Sì, nella maggior parte dei casi. Redigere una panoramica dei crediti e debiti non ancora saldati per periodo è esattamente il tipo di compito che un processo automatizzato gestisce bene: fonte fissa, regole fisse, nessuna interpretazione necessaria. Questo è uno dei compiti in cui lo spostamento verso l'elaborazione tramite IA si è già in gran parte compiuto oggi, non qualcosa previsto per i prossimi anni.
Tre assi sono qui decisivi: strutturazione, volume e costo dell'errore.
La strutturazione è alta. Un elenco di partite aperte non è un testo libero o una conversazione da spiegare, è una somma di voci già presenti nel sistema contabile: data della fattura, data di scadenza, importo, stato pagato o non pagato. Il sistema lo sa già, il compito consiste nel raccoglierle e ordinarle per periodo. È un compito con una procedura fissa, non un compito di valutazione.
Il volume è alto e questo è esattamente il punto in cui l'automazione dimostra il suo valore. In un'azienda con centinaia o migliaia di partite aperte al mese, una panoramica manuale è soggetta a errori e richiede tempo, mentre una query automatizzata produce lo stesso elenco in secondi e senza deviazioni. In un'azienda con una manciata di voci al mese, il risparmio di tempo è minore, ma l'attendibilità della panoramica ne guadagna comunque.
Il costo dell'errore è relativamente basso perché qui si tratta di una panoramica, non di un pagamento o di una registrazione che sposta denaro. Se c'è un errore, è visibile e correggibile prima che accada qualcosa a livello finanziario. Ciò è diverso, ad esempio, dalla registrazione delle fatture d'acquisto nel sistema contabile, dove un errore si ripercuote direttamente sulla contabilità.
Gli altri assi confermano il quadro. Il margine di giudizio è appena necessario: non si stima né si valuta, si conta e si ordina. Il contatto con il cliente, le azioni fisiche e la creatività non giocano alcun ruolo; si tratta di un rapporto interno, non di un'interazione con terzi. La compliance è rilevante perché un elenco di partite aperte fa spesso parte della rendicontazione periodica e talvolta della rendicontazione esterna, ma i relativi requisiti sono fissi e ripetibili, non qualcosa che cambia caso per caso.
La tecnologia sufficiente per questo è l'RPA: software che, secondo regole fisse, estrae dati dal sistema contabile, filtra per stato e periodo, e inserisce il risultato in uno strumento di rendicontazione. Non è necessario un modello linguistico che debba interpretare qualcosa, perché non c'è nulla da interpretare. Questo rende il compito uno dei più semplici da automatizzare nella catena contabile, a differenza dei compiti che richiedono valutazione.
L'automazione funziona solo se i dati sottostanti sono aggiornati. Se le fatture vengono registrate in ritardo, l'elenco delle partite non è corretto, per quanto bene venga composta tecnicamente la panoramica. Ciò rende questo compito dipendente da altri anelli della catena: la lettura e riconciliazione degli estratti conto bancari deve essere aggiornata, e la redazione e invio delle fatture di vendita deve avvenire in tempo, altrimenti manca alla panoramica. Una volta che questa base è a posto, non è necessario ulteriore input manuale; la panoramica funziona quindi in gran parte senza intervento.
Nelle aziende dove la contabilità viene ancora tenuta parzialmente su carta o in foglio di calcolo separati, manca la fonte strutturata di cui questa automazione ha bisogno. In tal caso, la compilazione dell'elenco rimane in gran parte lavoro umano, non perché il compito in sé sia più complesso, ma perché i dati non si trovano nel posto giusto. Anche nelle aziende con molti accordi di pagamento variabili per cliente o fornitore — pagamenti parziali, sconti, controversie — è necessaria più valutazione per determinare cosa conta o non conta come "aperto", il che fa salire l'asse del margine di giudizio e rende il processo meno una questione di automazione lineare. Questo tipo di differenze si presenta ad esempio nella ristorazione, dove i flussi di pagamento passano attraverso più sistemi di cassa e registrazione; si veda cosa può fare l'IA nella ristorazione per capire come si manifesta questa complessità specifica del settore.
Anche il lavoro correlato, come la riconciliazione delle transazioni dei fornitori di pagamento, determina quanto sia solida la base su cui viene costruito l'elenco delle partite aperte. Dove quella riconciliazione avviene ancora manualmente, l'attendibilità dell'elenco delle partite ne risente di conseguenza.
Questa panoramica non è una valutazione di quale debitore debba essere sollecitato o quale creditore debba avere priorità nel pagamento. Questa rimane una decisione che spetta al collaboratore o al responsabile coinvolto. E se uno spostamento di compiti riguarda decisioni relative al personale, si applicano requisiti legali specifici a riguardo; ciò spetta al datore di lavoro e ai suoi consulenti, non è qualcosa su cui questa pagina si pronuncia.
Per vedere quante delle ore nel vostro processo contabile rientrano in questo profilo, ad esempio rapporti con volume fisso e basso costo dell'errore, potete compilare la quickscan gratuita: dodici domande, senza account, con un'indicazione di quale parte delle ore in tale profilo può essere ripresa oggi dall'IA. La werkscan completa, che valuta il lavoro della vostra azienda per compito su tutti gli otto assi, è ancora in fase di sviluppo.
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