Σε μεγάλο βαθμό ναι. Η σύζευξη τραπεζικών συναλλαγών με ανοιχτές εγγραφές είναι ακριβώς το είδος εργασίας για το οποίο είναι προσαρμοσμένη η αυτοματοποιημένη αντιστοίχιση: μια σταθερή δομή, υψηλοί όγκοι και ένα λάθος που συνήθως διορθώνεται εύκολα. Όπου η τραπεζική σύνδεση είναι ενεργή και οι κανόνες αντιστοίχισης είναι σαφείς, αυτή είναι σήμερα ήδη εργασία που εκτελείται σε μεγάλο βαθμό από λογισμικό, με έναν εργαζόμενο που διαχειρίζεται τις υπόλοιπες εξαιρέσεις.
Ένα τραπεζικό αντίγραφο κίνησης είναι ένα δομημένο αρχείο: σταθερά πεδία για ποσό, ημερομηνία, αντίθετο λογαριασμό και περιγραφή. Μια ανοιχτή εγγραφή στη λογιστική έχει το ίδιο είδος πεδίων. Η αντιστοίχιση είναι λοιπόν σε μεγάλο βαθμό ζήτημα σύγκρισης ποσού και αναφοράς, και αυτό είναι μια εργασία που ακολουθεί κανόνες, όχι μια εργασία που απαιτεί νέα κρίση σε κάθε περίπτωση. Επιπλέον, ο όγκος είναι συχνά μεγάλος: μια επιχείρηση με εκατοντάδες ή χιλιάδες συναλλαγές τον μήνα έχει πολύ να κερδίσει από μια διαδικασία που δεν σταματά για καφέ.
Το κόστος σφάλματος βρίσκεται στο μέσο. Μια λανθασμένη αντιστοίχιση δεν επηρεάζει άμεσα έναν πελάτη και σπάνια οδηγεί σε πρόστιμο, αλλά μπορεί να κάνει μια λογιστική να «κλείνει» στα χαρτιά ενώ η πραγματικότητα είναι διαφορετική. Γι' αυτό εξακολουθεί να απαιτείται έλεγχος, όχι επειδή η τεχνολογία δεν το αντέχει, αλλά επειδή μια μεμονωμένη κακή αντιστοίχιση φαίνεται μόνο αργότερα, για παράδειγμα κατά τη συμφωνία στο τέλος του μήνα.
Μια συναλλαγή των 1.240 ευρώ με περιγραφή «τιμολόγιο 20345» αντιστοιχίζεται αυτόματα στην ανοιχτή εγγραφή με αυτόν τον αριθμό τιμολογίου και ποσό. Αυτό γίνεται χωρίς σφάλμα όσο το ποσό και η αναφορά συμφωνούν. Αν έρθει μια μερική πληρωμή, ένα στρογγυλοποιημένο ποσό ή μια περιγραφή χωρίς αριθμό τιμολογίου, τότε η αυτόματη αντιστοίχιση κολλάει και ένας εργαζόμενος πρέπει να κρίνει ποια εγγραφή αντιστοιχεί. Αυτή είναι ακριβώς η διαφορά μεταξύ αυτού που χειρίζεται ένα σύστημα και αυτού που παραμένει για έναν άνθρωπο: όχι επειδή είναι δύσκολο, αλλά επειδή λείπει το δεδομένο για να εφαρμοστεί ο κανόνας.
Η τεχνολογία που μπορεί να διαχειριστεί αυτή την εργασία σήμερα χαρακτηρίζεται ως rpa: λογισμικό που αναγνωρίζει, συγκρίνει και αντιστοιχίζει συναλλαγές σύμφωνα με σταθερούς κανόνες. Δεν πρόκειται για ένα αυτομαθαινόμενο σύστημα που εκτιμά μόνο του τι πιθανότατα ταιριάζει· είναι η εκτέλεση συμφωνιών που έχουν καθοριστεί εκ των προτέρων. Αυτό σημαίνει επίσης ότι η ποιότητα του αποτελέσματος εξαρτάται από την ποιότητα αυτών των συμφωνιών, όχι από την «εξυπνάδα» του λογισμικού.
