Da, v največjem delu primerov. Priprava pregleda še ne obravnavanih terjatev in obveznosti po obdobjih je natanko tista vrsta naloge, ki jo avtomatiziran proces dobro obvlada: fiksen vir, fiksna pravila, brez potrebe po presoji. To je ena od nalog, kjer je premik k obdelavi z AI danes že v veliki meri izveden, ne nekaj za čez nekaj let.
Tri osi so tu odločilne: strukturiranost, obseg in stroški napak.
Strukturiranost je visoka. Seznam odprtih postavk ni prosto besedilo ali pogovor, ki ga je treba razložiti, temveč je seštevek postavk, ki so že v računovodskem sistemu: datum računa, datum zapadlosti, znesek, status plačano ali neplačano. Sistem to že ve, naloga je zbrati podatke skupaj in jih urediti po obdobjih. To je naloga s fiksnim postopkom, ne naloga s presojanjem.
Obseg je visok in ravno tam avtomatizacija dokaže svojo vrednost. Pri podjetju s stotinami ali tisoči odprtih postavk na mesec je ročni pregled nagnjen k napakam in zamuden, medtem ko avtomatizirana poizvedba enak seznam dobavi v sekundah in brez odstopanj. Pri podjetju z le nekaj postavkami na mesec je časovni prihranek manjši, vendar zanesljivost pregleda tako ali tako pridobi.
Stroški napak so relativno nizki, ker gre tu za pregled, ne za plačilo ali knjižbo, ki premika denar. Če je v njem napaka, je ta vidna in popravljiva, preden se kaj finančno zgodi. To je drugače kot na primer pri knjiženju vhodnih računov v računovodski sistem, kjer se napaka takoj prenese v administracijo.
Preostale osi potrjujejo to slika. Prostor za presojo je komajda potreben: ne gre za ocenjevanje ali tehtanje, gre za štetje in razvrščanje. Stik s strankami, fizična opravila in ustvarjalnost ne igrajo vloge; to je notranje poročanje, ne interakcija s tretjo osebo. Skladnost (compliance) igra vlogo, ker je seznam odprtih postavk pogosto del periodičnega poročanja in včasih zunanjega poročanja, vendar so zahteve za to fiksne in ponovljive, ne nekaj, kar se spreminja od primera do primera.
Tehnologija, ki za to zadostuje, je RPA: programska oprema, ki po fiksnih pravilih pridobiva podatke iz računovodskega sistema, jih filtrira po statusu in obdobju ter rezultat postavi v orodje za poročanje. Ni potreben jezikovni model, ki bi moral kaj interpretirati, ker ni ničesar za interpretirati. To to naredi za eno od enostavnejših nalog v računovodski verigi za avtomatizacijo, v nasprotju z nalogami, kjer je presoja res potrebna.
Avtomatizacija deluje le, če so temeljni podatki aktualni. Če se računi vnašajo v knjige prepozno, seznam postavk ni pravilen, ne glede na to, kako dobro je pregled tehnično sestavljen. To naredi to nalogo odvisno od drugih členov v verigi: branje in usklajevanje bančnih izpiskov mora biti aktualno, in priprava in pošiljanje izhodnih računov mora potekati pravočasno, drugače v pregledu manjkajo postavke. Sicer ni potreben nadaljnji ročni vnos, ko je ta osnova urejena; pregled potem v veliki meri teče brez posredovanja.
Pri podjetjih, kjer se računovodstvo še delno vodi na papirju ali v ločenih preglednicah, manjka strukturiran vir, ki ga ta avtomatizacija potrebuje. Takrat ostane sestavljanje seznama v veliki meri delo ljudi, ne ker bi bila naloga sama po sebi bolj zapletena, temveč ker podatki niso na pravem mestu. Tudi pri podjetjih z veliko odstopajočimi plačilnimi dogovori po strankah ali dobaviteljih — delna plačila, popusti, spori — je potrebno več presoje, da se določi, kaj šteje kot "odprto" in kaj ne, kar dvigne os prostora za presojo in naredi proces manj vprašanje enostavne avtomatizacije. Take razlike se pojavljajo na primer v gostinstvu, kjer plačilni tokovi potekajo prek več blagajniških in knjižnih sistemov; glejte kaj lahko AI prevzame v gostinstvu za to, kako se ta sektorsko specifična kompleksnost odraža.
Tudi povezano delo, kot je usklajevanje transakcij ponudnikov plačil, določa, kako čista je osnova, na kateri se gradi seznam odprtih postavk. Kjer se to usklajevanje še izvaja ročno, se zanesljivost seznama postavk premika vzporedno.
Ta pregled ni presoja o tem, katero terjatev je treba opomniti ali katera obveznost dobi prednost pri plačilu. To ostaja odločitev, ki jo sprejme zadevni sodelavec ali vodja. In če premik v nalogah vpliva na kadrovske odločitve, zanje veljajo lastne zakonske zahteve; to je stvar delodajalca in njegovih svetovalcev, ne nekaj, o čemer ta stran podaja izjave.
Da bi ugotovili, koliko ur v vašem lastnem računovodskem procesu spada v ta profil, kot so poročila s fiksnim obsegom in nizkimi stroški napak, lahko izpolnite brezplačni hitri pregled: dvanajst vprašanj, brez računa, z oceno, kateri del ur je danes v tem profilu mogoče prevzeti z AI. Popolni delovni pregled, ki delo vašega podjetja ocenjuje po nalogah na vseh osmih oseh, je še v pripravi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.