Ja, i de fleste tilfælde. At udarbejde et overblik over endnu ikke afsluttede fordringer og gæld pr. periode er præcis den type opgave, som en automatiseret proces kan håndtere godt: fast kilde, fastdefinerede regler, ingen fortolkning nødvendig. Dette er en af de opgaver, hvor omlægningen til AI-behandling allerede i dag stort set er gennemført, ikke noget der ligger et par år ude i fremtiden.
Tre akser er afgørende her: struktureringsgrad, volumen og fejlomkostninger.
Struktureringsgraden er høj. En liste over åbne poster er ikke fri tekst eller en samtale, der skal forklares, det er en opsummering af poster, der allerede findes i bogføringssystemet: fakturadato, forfaldsdato, beløb, status betalt eller ubetalt. Systemet ved dette allerede, opgaven er at samle og ordne det pr. periode. Det er en opgave med en fast procedure, ikke en opgave med vurdering.
Volumen er høj, og det er præcis dér, hvor automatisering viser sin værdi. Hos et selskab med hundreder eller tusinder af åbne poster om måneden er et manuelt overblik fejlbehæftet og tidskrævende, mens en automatiseret forespørgsel giver samme liste på sekunder og uden afvigelser. Hos et selskab med en håndfuld poster om måneden er tidsbesparelsen mindre, men overblikkets pålidelighed vinder alligevel.
Fejlomkostningerne er relativt lave, fordi der her er tale om et overblik, ikke en betaling eller en bogføring, der flytter penge. Hvis der er en fejl i det, er det synligt og kan rettes, før noget finansielt sker. Det er anderledes end for eksempel bogføring af købsfakturaer i bogføringssystemet, hvor en fejl slår direkte igennem i bogholderiet.
De øvrige akser bekræfter billedet. Vurderingsrum er stort set ikke nødvendigt: der vurderes eller afvejes ikke, der tælles og sorteres. Kundekontakt, fysiske handlinger og kreativitet spiller ingen rolle; dette er intern rapportering, ikke interaktion med en tredjepart. Compliance spiller en rolle, fordi en liste over åbne poster ofte er en del af periodisk rapportering og nogle gange af ekstern redegørelse, men kravene hertil er fastdefinerede og gentagelige, ikke noget der ændrer sig fra tilfælde til tilfælde.
Den teknologi, der er tilstrækkelig til dette, er RPA: software, der efter fastdefinerede regler henter data fra bogføringssystemet, filtrerer på status og periode, og placerer resultatet i et rapporteringsværktøj. Der er ikke behov for en sprogmodel til at fortolke noget, fordi der ikke er noget at fortolke. Det gør dette til en af de enklere opgaver at automatisere i bogføringskæden, i modsætning til opgaver, hvor vurdering rent faktisk er nødvendig.
Automatiseringen fungerer kun, hvis de underliggende data er ajourførte. Hvis fakturaer bogføres for sent, stemmer listen over åbne poster ikke, uanset hvor godt overblikket teknisk set er sammensat. Det gør denne opgave afhængig af andre led i kæden: indlæsning og matchning af bankudtog skal være ajourført, og udarbejdelse og afsendelse af salgsfakturaer skal ske til tiden, ellers vil poster mangle i overblikket. Derudover er der ikke behov for yderligere manuel input, når først dette grundlag er i orden; overblikket kører derefter stort set uden indgriben.
Hos selskaber, hvor bogføringen stadig delvist føres på papir eller i løse regneark, mangler den strukturerede kilde, som denne automatisering har brug for. Så bliver det at udarbejde listen stadig i vid udstrækning manuelt arbejde, ikke fordi selve opgaven er mere kompliceret, men fordi dataene ikke ligger det rigtige sted. Også hos selskaber med mange afvigende betalingsaftaler pr. kunde eller leverandør — delbetalinger, rabatter, tvister — er der behov for mere vurdering for at afgøre, hvad der tæller som "åbent" og hvad ikke, hvilket trækker vurderingsrum-aksen op og gør processen mindre til et spørgsmål om lige-ud-af-landevejen automatisering. Denne type forskelle gør sig for eksempel gældende inden for restaurationsbranchen, hvor betalingsstrømme går gennem flere kasse- og bogføringssystemer; se hvad AI kan tage over i restaurationsbranchen for at se, hvordan den branchespecifikke kompleksitet udspiller sig.
Også det tilstødende arbejde, såsom afstemning af transaktioner fra betalingsudbydere, afgør, hvor rent grundlaget er, som listen over åbne poster bygges på. Hvor denne afstemning stadig sker manuelt, forskydes pålideligheden af listen tilsvarende.
Dette overblik er ikke en vurdering af, hvilken debitor der skal rykkes, eller hvilken kreditor der skal have forrang ved betaling. Det er stadig en afvejning, der ligger hos den pågældende medarbejder eller leder. Og hvis en omlægning af opgaver berører personalemæssige beslutninger, gælder der egne lovmæssige krav for det; det er en sag for arbejdsgiveren og dennes rådgivere, ikke noget denne side udtaler sig om.
For at se, hvor mange af timerne i Deres egen bogføringsproces der falder inden for denne profil, såsom rapporteringer med fast volumen og lave fejlomkostninger, kan De udfylde den gratis quickscan: tolv spørgsmål, uden konto, med en indikation af, hvor stor en del af timerne i den profil AI kan tage over i dag. Den fulde arbejdsscan, der vurderer Deres virksomheds arbejde pr. opgave på alle otte akser, er stadig under udarbejdelse.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.