Pranešimo apie ligą užfiksavimas atrodo paprastas: vardas, data, priežastis, numatoma trukmė, sistemoje viskas paruošta. Būtent todėl daugelis įmonių savęs klausia, ar DI negalėtų tiesiog to perimti. Atsakymas yra iš dalies, ir naudinga žinoti, kodėl būtent ta dalis gali, o kita – ne.
Užduotis, kaip ji čia apibrėžta – pranešimo su data, priežastimi ir numatoma trukme užfiksavimas, iki pat registracijos – yra gana struktūrizuota. Yra fiksuotas formatas: data, teksto laukas priežasčiai, trukmės įvertis. Todėl struktūrizuotumo požiūriu ji vertinama aukštai. Apimtis dažnai yra nemaža: kiekviena įmonė, kurioje dirba daugiau nei sauja darbuotojų, nuolat sulaukia pranešimų apie ligą, ir jie per metus susikaupia į nemažai valandų registravimo darbo. Fiziniu požiūriu taip pat nėra jokių problemų: tai grynai tekstinis darbas, o ne veiksmas, kurį kas nors turi atlikti vietoje. Ir kliento kontaktas čia neturi reikšmės – pranešimas ateina iš darbuotojo ar vadovo, o ne iš išorinio kliento.
Tačiau lemiamą reikšmę turi atitikties reikalavimai, ir ne automatizavimo naudai. Pranešimas apie ligą yra medicininė informacija arba tiesiogiai su ja susijęs. Nedarbingumo priežastis dažnai patenka į ypatingų asmens duomenų kategoriją, kuriai galioja atskiros taisyklės dėl to, kas gali ją matyti, kiek laiko ji saugoma ir kas turi prie jos prieigą. Tai nėra klausimas „DI gali apdoroti tekstą, taigi tai galima automatizuoti“ – tai klausimas, ar sąsaja su nedarbingumo protokolu ir privatumo apsaugos priemonėmis yra tvarkoje. Jei tai nėra užtikrinta, registravimas per DI nėra atsakingas žingsnis, kad ir kokia paprasta ta užduotis atrodytų popieriuje.
Todėl ir sprendimo laisvė vertinama žemai: pačiame fiksavime nedaug ką reikia svarstyti, tačiau fiksuojamos informacijos jautrumas reikalauja kruopštaus išankstinio sutvarkymo. O klaidų kaina nėra nereikšminga: neteisingai užregistruota data ar priežastis gali turėti pasekmių nedarbingumo bylų kaupimui, reintegracijai ir galiausiai sprendimams, į kuriuos darbuotojas turi teisę.
Šiandien DI gali apdoroti tekstą: pranešimą, gautą žinute, el. laišku ar per formą, paversti tinkamais laukais nedarbingumo apskaitos sistemoje, išfiltruoti datą ir numatomą trukmę bei tvarkingai jas įrašyti. Tai atleidžia personalo darbuotoją ar vadovą nuo kiekvieno pranešimo rankinio perrašinėjimo. Tai apima įvedimą, o ne pranešimo vertinimą, kontaktą su darbuotoju dėl priežasties ar vertinimą, ką pranešimas reiškia darbuotojų sudėčiai. Pastarasis lieka žmogaus darbu, ir būtent ties tuo praktikoje užduotis dažnai ir sustoja: ties užregistruotu pranešimu, o ne tolesniais žingsniais.
Rezultatas labai priklauso nuo to, kaip įmonė yra sutvarkiusi savo nedarbingumo proceso valdymą. Organizacija, kurios nedarbingumo apskaitos sistema jau susieta su nedarbingumo protokolu ir kurioje privatumo taisyklės dėl medicininės informacijos yra techniškai užtikrintos, gali gerokai paspartinti pranešimų įvedimą, palyginti su įmone, kuri vis dar naudoja atskirus formuliarus ir el. laiškus. Apimtis taip pat turi reikšmės: įmonėje su šimtais darbuotojų ir daug trumpalaikio nedarbingumo atvejų įvedimo darbo automatizavimas atsiperka greičiau nei įmonėje su dešimt darbuotojų, kur vadovas pranešimą įveda pats vienodai greitai.
Tai viena iš daugelio įmonės sričių, kuriose matomas tas pats poslinkis: DI perima įvedimo darbą, o žmonės išlaiko atsakomybę už tai, kas jautru ar neaišku. Tą pačią ribą matote ir atostogų prašymų tvarkyme, kur pats prašymas yra lengvai apdorojamas, tačiau sprendimas dėl išimčių – ne. Taip pat darbo užmokesčio apskaičiavimo paruošime svorio centras yra struktūrizuotame įvedime, su žmogaus atliekama rezultato kontrole. O grafikų sudaryme matomas panašus pasiskirstymas: skaičiavimo darbą galima automatizuoti, tačiau išimčių ir darbuotojo konteksto – ne.
Kodėl vienoje įmonėje tai jau veikia taip, o kitoje dar ne, priklauso ne tik nuo pačios užduoties, bet ir nuo aplink ją esančių sistemų bei procesų sutvarkymo – tai plačiau nagrinėjama puslapyje apie tai, kodėl tas pats darbas skirtingose įmonėse pasiteisina skirtingai. Personalo užduotims plačiąja prasme, ir kaip jos siejasi, pavyzdžiui, su IT darbu, atspirties tašką rasite puslapyje apie darbą, kurį DI gali perimti IT skyriuje, kur panašus samprotavimas taikomas kitai sričiai.
Dėl personalo sprendimų, kurie galbūt kiltų dėl sumažėjusio darbo krūvio registruojant nedarbingumą, šiame puslapyje nepasisakoma: jiems galioja atskiri teisiniai reikalavimai, nepriklausomai nuo to, kas čia nustatyta apie pačią užduotį.
Jei norite sužinoti, kaip tai atrodo jūsų pačių nedarbingumo procesui, pirmas žingsnis – nemokamas greitasis testas: dvylika klausimų, be paskyros, su nuoroda, kokią dalį šio profilio valandų šiandien galima perduoti DI. Pilna darbo analizė, kuri žingsnis po žingsnio kartografuoja jūsų įmonės darbą, įskaitant etatų (FTE) skaičiavimą, dar kuriama ir šiuo metu nėra prieinama.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.