuotam parengiamajam etapui su žmogaus patikra po to.
Agentas, turintis prieigą prie dokumentų valdymo sistemos ir darbotvarkės įrankio, sudaro darbotvarkės projektą pagal ankstesnio posėdžio veiksmų punktus, surenka susijusius dokumentus iš aplankų struktūros ir išsiunčia dalyviams kvietimą su priedais. Vadovas ar biuro vadovas peržiūri darbotvarkės projektą, perkelia temą į kitą kartą, prideda dokumentą, kurio agentas nerado, ir patvirtina kvietimą prieš jį išsiunčiant. Agentas atlieka paieškos darbą; žmogus priima sprendimą.
Įmonėje, kurioje nėra pastovios darbotvarkės struktūros — kur kiekvienas posėdis sukurtas iš naujo — struktūrizuotumas mažėja, o su juo ir tinkamumas automatizavimui. Įmonėje, kurioje valdymo posėdis daugiausia skirtas strateginiams kryžkelės sprendimams, sprendimo laisvė yra didesnė, ir pasirengimas išlieka daugiausia žmogaus darbu, net jei agentas gali surinkti dokumentus. Be prieigos prie centralizuotos dokumentų valdymo sistemos — kai dokumentai išskaidyti po pašto dėžutes ir asmeninius aplankus — trūksta sąlygos, kuri tik ir daro šią užduotį tinkama agentui.
Ši užduotis nėra atsieta nuo kito valdymo darbo. Tai, kas aptariama posėdyje, kažkur turi būti užfiksuota, o ar DI gali perimti priimtų sprendimų fiksavimą ir komunikavimą yra atskiras klausimas su savo atsakymu. Dažnai dalis darbotvarkės skirta vykstančių projektų būklei, ir ši tema susijusi su tuo, kaip DI gali stebėti projekto eigą lyginant su planu. Ir tas, kuris jau įsitikino, kad darbotvarkes ir dokumentus galima iš dalies automatizuotai palaikyti, dažnai susiduria su klausimu, ar taip pat užduočių ir atsakomybės delegavimą komandai galima paremti — užduotis su kitokiu profiliu, nes ten sprendimo laisvė paprastai yra didesnė.
Įmonėse su pastovia posėdžių struktūra ir geru dokumentų valdymo sistemos užpildymu šis parengiamasis darbas šiandien iš esmės gali būti paremtas agento, o žmogus atlieka galutinę peržiūrą. Įmonėse, kuriose tokios struktūros nėra, arba kur posėdžiai labai skiriasi, automatizuoti nedaug galima, kol trūksta šių sąlygų. Skirtumas nėra įmonės ambicijose, o tame, kiek nuspėjamas procesas yra jau prieš tai, kai prisideda DI sistema.
Ar tai konkrečiai tinka jūsų posėdžiui, priklauso nuo jūsų darbotvarkės struktūros, dokumentų valdymo ir to, kiek nuspėjamas jūsų posėdžių ciklas. Pirmą orientaciją suteikia nemokamas greitasis testas: dvylika klausimų, be paskyros, su įvertinimu, kokią dalį šio profilio valandų šiandien galima perduoti DI. Visapusiškas darbo auditas, kuris tokio pobūdžio užduotis apžvelgia visai jūsų organizacijai, dar kuriamas. Jei norite žinoti, ką toks pokytis konkrečiai duoda ilgainiui, skaitykite ką parodo pakartotinis matavimas apie šio poveikio vertinimą.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.