Tak, w zdecydowanej większości przypadków. Sporządzenie zestawienia jeszcze nieobsłużonych należności i zobowiązań za dany okres to dokładnie ten typ zadania, z którym dobrze radzi sobie proces zautomatyzowany: stałe źródło, stałe zasady, brak potrzeby interpretacji. To jedno z zadań, w których przejście na przetwarzanie przez AI już dziś jest w dużej mierze dokonane, a nie coś na za kilka lat.
Decydujące są tu trzy osie: ustrukturyzowanie, wolumen i koszt błędu.
Ustrukturyzowanie jest wysokie. Lista otwartych pozycji to nie dowolny tekst ani rozmowa, którą trzeba wyjaśnić, to suma pozycji, które już znajdują się w systemie księgowym: data faktury, termin płatności, kwota, status opłacone lub nieopłacone. System już to wie, zadaniem jest zebranie i uporządkowanie tego według okresu. To zadanie o stałej procedurze, a nie zadanie wymagające oceny.
Wolumen jest wysoki i to właśnie tu automatyzacja pokazuje swoją wartość. W firmie z setkami lub tysiącami otwartych pozycji miesięcznie ręczne zestawienie jest podatne na błędy i czasochłonne, podczas gdy zautomatyzowane zapytanie generuje tę samą listę w ciągu kilku sekund i bez odchyleń. W firmie z garstką pozycji miesięcznie oszczędność czasu jest mniejsza, ale niezawodność zestawienia i tak zyskuje.
Koszt błędu jest stosunkowo niski, ponieważ chodzi tu o zestawienie, a nie o płatność czy księgowanie, które przemieszcza pieniądze. Jeśli wkradnie się błąd, jest on widoczny i możliwy do skorygowania, zanim cokolwiek finansowego się wydarzy. To inna sytuacja niż na przykład przy księgowaniu faktur zakupowych w systemie księgowym, gdzie błąd bezpośrednio wpływa na księgowość.
Pozostałe osie potwierdzają ten obraz. Zakres oceny jest niemal zbędny: nic nie jest szacowane ani ważone, tylko liczone i sortowane. Kontakt z klientem, czynności fizyczne i kreatywność nie odgrywają roli; to raport wewnętrzny, a nie interakcja ze stroną trzecią. Zgodność z przepisami ma znaczenie, ponieważ lista otwartych pozycji jest często częścią okresowej sprawozdawczości, a czasem także zewnętrznej odpowiedzialności, ale wymagania są stałe i powtarzalne, a nie zmieniają się w zależności od przypadku.
Technologia, która tu wystarcza, to RPA: oprogramowanie, które według stałych reguł pobiera dane z systemu księgowego, filtruje je według statusu i okresu, i umieszcza wynik w narzędziu raportującym. Nie jest potrzebny model językowy, który miałby coś interpretować, ponieważ nie ma nic do interpretowania. Sprawia to, że jest to jedno z prostszych zadań w łańcuchu księgowym do zautomatyzowania, w przeciwieństwie do zadań, które wymagają oceny.
Automatyzacja działa tylko wtedy, gdy dane bazowe są aktualne. Jeśli faktury są księgowane z opóźnieniem, lista pozycji się nie zgadza, bez względu na to, jak dobrze technicznie zostanie sporządzone zestawienie. To sprawia, że to zadanie zależy od innych ogniw w łańcuchu: wczytywanie i dopasowywanie wyciągów bankowych musi być aktualne, a sporządzanie i wysyłanie faktur sprzedażowych musi odbywać się na czas, w przeciwnym razie w zestawieniu zabraknie pozycji. Poza tym, gdy ta podstawa jest uporządkowana, dalsza ręczna interwencja nie jest potrzebna; zestawienie działa wówczas w dużej mierze bez udziału człowieka.
W firmach, gdzie księgowość jest jeszcze częściowo prowadzona na papierze lub w oddzielnych arkuszach kalkulacyjnych, brakuje ustrukturyzowanego źródła, którego wymaga ta automatyzacja. Wówczas sporządzanie listy pozostaje w dużej mierze pracą ludzką, nie dlatego, że samo zadanie jest bardziej skomplikowane, ale dlatego, że dane nie znajdują się we właściwym miejscu. Również w firmach z wieloma odbiegającymi od standardu ustaleniami płatniczymi na klienta lub dostawcę — płatności częściowe, rabaty, spory — potrzeba więcej oceny, aby określić, co liczy się jako „otwarte”, a co nie, co podnosi oś zakresu oceny i sprawia, że proces staje się mniej prostą kwestią automatyzacji. Tego typu różnice występują na przykład w gastronomii, gdzie przepływy płatności przechodzą przez wiele systemów kasowych i księgowych; zob. co AI może przejąć w gastronomii, aby zobaczyć, jak wypada ta specyficzna dla branży złożoność.
Również powiązana praca, taka jak uzgadnianie transakcji od dostawców płatności, decyduje o tym, jak czysta jest podstawa, na której budowana jest lista otwartych pozycji. Tam, gdzie to uzgadnianie odbywa się jeszcze ręcznie, wraz z tym zmienia się niezawodność listy pozycji.
To zestawienie nie jest oceną, którego dłużnika należy wezwać do zapłaty ani który wierzyciel ma pierwszeństwo przy płatności. To pozostaje decyzja, która należy do zaangażowanego pracownika lub przełożonego. A jeśli przesunięcie zadań dotyka decyzji personalnych, obowiązują dla nich odrębne wymogi prawne; to sprawa pracodawcy i jego doradców, nie coś, o czym ta strona się wypowiada.
Aby sprawdzić, ile godzin w Państwa własnym procesie księgowym mieści się w tym profilu, takim jak raporty o stałym wolumenie i niskim koszcie błędu, można wypełnić bezpłatny quickscan: dwanaście pytań, bez konta, ze wskazaniem, jaka część godzin w tym profilu może już dziś zostać przejęta przez AI. Pełny werkscan, który ocenia pracę Państwa firmy zadanie po zadaniu na wszystkich ośmiu osiach, jest jeszcze w budowie.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.