Áno, vo väčšine prípadov. Vypracovanie prehľadu ešte nevyriešených pohľadávok a záväzkov za obdobie je presne ten typ úlohy, ktorý automatizovaný proces dobre zvládne: pevný zdroj, pevné pravidlá, žiadna interpretácia nie je potrebná. Toto je jedna z úloh, kde sa posun k spracovaniu pomocou AI dnes už z veľkej časti udial, nie niečo, čo prichádza o niekoľko rokov.
Rozhodujúce sú tu tri osi: štruktúrovanosť, objem a náklady na chyby.
Štruktúrovanosť je vysoká. Zoznam neuhradených položiek nie je voľný text ani rozhovor, ktorý treba vysvetliť, je to súčet položiek, ktoré už sú v účtovnom systéme: dátum faktúry, dátum splatnosti, suma, stav uhradené alebo neuhradené. Systém to už vie, úlohou je to zoskupiť a usporiadať podľa obdobia. Je to úloha s pevným postupom, nie úloha s posudzovaním.
Objem je vysoký a presne tam automatizácia preukazuje svoju hodnotu. Pri spoločnosti so stovkami alebo tisíckami neuhradených položiek za mesiac je manuálny prehľad náchylný na chyby a časovo náročný, zatiaľ čo automatizovaný dotaz poskytne rovnaký zoznam v sekundách a bez odchýlky. Pri spoločnosti s pár položkami za mesiac je časová úspora menšia, ale spoľahlivosť prehľadu si aj tak polepší.
Náklady na chyby sú relatívne nízke, pretože ide o prehľad, nie o platbu alebo zápis, ktorý presúva peniaze. Ak je v ňom chyba, je viditeľná a opraviteľná predtým, ako sa udeje niečo finančné. To je iné ako napríklad zaúčtovanie prijatých faktúr do účtovného systému, kde sa chyba prejaví priamo v administratíve.
Ostatné osi tento obraz potvrdzujú. Priestor na posudzovanie je takmer nepotrebný: nič sa neodhaduje ani nezvažuje, počíta sa a zoraďuje. Kontakt s klientom, fyzické úkony a kreativita nehrajú žiadnu úlohu; ide o internú správu, nie o interakciu s treťou stranou. Compliance hraje čiastočnú úlohu, pretože zoznam neuhradených položiek je často súčasťou periodického vykazovania a niekedy externého zúčtovania, ale požiadavky na to sú pevné a opakovateľné, nie niečo, čo sa mení podľa prípadu.
Technológia, ktorá na to postačuje, je RPA: softvér, ktorý podľa pevných pravidiel získava údaje z účtovného systému, filtruje podľa stavu a obdobia a výsledok vkladá do reportovacieho nástroja. Nie je potrebný jazykový model, ktorý by niečo musel interpretovať, pretože nie je čo interpretovať. To robí z tejto úlohy jednu z jednoduchších na automatizáciu v účtovnom procese, na rozdiel od úloh, kde je posudzovanie potrebné.
Automatizácia funguje len tak, ak sú podkladové údaje aktuálne. Ak sa faktúry zaúčtujú neskoro, zoznam položiek nesúhlasí, nech je prehľad technicky zostavený akokoľvek dobre. To robí túto úlohu závislou od ďalších článkov v procese: načítanie a priraďovanie bankových výpisov musí byť aktuálne a vystavovanie a zasielanie predajných faktúr sa musí robiť včas, inak v prehľade chýbajú položky. Ak je táto základňa v poriadku, ďalší manuálny vstup už nie je potrebný; prehľad potom prebieha z veľkej časti bez zásahu.
V spoločnostiach, kde sa účtovníctvo ešte čiastočne vedie na papieri alebo v samostatných tabuľkách, chýba štruktúrovaný zdroj, ktorý táto automatizácia potrebuje. Vtedy zostáva zostavovanie zoznamu z veľkej časti manuálnou prácou, nie preto, že by samotná úloha bola zložitejšia, ale preto, že údaje nie sú na správnom mieste. Aj v spoločnostiach s mnohými odlišnými platebnými dohodami podľa klienta alebo dodávateľa — čiastočné platby, zľavy, spory — je potrebné viac posudzovania na určenie, čo sa počíta a čo nepočíta ako „neuhradené", čo zvyšuje os priestoru na posudzovanie a robí proces menej záležitosťou priamej automatizácie. Tento typ rozdielov sa prejavuje napríklad v gastronómii, kde platobné toky prechádzajú viacerými pokladničnými a účtovnými systémami; pozrite čo môže AI prevziať v gastronómii pre to, ako táto sektorovo špecifická zložitosť vyzerá.
Aj nadväzujúca práca, ako zosúlaďovanie transakcií od platobných poskytovateľov, určuje, aká čistá je základňa, na ktorej sa zoznam neuhradených položiek zostavuje. Kde sa toto zosúlaďovanie ešte robí manuálne, spoľahlivosť zoznamu položiek sa posúva zároveň s tým.
Tento prehľad nie je posúdenie, ktorý odberateľ má byť upomenutý alebo ktorý dodávateľ má prioritu pri platbe. To zostáva rozhodnutie, ktoré patrí príslušnému zamestnancovi alebo vedúcemu. A ak sa posun v úlohách dotýka personálnych rozhodnutí, platia na to vlastné zákonné požiadavky; to je záležitosť zamestnávateľa a jeho poradcov, nie niečo, o čom táto stránka vydáva vyjadrenia.
Ak chcete zistiť, koľko hodín vo vašom vlastnom účtovnom procese spadá do tohto profilu, teda do reportov s pevným objemom a nízkymi nákladmi na chyby, môžete vyplniť bezplatný quickscan: dvanásť otázok, bez účtu, s indikáciou toho, akú časť hodín v tomto profile môže AI dnes prevziať. Kompletná pracovná analýza, ktorá hodnotí prácu vašej spoločnosti podľa úlohy na všetkých ôsmich osiach, sa ešte pripravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.