Ναι, στο μεγαλύτερο μέρος των περιπτώσεων. Η κατάρτιση μιας επισκόπησης των μη διεκπεραιωμένων απαιτήσεων και υποχρεώσεων ανά περίοδο είναι ακριβώς το είδος εργασίας που μια αυτοματοποιημένη διαδικασία χειρίζεται καλά: σταθερή πηγή, σταθεροί κανόνες, καμία ανάγκη ερμηνείας. Αυτή είναι μία από τις εργασίες όπου η μετάβαση στην επεξεργασία με AI έχει ήδη σε μεγάλο βαθμό ολοκληρωθεί σήμερα, όχι κάτι για σε μερικά χρόνια.
Τρεις άξονες είναι εδώ καθοριστικοί: δομημένη μορφή, όγκος και κόστος σφαλμάτων.
Η δομημένη μορφή είναι υψηλή. Μια λίστα εκκρεμών υπολοίπων δεν είναι ελεύθερο κείμενο ή συνομιλία που χρειάζεται εξήγηση, είναι ένα άθροισμα εγγραφών που βρίσκονται ήδη στο λογιστικό σύστημα: ημερομηνία τιμολογίου, ημερομηνία λήξης, ποσό, κατάσταση πληρωμένο ή απλήρωτο. Το σύστημα το γνωρίζει ήδη αυτό, η εργασία είναι να τα συγκεντρώσει και να τα ταξινομήσει ανά περίοδο. Αυτή είναι μια εργασία με σταθερή διαδικασία, όχι εργασία που απαιτεί κρίση.
Ο όγκος είναι υψηλός και αυτό είναι ακριβώς εκεί όπου ο αυτοματισμός αποδεικνύει την αξία του. Σε μια επιχείρηση με εκατοντάδες ή χιλιάδες εκκρεμείς εγγραφές τον μήνα, μια χειροκίνητη επισκόπηση είναι επιρρεπής σε σφάλματα και χρονοβόρα, ενώ ένα αυτοματοποιημένο ερώτημα παράγει την ίδια λίστα σε δευτερόλεπτα και χωρίς απόκλιση. Σε μια επιχείρηση με μια χούφτα εγγραφών τον μήνα, το κέρδος χρόνου είναι μικρότερο, αλλά η αξιοπιστία της επισκόπησης κερδίζει σε κάθε περίπτωση.
Το κόστος σφαλμάτων είναι σχετικά χαμηλό επειδή πρόκειται εδώ για μια επισκόπηση, όχι για μια πληρωμή ή μια εγγραφή που μετακινεί χρήματα. Αν υπάρχει σφάλμα σε αυτήν, είναι ορατό και διορθώσιμο πριν συμβεί οτιδήποτε οικονομικά. Αυτό διαφέρει από, για παράδειγμα, την καταχώριση τιμολογίων αγορών στο λογιστικό σύστημα, όπου ένα σφάλμα επηρεάζει αμέσως τη λογιστική.
Οι υπόλοιποι άξονες επιβεβαιώνουν την εικόνα. Ο περιθώριο κρίσης χρειάζεται ελάχιστα: δεν γίνεται εκτίμηση ή στάθμιση, γίνεται καταμέτρηση και ταξινόμηση. Η επαφή με πελάτες, οι φυσικές ενέργειες και η δημιουργικότητα δεν παίζουν ρόλο· πρόκειται για εσωτερική αναφορά, όχι για αλληλεπίδραση με τρίτο μέρος. Η συμμόρφωση παίζει κάποιο ρόλο επειδή μια λίστα εκκρεμών υπολοίπων αποτελεί συχνά μέρος περιοδικής αναφοράς και ενίοτε εξωτερικής λογοδοσίας, αλλά οι απαιτήσεις γι' αυτό είναι σταθερές και επαναλήψιμες, όχι κάτι που αλλάζει ανά περίπτωση.
Η τεχνολογία που επαρκεί για αυτό είναι το RPA: λογισμικό που, σύμφωνα με σταθερούς κανόνες, αντλεί δεδομένα από το λογιστικό σύστημα, φιλτράρει με βάση την κατάσταση και την περίοδο, και τοποθετεί το αποτέλεσμα σε ένα εργαλείο αναφοράς. Δεν χρειάζεται κανένα γλωσσικό μοντέλο που να πρέπει να ερμηνεύσει κάτι, διότι δεν υπάρχει τίποτα προς ερμηνεία. Αυτό καθιστά αυτή μία από τις πιο απλές εργασίες στην λογιστική αλυσίδα προς αυτοματοποίηση, σε αντίθεση με εργασίες όπου απαιτείται κρίση.