Δύο προϋποθέσεις καθορίζουν αν αυτό λειτουργεί σε μια επιχείρηση. Πρώτον, μια ενεργή τραπεζική σύνδεση: χωρίς αυτοματοποιημένη παράδοση αντιγράφων κίνησης στη λογιστική, δεν υπάρχει τίποτα να αντιστοιχιστεί. Δεύτερον, σαφείς κανόνες αντιστοίχισης: όσο πιο ξεκάθαρη είναι η συμφωνία ��ια το τι συνιστά αντιστοίχιση, τόσο λιγότερο απομένει για έναν εργαζόμενο. Αν λείπει ένα από τα δύο, η εργασία μετατοπίζεται αυτόματα πίσω στον χειρωνακτικό έλεγχο, και αυτό δεν είναι τότε αδυναμία της τεχνολογίας αλλά της οργάνωσης πριν από αυτή.
Σε μια επιχείρηση που εργάζεται μέσω πολλαπλών παρόχων πληρωμών εκτός από την τράπεζα, αυτό είναι κάπως διαφορετικό: τότε παίζει ρόλο και το πώς είναι οργανωμένη η συμφωνία συναλλαγών παρόχων πληρωμών, καθώς αυτό δεν προκύπτει αυτόματα από μια τραπεζική σύνδεση. Και σε μια επιχείρηση όπου υπάρχουν πολλές μερικές πληρωμές ή αποκλίνουσες αναφορές, το μερίδιο της χειρωνακτικής εργασίας παραμένει μεγαλύτερο απ' ό,τι σε μια επιχείρηση με σταθερές, αναγνωρίσιμες ροές πληρωμών.
Αυτή η εργασία απεικονίζει ένα μοτίβο που ισχύει ευρύτερα: η εργασία που ακολουθεί κανόνες και εμφανίζεται σε υψηλό όγκο μετατοπίζεται πιο εύκολα προς το λογισμικό απ' ό,τι η εργασία που απαιτεί κρίση ανά περίπτωση. Το ίδιο μοτίβο το βλέπουμε στην καταχώρηση τιμολογίων αγορών στο λογιστικό σύστημα και στην παρακολούθηση προθεσμιών λήξης τιμολογίων αγορών για έγκαιρη πληρωμή, και οι δύο εργασίες με σταθερή δομή και επανάληψη. Σε μια επιχείρηση όπου αυτές οι ίδιες διαδικασίες είναι λιγότερο τυποποιημένες, αυτή η μετατόπιση εξελίσσεται πιο αργά, όχι επειδή η AI μπορεί λιγότερα εκεί, αλλά επειδή η βάση για αυτό πρέπει ακόμη να τεθεί.
Ό,τι απομένει δεν είναι τυχαίο: είναι το κομμάτι όπου απαιτείται κρίση που δεν χωράει σε έναν κανόνα. Όποιος θέλει να το ξεκαθαρίσει αυτό για τη δική του λογιστική, καλά θα κάνει να δει και την κατάρτιση της λίστας ανοιχτών εγγραφών χρεωστών και πιστωτών, καθώς αυτές οι δύο εργασίες στην πράξη συχνά συνδέονται.
Αυτό δεν είναι συμβουλή προσωπικού ούτε τεκμηρίωση για μια απόφαση σχετικά με θέσεις εργασίας ή στελέχωση. Τι κάνει ένας οργανισμός με την χωρητικότητα που ελευθερώνεται είναι δική του υπόθεση. Αν προκύπτει ζήτημα σχετικά με τη συμμετοχή εργαζομένων κατά την αναδιοργάνωση τέτοιων διαδικασιών, τότε ισχύουν οι δικές τους νομικές απαιτήσεις· βλέπε πότε αφορά το συμβούλιο εργαζομένων.
Αν αυτή η μετατόπιση έχει ήδη προχωρήσει τόσο στη δική σας λογιστική εξαρτάται από την τραπεζική σας σύνδεση και τη σαφήνεια των κανόνων αντιστοίχισής σας. Αυτό διαφέρει ανά επιχείρηση, και μια δήλωση χωρίς να γνωρίζουμε αυτά τα δεδομένα δεν είναι τίποτα περισσότερο από μια εικασία. Η δωρεάν quickscan της FTE TO AI δίνει μια πρώτη ένδειξη για αυτό: δώδεκα ερωτήσεις, χωρίς λογαριασμό, με μια ένδειξη ποιο μέρος των ωρών σε αυτό το προφίλ μπορεί σήμερα να αναλάβει η AI. Η πλήρης εργασιακή σκανάρισμα, που αναλύει με αυτόν τον τρόπο την εργασία ολόκληρης της επιχείρησής σας, βρίσκεται ακόμη υπό κατασκευή.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.