Kyllä, suurimmassa osassa tapauksia. Yhteenvedon laatiminen vielä käsittelemättömistä saatavista ja veloista per jakso on juuri sellainen tehtävä, jonka automatisoitu prosessi hoitaa hyvin: kiinteä lähde, kiinteät säännöt, ei tulkintaa. Tämä on yksi niistä tehtävistä, joissa siirtymä AI-käsittelyyn on tänä päivänä jo suurelta osin toteutunut, ei jotain muutaman vuoden päähän.
Kolme akselia ratkaisee tässä asian: rakenteisuus, volyymi ja virhekustannukset.
Rakenteisuus on korkea. Avoimien saatavien lista ei ole vapaata tekstiä tai keskustelu, joka pitäisi selittää auki, se on yhteenveto eristä, jotka ovat jo kirjanpitojärjestelmässä: laskun päivämäärä, eräpäivä, summa, status maksettu tai maksamatta. Järjestelmä tietää tämän jo, tehtävä on koota ja järjestää tiedot jaksoittain. Se on tehtävä, jolla on kiinteä menettely, ei tehtävä, joka vaatii harkintaa.
Volyymi on korkea, ja juuri siinä automatisointi osoittaa arvonsa. Yrityksessä, jolla on satoja tai tuhansia avoimia eriä kuukaudessa, käsin tehty yhteenveto on virhealtis ja aikaavievä, kun sama listaus saadaan automatisoidulla kyselyllä sekunneissa ja poikkeuksetta. Yrityksessä, jolla on kourallinen eriä kuukaudessa, aikahyöty on pienempi, mutta yhteenvedon luotettavuus paranee joka tapauksessa.
Virhekustannukset ovat suhteellisen alhaiset, koska kyse on yhteenvedosta, ei maksusta tai kirjauksesta, joka siirtää rahaa. Jos siinä on virhe, se on havaittavissa ja korjattavissa ennen kuin mitään taloudellisesti tapahtuu. Tämä eroaa esimerkiksi ostolaskujen kirjaamisesta kirjanpitojärjestelmään, jossa virhe vaikuttaa suoraan kirjanpitoon.
Muut akselit vahvistavat kuvan. Harkintavaraa tarvitaan tuskin lainkaan: ei arvioida tai punnita, lasketaan ja lajitellaan. Asiakaskontaktilla, fyysisillä toimenpiteillä ja luovuudella ei ole roolia; tämä on sisäistä raportointia, ei vuorovaikutusta kolmannen osapuolen kanssa. Vaatimustenmukaisuus vaikuttaa, koska avoimien saatavien lista on usein osa säännöllistä raportointia ja joskus ulkoista raportointivelvollisuutta, mutta sitä koskevat vaatimukset ovat kiinteät ja toistuvat, eivät tapauskohtaisesti muuttuvia.
Tähän riittävä teknologia on RPA: ohjelmisto, joka kiinteiden sääntöjen mukaisesti hakee tietoa kirjanpitojärjestelmästä, suodattaa statuksen ja jakson perusteella, ja siirtää tuloksen raportointityökaluun. Kielimallia, jonka pitäisi tulkita jotain, ei tarvita, koska tulkittavaa ei ole. Tämä tekee tästä yhden yksinkertaisemmista automatisoitavista tehtävistä kirjanpitoketjussa, toisin kuin tehtävistä, joissa harkintaa tarvitaan.
Automatisointi toimii vain, jos taustalla oleva data on ajan tasalla. Jos laskut kirjataan myöhässä, saatavalista ei täsmää, vaikka yhteenveto koottaisiin teknisesti kuinka hyvin tahansa. Tämä tekee tästä tehtävästä riippuvaisen ketjun muista lenkeistä: tiliotteiden luvun ja täsmäytyksen on oltava ajan tasalla, ja myyntilaskujen laatimisen ja lähettämisen on tapahduttava ajoissa, muuten erät puuttuvat yhteenvedosta. Sen lisäksi manuaalista syötettä ei tarvita, kunhan tämä perusta on kunnossa; yhteenveto pyörii sitten suurelta osin ilman väliintuloa.
Yrityksissä, joissa kirjanpitoa hoidetaan osittain paperilla tai erillisissä laskentataulukoissa, puuttuu tämän automatisoinnin edellyttämä rakenteinen lähde. Silloin listan kokoaminen pysyy suurelta osin ihmistyönä, ei siksi, että tehtävä itsessään olisi monimutkaisempi, vaan koska data ei ole oikeassa paikassa. Myös yrityksissä, joilla on paljon poikkeavia maksusopimuksia asiakkaan tai toimittajan mukaan — osamaksut, alennukset, riitatilanteet — tarvitaan enemmän harkintaa sen määrittämiseksi, mikä lasketaan "avoimeksi" ja mikä ei, mikä nostaa harkintavara-akselia ja tekee prosessista vähemmän suoraviivaisen automatisoinnin asian. Tällaisia eroja esiintyy esimerkiksi ravintola-alalla, jossa maksuvirrat kulkevat useiden kassa- ja kirjausjärjestelmien läpi; katso mitä AI voi ottaa hoidettavakseen ravintola-alalla siitä, miten tämä alakohtainen monimutkaisuus vaikuttaa.
Myös liitännäinen työ, kuten maksupalveluntarjoajien transaktioiden täsmäytys, määrittää, miten puhdas perusta on, jonka päälle avoimien saatavien lista rakennetaan. Missä täsmäytys tehdään edelleen käsin, avoimien saatavien listan luotettavuus siirtyy sen mukana.
Tämä yhteenveto ei ole arviointia siitä, kenelle velalliselle lähetetään maksukehotus tai kenelle velkojalle annetaan etusija maksussa. Se pysyy harkinta-asiana, joka kuuluu asianomaiselle työntekijälle tai esihenkilölle. Ja jos tehtävien siirtyminen koskettaa henkilöstöpäätöksiä, niitä koskevat omat lakisääteiset vaatimukset; se on työnantajan ja hänen neuvonantajiensa asia, ei jotain, mistä tällä sivulla esitetään kannanottoja.
Jotta näkisitte, kuinka suuri osa oman kirjanpitoprosessinne tunneista kuuluu tähän profiiliin, kuten kiinteän volyymin ja alhaisten virhekustannusten raportointi, voitte täyttää ilmaisen pikaskannauksen: kaksitoista kysymystä, ei vaadi tiliä, ja saatte arvion siitä, kuinka suuri osa tuon profiilin tunneista on tänä päivänä AI:n ottamissa hoidettavaksi. Kattava työskannaus, joka arvioi yrityksenne työn tehtävittäin kaikilla kahdeksalla akselilla, on vielä rakenteilla.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.