Ja, im größten Teil der Fälle. Das Erstellen eines Überblicks über noch nicht abgewickelte Forderungen und Verbindlichkeiten pro Periode ist genau die Art von Aufgabe, die ein automatisierter Prozess gut bewältigen kann: feste Quelle, feste Regeln, keine Interpretation erforderlich. Dies ist eine der Aufgaben, bei denen die Verschiebung zur KI-Verarbeitung heute bereits größtenteils vollzogen ist, nicht etwas für in ein paar Jahren.
Drei Achsen geben hier den Ausschlag: Strukturiertheit, Volumen und Fehlerkosten.
Die Strukturiertheit ist hoch. Eine offene Postenliste ist kein Fließtext oder ein Gespräch, das erklärt werden muss, sie ist eine Summe von Posten, die bereits im Buchhaltungssystem stehen: Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Betrag, Status bezahlt oder unbezahlt. Das System weiß dies bereits, die Aufgabe besteht darin, es zusammenzustellen und pro Periode zu ordnen. Das ist eine Aufgabe mit einem festen Verfahren, keine Aufgabe mit Beurteilung.
Das Volumen ist hoch, und genau dort beweist Automatisierung ihren Wert. Bei einem Unternehmen mit Hunderten oder Tausenden offenen Posten pro Monat ist ein manueller Überblick fehleranfällig und zeitaufwendig, während eine automatisierte Abfrage dieselbe Liste in Sekunden und ohne Abweichung liefert. Bei einem Unternehmen mit einer Handvoll Posten pro Monat ist der Zeitgewinn geringer, aber die Zuverlässigkeit des Überblicks gewinnt ohnehin.
Die Fehlerkosten liegen relativ niedrig, weil es sich hier um einen Überblick handelt, nicht um eine Zahlung oder eine Buchung, die Geld bewegt. Steht ein Fehler drin, ist das sichtbar und korrigierbar, bevor finanziell etwas passiert. Das ist anders als etwa das Verbuchen von Eingangsrechnungen im Buchhaltungssystem, wo sich ein Fehler direkt in der Buchhaltung fortsetzt.
Die übrigen Achsen bestätigen das Bild. Beurteilungsspielraum ist kaum nötig: Es wird nicht eingeschätzt oder abgewogen, es wird gezählt und sortiert. Kundenkontakt, physische Handlungen und Kreativität spielen keine Rolle; dies ist eine interne Berichterstattung, keine Interaktion mit einem Dritten. Compliance spielt eine Rolle, weil eine offene Postenliste häufig Teil der periodischen Berichterstattung und manchmal der externen Rechenschaft ist, aber die Anforderungen dafür sind fest und wiederholbar, nicht etwas, das sich von Fall zu Fall ändert.
Die Technologie, die hierfür ausreicht, ist RPA: Software, die nach festen Regeln Daten aus dem Buchhaltungssystem holt, nach Status und Periode filtert und das Ergebnis in ein Berichterstattungstool einträgt. Es ist kein Sprachmodell erforderlich, das etwas interpretieren muss, denn es gibt nichts zu interpretieren. Das macht dies zu einer der einfacheren Aufgaben in der Buchhaltungskette, die zu automatisieren sind, im Gegensatz zu Aufgaben, bei denen tatsächlich Beurteilung nötig ist.
Die Automatisierung funktioniert nur, wenn die zugrunde liegenden Daten aktuell sind. Werden Rechnungen zu spät verbucht, stimmt die Postenliste nicht, egal wie gut der Überblick technisch zusammengestellt wird. Das macht diese Aufgabe abhängig von anderen Gliedern der Kette: Das Einlesen und Abgleichen von Kontoauszügen muss aktuell sein, und das Erstellen und Versenden von Verkaufsrechnungen muss zeitgerecht erfolgen, sonst fehlen Posten im Überblick. Darüber hinaus ist keine weitere manuelle Eingabe nötig, sobald diese Basis in Ordnung ist; der Überblick läuft dann größtenteils ohne Eingriff.
Bei Unternehmen, deren Buchhaltung noch teilweise auf Papier oder in losen Tabellenblättern geführt wird, fehlt die strukturierte Quelle, die diese Automatisierung benötigt. Dann bleibt das Zusammenstellen der Liste größtenteils Handarbeit, nicht weil die Aufgabe selbst komplizierter ist, sondern weil die Daten nicht am richtigen Ort stehen. Auch bei Unternehmen mit vielen abweichenden Zahlungsvereinbarungen je Kunde oder Lieferant — Teilzahlungen, Rabatte, Streitfälle — ist mehr Beurteilung nötig, um zu bestimmen, was als „offen“ zählt und was nicht, was die Achse Beurteilungsspielraum nach oben zieht und den Prozess weniger zu einer Frage geradliniger Automatisierung macht. Diese Art von Unterschieden spielt zum Beispiel im Gastgewerbe eine Rolle, wo Zahlungsströme über mehrere Kassen- und Buchungssysteme laufen; siehe was KI im Gastgewerbe übernehmen kann dafür, wie diese branchenspezifische Komplexität sich auswirkt.
Auch die anschließende Arbeit, wie das Abstimmen von Transaktionen von Zahlungsanbietern, bestimmt, wie sauber die Basis ist, auf der die offene Postenliste aufgebaut wird. Wo diese Abstimmung noch manuell erfolgt, verschiebt sich die Zuverlässigkeit der Postenliste mit.
Dieser Überblick ist keine Beurteilung darüber, welcher Debitor gemahnt werden muss oder welcher Kreditor bei der Zahlung Vorrang bekommt. Das bleibt eine Abwägung, die beim betreffenden Mitarbeiter oder Vorgesetzten liegt. Und wenn eine Verschiebung von Aufgaben Personalentscheidungen betrifft, gelten dafür eigene gesetzliche Anforderungen; das ist Sache des Arbeitgebers und dessen Berater, nicht etwas, worüber diese Seite Aussagen trifft.
Um zu sehen, wie viele der Stunden in Ihrem eigenen Buchhaltungsprozess in dieses Profil fallen, wie Berichte mit festem Volumen und niedrigen Fehlerkosten, können Sie den kostenlosen Quickscan ausfüllen: zwölf Fragen, ohne Konto, mit einer Angabe, welcher Teil der Stunden in diesem Profil heute durch KI übernommen werden kann. Der vollständige Arbeitsscan, der die Arbeit Ihres Unternehmens je Aufgabe auf allen acht Achsen bewertet, befindet sich noch im Aufbau.
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