Da, în cea mai mare parte a cazurilor. Întocmirea unui overzicht cu creanțe și datorii nefinalizate pe perioadă este exact tipul de sarcină pe care un proces automatizat îl gestionează bine: sursă fixă, reguli fixe, nu este necesară interpretare. Aceasta este una dintre sarcinile în care trecerea la procesarea prin AI s-a realizat deja în cea mai mare parte astăzi, nu este ceva pentru peste câțiva ani.
Trei axe sunt decisive aici: gradul de structurare, volumul și costurile erorilor.
Gradul de structurare este ridicat. O listă de efecte comerciale deschise nu este text liber sau o conversație care trebuie explicată, este o sumă de posturi care se află deja în sistemul contabil: data facturii, data scadenței, suma, statutul plătit sau neplătit. Sistemul cunoaște deja acest lucru, sarcina este de a le pune laolaltă și de a le ordona pe perioadă. Este o sarcină cu o procedură fixă, nu o sarcină de evaluare.
Volumul este ridicat și aici își demonstrează automatizarea valoarea exact. La o companie cu sute sau mii de posturi deschise pe lună, un overzicht manual este predispus la erori și consumă timp, în timp ce o interogare automatizată produce aceeași listă în câteva secunde și fără abateri. La o companie cu câteva posturi pe lună, câștigul de timp este mai mic, dar fiabilitatea overzicht-ului câștigă în orice caz.
Costurile erorilor sunt relativ scăzute, întrucât este vorba aici despre un overzicht, nu despre o plată sau o înregistrare care mișcă bani. Dacă se află o eroare în el, aceasta este vizibilă și corectabilă înainte ca ceva să se întâmple financiar. Este diferit, de exemplu, de înregistrarea facturilor de achiziție în sistemul contabil, unde o eroare se propagă direct în contabilitate.
Celelalte axe confirmă imaginea. Marja de apreciere este aproape inexistentă: nu se estimează și nu se cântărește nimic, se numără și se sortează. Contactul cu clienții, acțiunile fizice și creativitatea nu joacă niciun rol; este vorba de o raportare internă, nu de o interacțiune cu un terț. Conformitatea joacă un rol întrucât o listă de efecte comerciale deschise face adesea parte din raportarea periodică și, uneori, din raportarea externă, dar cerințele pentru aceasta sunt fixe și repetabile, nu ceva care se schimbă de la caz la caz.
Tehnologia care este suficientă pentru aceasta este RPA: software care, conform unor reguli fixe, extrage date din sistemul contabil, filtrează după statut și perioadă, și pune rezultatul într-un instrument de raportare. Nu este nevoie de un model de limbaj care să trebuiască să interpreteze ceva, întrucât nu este nimic de interpretat. Acest lucru face din aceasta una dintre sarcinile mai simple din lanțul contabil de automatizat, în contrast cu sarcinile în care este necesară o evaluare.
Automatizarea funcționează doar dacă datele subiacente sunt actuale. Dacă facturile sunt înregistrate cu întârziere, lista de posturi nu este corectă, indiferent cât de bine este alcătuit overzicht-ul din punct de vedere tehnic. Acest lucru face ca această sarcină să depindă de alte verigi din lanț: citirea și corelarea extraselor bancare trebuie să fie actuală, iar întocmirea și trimiterea facturilor de vânzare trebuie să se facă la timp, altfel lipsesc posturi din overzicht. În continuare, nu mai este necesară nicio altă intervenție manuală de îndată ce această bază este în ordine; overzicht-ul funcționează atunci în mare parte fără intervenție.
La companiile unde contabilitatea se ține încă parțial pe hârtie sau în foi de calcul separate, lipsește sursa structurată de care are nevoie această automatizare. Atunci întocmirea listei rămâne în mare parte muncă manuală, nu pentru că sarcina în sine ar fi mai complicată, ci pentru că datele nu se află la locul potrivit. De asemenea, la companiile cu multe acorduri de plată deviante per client sau furnizor — plăți parțiale, reduceri, dispute — este necesară mai multă evaluare pentru a stabili ce se numără ca „deschis” și ce nu, ceea ce ridică axa marjei de apreciere și face ca procesul să fie mai puțin o chestiune de automatizare directă. Astfel de diferențe se manifestă, de exemplu, în horeca, unde fluxurile de plăți trec prin mai multe sisteme de casă și de înregistrare; consultați ce poate prelua AI în horeca pentru a vedea cum se manifestă această complexitate specifică sectorului.
De asemenea, activitatea conexă, precum reconcilierea tranzacțiilor de la furnizorii de plăți, determină cât de curată este baza pe care se construiește lista de efecte comerciale deschise. Unde această reconciliere se face încă manual, fiabilitatea listei de posturi se modifică odată cu aceasta.
Acest overzicht nu este o evaluare a cărui debitor trebuie să fie somat sau cărui creditor i se acordă prioritate la plată. Aceasta rămâne o decizie care revine angajatului sau conducătorului implicat. Și dacă o schimbare în sarcini afectează decizii de personal, se aplică pentru aceasta cerințe legale proprii; aceasta este o chestiune a angajatorului și a consilierilor săi, nu ceva asupra căruia această pagină se pronunță.
Pentru a vedea câte dintre orele din propriul proces contabil se încadrează în acest profil, cum ar fi rapoartele cu volum fix și costuri scăzute ale erorilor, puteți completa scanarea rapidă gratuită: douăsprezece întrebări, fără cont, cu o indicație privind ce parte din ore poate fi preluată astăzi de AI în acel profil. Scanarea completă a activității, care evaluează munca companiei dumneavoastră pe sarcină, pe toate cele opt axe, este încă în construcție.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.