Taip, didžiojoje daugumoje atvejų. Neįvykdytų reikalavimų ir skolų suvestinės sudarymas pagal periodą yra tiksliai tokio tipo užduotis, su kuria automatizuotas procesas susidoroja gerai: pastovus šaltinis, pastovios taisyklės, interpretacijos nereikia. Tai viena iš tų užduočių, kurios perkėlimas prie AI apdorojimo jau šiandien didžia dalimi įvykęs, o ne dalykas, kurio reikės sulaukti po kelerių metų.
Lemiamą reikšmę čia turi trys ašys: struktūrizuotumas, apimtis ir klaidos kaina.
Struktūrizuotumas yra didelis. Neapmokėtų sąskaitų sąrašas nėra laisvas tekstas ar pokalbis, kurį reikia išaiškinti – tai jau apskaitos sistemoje esančių įrašų suma: sąskaitos data, apmokėjimo terminas, suma, apmokėjimo statusas. Sistema tai jau žino, užduotis – surinkti ir susisteminti pagal periodą. Tai užduotis su pastovia procedūra, ne užduotis, kuriai reikia vertinimo.
Apimtis yra didelė, ir tai yra tiksliai ta vieta, kur automatizavimas įrodo savo naudą. Įmonėje, kurioje per mėnesį susidaro šimtai ar tūkstančiai neapmokėtų sąskaitų, rankiniu būdu sudaryta suvestinė yra klaidoms imli ir laikui švaistoma, tuo tarpu automatizuota užklausa tą pačią sąrašą pateikia per kelias sekundes ir be nuokrypių. Įmonėje, kur per mėnesį yra vos kelios sąskaitos, laiko sutaupymas mažesnis, tačiau suvestinės patikimumas vis tiek didėja.
Klaidos kaina santykinai žema, nes tai suvestinė, o ne mokėjimas ar įrašas, kuris perkelia pinigus. Jei suvestinėje yra klaida, ji pastebima ir pataisoma prieš įvykstant kokiam nors finansiniam veiksmui. Tai skiriasi, pavyzdžiui, nuo pirkimo sąskaitų įtraukimo į apskaitos sistemą, kur klaida iš karto atsispindi apskaitoje.
Likusios ašys patvirtina šį vaizdą. Vertinimo laisvės čia beveik nereikia: nieko nevertinama ir nesvarstoma, skaičiuojama ir rūšiuojama. Klientų aptarnavimas, fiziniai veiksmai ir kūrybiškumas jokio vaidmens neatlieka; tai vidinė ataskaita, ne sąveika su trečiąja šalimi. Atitiktis (compliance) turi tam tikrą reikšmę, kadangi neapmokėtų sąskaitų sąrašas dažnai yra periodinės ataskaitos ir kartais išorinės atskaitomybės dalis, tačiau šiuo atveju reikalavimai yra pastovūs ir pasikartojantys, o ne kažkas, kas keičiasi kiekvienu konkrečiu atveju.
Šiam darbui pakanka RPA technologijos: programinės įrangos, kuri pagal pastovias taisykles paima duomenis iš apskaitos sistemos, filtruoja pagal statusą ir periodą, ir rezultatą perkelia į ataskaitų teikimo įrankį. Kalbos modelio, kuris turėtų kažką interpretuoti, nereikia, nes nėra ko interpretuoti. Tai daro šią užduotį viena iš paprastesnių apskaitos grandinės užduočių automatizuoti, priešingai nei užduotys, kurioms reikia vertinimo.
Automatizavimas veikia tik tuo atveju, jei pagrindiniai duomenys yra aktualūs. Jei sąskaitos į apskaitą įtraukiamos pavėluotai, sąrašas neatitinka tikrovės, kad ir kaip techniškai geras suvestinis rodinys būtų sudarytas. Tai reiškia, kad šis darbas priklauso nuo kitų grandinės žingsnių: banko sąskaitos išrašų nuskaitymas ir suderinimas turi būti aktualus, o pardavimo sąskaitų sudarymas ir siuntimas turi vykti laiku, kitaip suvestinėje trūks įrašų. Kai šis pagrindas sutvarkytas, papildomos rankinės sąnaudos nebereikalingos; suvestinė tuomet veikia didžia dalimi be žmogaus įsikišimo.
Įmonėse, kur apskaita dar dalinai vedama popieriuje arba atskirose skaičiuoklėse, trūksta struktūrizuoto šaltinio, kurio šiam automatizavimui reikia. Tuomet sąrašo sudarymas didžia dalimi lieka rankinis darbas, ne dėl to, kad pati užduotis būtų sudėtingesnė, o dėl to, kad duomenys nėra tinkamoje vietoje. Taip pat įmonėse, kur yra daug skirtingų mokėjimo sutarčių su klientais ar tiekėjais – daliniai mokėjimai, nuolaidos, ginčai – reikia daugiau vertinimo, norint nustatyti, kas skaičiuojama kaip „neapmokėta“, o kas ne, o tai padidina vertinimo laisvės ašį ir procesas tampa mažiau tiesiog automatizuojamas. Tokie skirtumai pasitaiko, pavyzdžiui, viešojo maitinimo sektoriuje, kur mokėjimų srautai eina per kelias kasos ir apskaitos sistemas; žr. ką AI gali perimti viešajame maitinime, kaip šis sektoriaus specifinis sudėtingumas atsispindi.
Taip pat susijęs darbas, tokias kaip mokėjimo tarpininkų operacijų sugretinimas, lemia, kokia švari yra pagrindas, ant kurio kuriamas neapmokėtų sąskaitų sąrašas. Kur šis sugretinimas dar vyksta rankiniu būdu, kartu kinta ir sąrašo patikimumas.
Ši suvestinė nėra vertinimas, kuriam skolininkui reikia siųsti priminimą ar kuriam kreditoriui teikti pirmenybę mokant. Tai lieka sprendimas, kurį priima atsakingas darbuotojas ar vadovas. Ir jei užduočių perskirstymas susijęs su personalo sprendimais, tam taikomi atskiri teisiniai reikalavimai; tai priklauso darbdaviui ir jo konsultantams, ne šis puslapis nesprendžia tokių klausimų.
Norėdami sužinoti, kiek valandų jūsų pačių apskaitos procese atitinka šį profilį – tokias ataskaitas, kurių apimtis pastovi ir klaidos kaina žema – galite užpildyti nemokamą greitąją apklausą: dvylika klausimų, be paskyros, su nuoroda, kokia dalis valandų šiame profilyje šiandien gali būti perimta AI. Pilna darbo apklausa, kuri įvertina jūsų įmonės darbą pagal užduotis visose aštuoniose ašyse, dar kuriama.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.