Faktinių išlaidų lyginimas su biudžetu ir nuokrypių signalizavimas patenka į 2 kategoriją: DI gali perimti didelę dalį skaičiavimo darbo ir signalizavimo, tačiau nuokrypio įvertinimas ir tolesni veiksmai išlieka kontroliaus ar vadovo rankose. Tai nėra užduotis, kuri visiškai persislenka į 1 kategoriją, ir tai tiksliai parodo šis puslapis.
Pagrindiniai duomenys — buhalterinės sistemos įrašai, sąnaudų centrai, biudžeto eilutės BI įrankyje — dažniausiai yra struktūrizuoti ir pasikartojantys. Tai paaiškina 4 balus struktūriškumui ir 4 balus apimčiai. Sistema gali kas mėnesį, kas savaitę ar kas dieną automatiškai palyginti faktinį vykdymą su biudžetu, apskaičiuoti skirtumą eurais ir procentais bei sulyginti jį su iš anksto nustatyta riba. Kai yra šimtai sąnaudų centrų ir tūkstančiai apskaitos eilučių, tai tiksliai toks pasikartojančio, taisyklėmis pagrįsto lyginimo tipas, kuriame DI yra stipri.
Pavyzdys: kontrolierius, kuris kas mėnesį peržiūri 40 sąnaudų centrų, norėdamas nustatyti, kurie viršija 10 % biudžeto, gali šį procesą automatizuoti. Tada sistema iškart pateikia nuokrypių sąrašą, surūšiuotą pagal dydį, o kontrolieriui nereikia rankiniu būdu tikrinti kiekvienos eilutės.
Vertinimo laisvė gauna 3 balus, ir tai yra ta ašis, kuri šią užduotį išlaiko toliau nuo 1 kategorijos. Nuokrypio signalizavimas skiriasi nuo nuokrypio įvertinimo. Ar 15 % viršijimas sąnaudų centre „rinkodara“ yra problema, ar tai išankstinė išlaida, kuri kitą mėnesį susibalansuos? Ar tai vienkartinė sąskaita, sezoninis modelis, ar struktūrinis sąnaudų augimas? Tam reikia žinių apie organizacijos kontekstą, vykstančius projektus ir tai, kaip sudarytas biudžetas. DI gali nurodyti nuokrypį ir, jei reikia, pasiūlyti pirminį aiškinimą pagal istorinius modelius, tačiau galutinis sprendimas — ar tai priimtina, ar reikia veiksmų — reikalauja žmogaus, kuris patvirtina arba atmeta, pateikdamas priežastį.
Prie to prisideda tai, kad klaidų kaina ir atitiktis abi gauna 3 balus: nėra nereikšmingos. Praleistas nuokrypis gali sukelti netikėtumą ketvirtinėje ataskaitoje ar metų pabaigoje, o biudžeto ataskaitos kartais atlieka vaidmenį atsiskaitant vadovybei, akcininkams arba, subsidijų ar valstybės lėšų atveju, išorinei institucijai. Tai pagrindžia tarpinį žmogaus tikrinimo etapą, prieš signalui tampant nustatytu faktu organizacijoje.
Realistinis šiandienos vaizdas: DI veikia kaip agentas, kuris nuolat lygina, stebi ribas ir generuoja pranešimus, kai faktinis vykdymas ir biudžetas pernelyg išsiskiria. Kontrolierius ar vadovas tada įvertina pastebėtus nuokrypius, juos patvirtina arba atmeta ir pagrindžia šį sprendimą. Tai visų pirma sutaupo rankinio lyginimo darbą — ataskaitų peržiūrėjimą, procentų skaičiavimą rankiniu būdu, apžvalgos palaikymą — ir palieka turinio vertinimą tam, kam jis priklauso.
Tai veikia tik tuo atveju, jei įvykdytos dvi sąlygos: finansiniai duomenys turi būti tikrai susieti, kad sistema galėtų naudoti aktualius skaičius iš buhalterinės sistemos ir BI įrankio, o ne rankiniu būdu pateiktus eksportus, ir turi būti apibrėžtos nuokrypių ribos. Neturint nustatytos ribos — pavyzdžiui, „pranešti apie visa, kas virš 8 % arba virš 5000 eurų“ — sistema nežino, kada kažkas nusipelno signalo, o kada ne. Šis pasirinkimas, kaip nustatoma ir koreguojama ta riba, vėl yra žmogaus darbas.
Rezultatas labai priklauso nuo to, kiek nuspėjamas organizacijos biudžetas. Organizacijoje su stabiliais, pasikartojančiais sąnaudų straipsniais — nuoma, atlyginimai, nuolatinės sutartys — nuokrypių aptikimą lengviau automatizuoti, ir balansas pasislenka labiau DI naudai. Organizacijoje su daug projektinių išlaidų, sezoniniais poveikiais ar nereguliariais didelias sumomis, kiekvieno nuokrypio aiškinimas reikalauja daugiau konteksto, ir žmogaus darbo dalis išlieka didesnė. Taip pat svarbus finansinis brandumas: kuo geriau sudarytas biudžetas su aiškiomis kategorijomis ir ribomis, tuo daugiau DI gali perimti. Šis skirtumas tarp organizacijų yra tiksliai priežastis, kodėl kaip mes vertiname užduotį remiasi aštuoniomis ašimis, o ne vienu bendru teiginiu apie „biudžeto stebėjimą“.
Ši užduotis retai tiesiogiai susijusi su personalo sprendimais, tačiau jei organizacija naudoja biudžeto stebėjimo signalus kaip pagrindą reorganizacijai ar atleidimui, tam taikomi savi teisiniai reikalavimai, nesusiję su šiuo užduoties vertinimu.
Biudžeto stebėjimas retai egzistuoja atskirai. Kas taip pat žvelgia į periodinio prenumeratų sąskaitų išrašymo valdymą arba į skaitmeninių sąskaitų faktūrų mainus per e. sąskaitų faktūrų sistemą, pastebi tą pačią tendenciją: struktūrizuotos, didelės apimties dalinės užduotys automatizuojamos gana lengvai, o vertinimas ir išimtys išlieka žmonių rankose. Ir čia taikoma: mes sąmoningai to neišreiškiame procentu „automatizuojamas personalas“, nes kodėl mes skaičiuojame valandomis, o ne žmonėmis paaiškina, kad valandos, atlaisvintos dėl užduoties, skiriasi nuo pareigybių, kurios išnyksta.
Norite žinoti, kiek valandų jūsų pačių pareigybės profilyje šiuo metu galėtų perimti DI? Nemokamas ftetoai greitasis testas susideda iš dvylikos klausimų, nereikalauja paskyros ir suteikia orientacinį šios dalies vertinimą — su sąlyga, kad, kaip paaiškinta ką pasako ir ko nepasako skaičių intervalas, tai yra orientacinis įvertinimas, o ne tikslus rezultatas. Išsamus darbo testas, kuris giliau analizuoja atskiras užduotis ir procesus, dar kuriamas; jo šiandien dar negalime jums pasiūlyti.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.