Sim, na maior parte dos casos. A elaboração de uma visão geral das cobranças e dívidas ainda não liquidadas por período é exatamente o tipo de tarefa que um processo automatizado consegue realizar bem: fonte fixa, regras fixas, sem necessidade de interpretação. Esta é uma das tarefas em que a transição para o processamento por IA já está, hoje, largamente concluída, não algo para dentro de alguns anos.
Três eixos são aqui decisivos: grau de estruturação, volume e custo de erro.
O grau de estruturação é elevado. Uma lista de itens em aberto não é um texto livre ou uma conversa que precisa de explicação, é uma soma de itens que já constam no sistema de contabilidade: data da fatura, data de vencimento, valor, estado pago ou não pago. O sistema já sabe isto, a tarefa é reunir e ordenar por período. É uma tarefa com um procedimento fixo, não uma tarefa que exige avaliação.
O volume é elevado e é precisamente aí que a automatização demonstra o seu valor. Numa empresa com centenas ou milhares de itens em aberto por mês, uma visão geral manual é propensa a erros e consome muito tempo, ao passo que uma consulta automatizada produz a mesma lista em segundos e sem desvios. Numa empresa com um punhado de itens por mês, o ganho de tempo é menor, mas a fiabilidade da visão geral melhora de qualquer forma.
O custo de erro é relativamente baixo porque se trata aqui de uma visão geral, não de um pagamento ou de um lançamento contabilístico que movimenta dinheiro. Se houver um erro, este é visível e corrigível antes de qualquer efeito financeiro. Isto é diferente, por exemplo, do lançamento de faturas de compra no sistema de contabilidade, onde um erro se repercute diretamente na contabilidade.
Os restantes eixos confirmam este quadro. Praticamente não é necessária margem de apreciação: não se estima nem se pesa nada, conta-se e ordena-se. O contacto com clientes, as ações físicas e a criatividade não desempenham qualquer papel; trata-se de um relatório interno, não de uma interação com terceiros. A conformidade tem relevância porque uma lista de itens em aberto faz muitas vezes parte de relatórios periódicos e, por vezes, de prestação de contas externa, mas os requisitos são fixos e repetíveis, não algo que varie caso a caso.
A tecnologia suficiente para esta tarefa é a RPA: software que, segundo regras fixas, extrai dados do sistema de contabilidade, filtra por estado e período, e coloca o resultado numa ferramenta de relatórios. Não é necessário um modelo de linguagem que tenha de interpretar algo, porque não há nada a interpretar. Isto torna esta uma das tarefas mais simples da cadeia contabilística a automatizar, em contraste com tarefas que exigem avaliação.
A automatização só funciona se os dados subjacentes estiverem atualizados. Se as faturas forem lançadas com atraso, a lista de itens não estará correta, independentemente de quão bem a visão geral seja tecnicamente elaborada. Isto torna esta tarefa dependente de outros elos da cadeia: a leitura e conciliação de extratos bancários tem de estar atualizada, e a elaboração e envio de faturas de venda tem de ocorrer a tempo, caso contrário faltam itens na visão geral. Além disso, não é necessária mais nenhuma intervenção manual assim que essa base esteja em ordem; a visão geral funciona então praticamente sem intervenção.
Em empresas onde a contabilidade ainda é feita, em parte, em papel ou em folhas de cálculo isoladas, falta a fonte estruturada de que esta automatização necessita. Nesse caso, a elaboração da lista continua a ser, em grande medida, trabalho humano, não porque a tarefa em si seja mais complexa, mas porque os dados não estão no lugar certo. Também em empresas com muitos acordos de pagamento divergentes por cliente ou fornecedor — pagamentos parciais, descontos, litígios —, é necessária mais margem de apreciação para determinar o que conta ou não como "em aberto", o que aumenta o eixo da margem de apreciação e torna o processo menos uma questão de automatização direta. Este tipo de diferenças ocorre, por exemplo, na restauração e hotelaria, onde os fluxos de pagamento passam por vários sistemas de caixa e de registo; veja o que a IA pode assumir na restauração e hotelaria para saber como essa complexidade específica do setor se manifesta.
Também o trabalho subsequente, como a reconciliação de transações de prestadores de pagamento, determina quão limpa é a base sobre a qual a lista de itens em aberto é construída. Onde essa conciliação ainda é feita manualmente, a fiabilidade da lista de itens acompanha essa situação.
Esta visão geral não é uma avaliação sobre qual devedor deve ser notificado ou qual credor tem prioridade no pagamento. Essa continua a ser uma decisão que cabe ao colaborador ou chefia envolvidos. E quando uma alteração nas tarefas afeta decisões relativas ao pessoal, aplicam-se requisitos legais próprios; isso é da responsabilidade do empregador e dos seus consultores, não algo sobre o qual esta página se pronuncia.
Para ver quantas das horas no seu próprio processo de contabilidade se encaixam neste perfil, como relatórios com volume fixo e baixo custo de erro, pode preencher a análise rápida gratuita: doze perguntas, sem conta, com uma indicação da parte das horas nesse perfil que pode ser assumida hoje pela IA. A análise de trabalho completa, que avalia o trabalho da sua empresa por tarefa em todos os oito eixos, está ainda em construção.
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