Ο αυτοματισμός λειτουργεί μόνο αν τα υποκείμενα δεδομένα είναι επίκαιρα. Αν τα τιμολόγια καταχωρούνται με καθυστέρηση, η λίστα υπολοίπων δεν είναι σωστή, όσο καλά και τεχνικά να συντάσσεται η επισκόπηση. Αυτό καθιστά αυτή την εργασία εξαρτημένη από άλλους κρίκους στην αλυσίδα: η ανάγνωση και αντιστοίχιση τραπεζικών καταστάσεων πρέπει να είναι επίκαιρη, και η κατάρτιση και αποστολή τιμολογίων πωλήσεων πρέπει να γίνεται εγκαίρως, διαφορετικά λείπουν εγγραφές από την επισκόπηση. Πέραν αυτού, δεν χρειάζεται περαιτέρω χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων μόλις αυτή η βάση είναι εντάξει· η επισκόπηση λειτουργεί τότε σε μεγάλο βαθμό χωρίς παρέμβαση.
Σε επιχειρήσεις όπου η λογιστική τηρείται ακόμη εν μέρει σε χαρτί ή σε ξεχωριστά υπολογιστικά φύλλα, λείπει η δομημένη πηγή που απαιτεί αυτός ο αυτοματισμός. Τότε η κατάρτιση της λίστας παραμένει σε μεγάλο βαθμό ανθρώπινη εργασία, όχι επειδή η ίδια η εργασία είναι πιο περίπλοκη, αλλά επειδή τα δεδομένα δεν βρίσκονται στη σωστή θέση. Επίσης σε επιχειρήσεις με πολλές αποκλίνουσες συμφωνίες πληρωμής ανά πελάτη ή προμηθευτή — μερικές πληρωμές, εκπτώσεις, διαφορές — απαιτείται περισσότερη κρίση για να καθοριστεί τι μετράει και τι όχι ως «εκκρεμές», κάτι που ανεβάζει τον άξονα περιθωρίου κρίσης και καθιστά τη διαδικασία λιγότερο ζήτημα ευθύγραμμου αυτοματισμού. Τέτοιου είδους διαφορές παρατηρούνται για παράδειγμα στην εστίαση, όπου οι ροές πληρωμών περνούν μέσα από πολλαπλά συστήματα ταμείου και καταχώρισης· δείτε τι μπορεί να αναλάβει η AI στην εστίαση για το πώς εκδηλώνεται αυτή η κλαδική πολυπλοκότητα.
Επίσης η συνδεδεμένη εργασία, όπως η συμφωνία συναλλαγών παρόχων πληρωμών, καθορίζει πόσο καθαρή είναι η βάση πάνω στην οποία χτίζεται η λίστα εκκρεμών υπολοίπων. Όπου αυτή η συμφωνία γίνεται ακόμη χειροκίνητα, η αξιοπιστία της λίστας υπολοίπων μεταβάλλεται ανάλογα.
Αυτή η επισκόπηση δεν είναι μια κρίση σχετικά με ποιος χρεώστης πρέπει να οχληθεί ή ποιος πιστωτής έχει προτεραιότητα στην πληρωμή. Αυτό παραμένει μια στάθμιση που ανήκει στον εμπλεκόμενο υπάλληλο ή προϊστάμενο. Και αν μια μετατόπιση εργασιών άπτεται αποφάσεων προσωπικού, τότε ισχύουν γι' αυτό δικές τους νομικές απαιτήσεις· αυτό αφορά τον εργοδότη και τους συμβούλους του, δεν είναι κάτι για το οποίο αυτή η σελίδα διατυπώνει κρίσεις.
Για να δείτε πόσες από τις ώρες στη δική σας λογιστική διαδικασία εμπίπτουν σε αυτό το προφίλ, όπως αναφορές με σταθερό όγκο και χαμηλό κόστος σφαλμάτων, μπορείτε να συμπληρώσετε τη δωρεάν σύντομη ανάλυση: δώδεκα ερωτήσεις, χωρίς λογαριασμό, με μια ένδειξη ποιο μέρος των ωρών σε αυτό το προφίλ μπορεί σήμερα να αναλάβει η AI. Η πλήρης ανάλυση εργασίας, που αξιολογεί την εργασία της επιχείρησής σας ανά καθήκον σε όλους τους οκτώ άξονες, βρίσκεται ακόμη υπό κατασκευή.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.