Ano, ve většině případů. Vytvoření přehledu ještě nevyřízených pohledávek a závazků za dané období je přesně ten typ úlohy, který automatizovaný proces zvládá dobře: pevný zdroj, pevná pravidla, žádná potřeba interpretace. Jde o jednu z úloh, u kterých se posun směrem k zpracování pomocí AI dnes už z velké části uskutečnil, nikoli o něco, co přijde až za pár let.
Rozhodující jsou zde tři osy: strukturovanost, objem a náklady na chyby.
Strukturovanost je vysoká. Seznam otevřených položek není volný text ani rozhovor, který je třeba vysvětlovat, je to souhrn položek, které už jsou v účetním systému: datum faktury, datum splatnosti, částka, stav zaplaceno nebo nezaplaceno. Systém to už ví, úkolem je to seskupit a uspořádat podle období. Jde o úlohu s pevným postupem, nikoli o úlohu vyžadující posouzení.
Objem je vysoký a přesně tam automatizace prokazuje svou hodnotu. U firmy se stovkami nebo tisíci otevřených položek za měsíc je ruční přehled náchylný k chybám a časově náročný, zatímco automatizovaný dotaz poskytne stejný seznam během sekund a bez odchylek. U firmy s pár položkami za měsíc je časová úspora menší, ale spolehlivost přehledu je vyšší v každém případě.
Náklady na chyby jsou relativně nízké, protože se jedná o přehled, nikoli o platbu nebo zápis, který přesouvá peníze. Pokud je v přehledu chyba, je viditelná a lze ji opravit dříve, než se stane cokoli finančního. To je jiná situace než například u zaúčtování přijatých faktur do účetního systému, kde se chyba přímo promítne do účetnictví.
Ostatní osy tento obraz potvrzují. Prostor pro posouzení je téměř nulový: nic se neodhaduje ani nezvažuje, jen se počítá a řadí. Kontakt s klientem, fyzické úkony a kreativita nehrají roli; jde o interní reporting, ne o interakci s třetí stranou. Compliance hraje roli, protože seznam otevřených položek je často součástí periodického reportingu a někdy i externího vykazování, ale požadavky na to jsou pevné a opakovatelné, nejsou to věci, které by se lišily případ od případu.
Technologie, která pro to postačuje, je RPA: software, který podle pevných pravidel získává data z účetního systému, filtruje podle stavu a období a výsledek vloží do reportovacího nástroje. Nepotřebujeme jazykový model, který by musel něco interpretovat, protože není co interpretovat. To dělá z této úlohy jednu z jednodušších úloh v účetním řetězci na automatizaci, na rozdíl od úloh, kde je posouzení skutečně nutné.
Automatizace funguje jen tehdy, pokud jsou podkladová data aktuální. Pokud se faktury zaúčtují se zpožděním, seznam položek nesouhlasí, jakkoli dobře je přehled technicky sestaven. To dělá tuto úlohu závislou na jiných článcích řetězce: načítání a párování bankovních výpisů musí být aktuální a vystavování a odesílání prodejních faktur se musí dělat včas, jinak v přehledu chybí položky. Dále, jakmile je tento základ v pořádku, není potřeba žádný další manuální vstup; přehled pak funguje z velké části bez zásahu.
U firem, kde se účetnictví stále vede zčásti na papíře nebo v samostatných tabulkách, chybí strukturovaný zdroj, který tato automatizace potřebuje. Sestavení seznamu pak zůstává převážně manuální práce, ne proto, že by úloha samotná byla složitější, ale proto, že data nejsou na správném místě. Také u firem s mnoha odlišnými platebními ujednáními u jednotlivých klientů nebo dodavatelů — částečné platby, slevy, spory — je potřeba víc posouzení, aby se určilo, co se počítá a co ne jako „otevřené", což zvyšuje osu prostoru pro posouzení a dělá z procesu méně přímočarou záležitost automatizace. Tento typ rozdílů se projevuje například v pohostinství, kde platební toky procházejí přes více pokladních a rezervačních systémů; viz co může AI v pohostinství převzít, jak se tato specifika daného oboru projeví.
Také navazující práce, jako je sesouhlasení transakcí platebních poskytovatelů, určuje, jak čistý je základ, na kterém se seznam otevřených položek staví. Kde se toto sesouhlasení ještě dělá manuálně, posouvá se spolu s tím i spolehlivost seznamu.
Tento přehled není posouzením toho, který dlužník má být upomenut nebo kterému věřiteli se dá přednost při platbě. To zůstává rozhodnutím příslušného pracovníka nebo vedoucího. A pokud se přesun úloh dotýká personálních rozhodnutí, platí pro to vlastní zákonné požadavky; to je věcí zaměstnavatele a jeho poradců, nikoli něco, o čem by tato stránka měla vypovídat.
Chcete-li zjistit, kolik hodin ve vašem vlastním účetním procesu spadá do tohoto profilu, tedy do reportů s pevným objemem a nízkými náklady na chyby, můžete vyplnit bezplatný quickscan: dvanáct otázek, bez registrace, s indikací, jakou část hodin v tomto profilu je dnes možné převést na AI. Kompletní pracovní scan, který posuzuje práci vaší firmy podle úlohy na všech osmi osách, se stále připravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.