Igen, az esetek nagy részében. Egy még nem lezárt követelésekről és kötelezettségekről szóló áttekintés összeállítása periódusonként pontosan az a típusú feladat, amelyet egy automatizált folyamat jól kezel: állandó forrás, állandó szabályok, nincs szükség értelmezésre. Ez egyike azoknak a feladatoknak, ahol az AI-alapú feldolgozásra való átállás mára nagyrészt megtörtént, nem valami, amire még évekig kell várni.
Három tengely a döntő itt: strukturáltság, volumen és hibaköltség.
A strukturáltság magas. A nyitott tételek listája nem szabad szöveg vagy egy megbeszélés, amelyet el kell magyarázni, hanem olyan tételek összesítése, amelyek már a könyvelési rendszerben szerepelnek: számla dátuma, lejárati dátum, összeg, fizetett vagy fizetetlen státusz. A rendszer ezt már tudja, a feladat az összegyűjtés és periódusonkénti rendezés. Ez egy állandó eljárással rendelkező feladat, nem egy mérlegelést igénylő feladat.
A volumen magas, és ez pontosan az, ahol az automatizálás bizonyítja az értékét. Egy vállalatnál, amelynek havonta több száz vagy több ezer nyitott tétele van, egy kézi áttekintés hibalehetőségekkel teli és időigényes, míg egy automatizált lekérdezés ugyanazt a listát másodpercek alatt és eltérés nélkül szolgáltatja. Egy vállalatnál, amelynek havonta csak néhány tétele van, az időmegtakarítás kisebb, de az áttekintés megbízhatósága mindenképpen javul.
A hibaköltség viszonylag alacsony, mert itt egy áttekintésről van szó, nem egy kifizetésről vagy egy könyvelésről, amely pénzt mozgat. Ha van benne hiba, az látható és korrigálható, mielőtt bármi pénzügyi történne. Ez eltér például a beszerzési számlák könyvelési rendszerbe történő beviteléétől, ahol egy hiba azonnal átterjed a könyvelésre.
A többi tengely megerősíti a képet. Mérlegelési szabadságra alig van szükség: nincs becslés vagy mérlegelés, hanem számolás és rendezés történik. Ügyfélkapcsolatnak, fizikai cselekvéseknek és kreativitásnak nincs szerepe; ez egy belső jelentés, nem egy harmadik féllel való interakció. A megfelelőség (compliance) szerepet játszik, mivel a nyitott tételek listája gyakran része a periodikus jelentéskészítésnek és néha a külső beszámolásnak, de az erre vonatkozó követelmények állandóak és megismételhetők, nem olyan dolgok, amelyek esetenként változnak.
Az erre elegendő technológia az RPA: szoftver, amely állandó szabályok szerint adatokat nyer ki a könyvelési rendszerből, státusz és periódus szerint szűr, és az eredményt egy jelentéskészítő eszközbe helyezi. Nincs szükség nyelvi modellre, amelynek valamit értelmeznie kellene, mert nincs mit értelmezni. Ez teszi ezt egyikévé a könyvelési láncban egyszerűbben automatizálható feladatoknak, ellentétben azokkal a feladatokkal, ahol mérlegelésre van szükség.
Az automatizálás csak akkor működik, ha az alapul szolgáló adatok naprakészek. Ha a számlákat túl későn könyvelik be, a tételek listája nem lesz helyes, bármilyen jól legyen technikailag összeállítva az áttekintés. Ez ezt a feladatot más láncszemektől teszi függővé: a bankkivonatok beolvasásának és egyeztetésének naprakésznek kell lennie, és az értékesítési számlák elkészítésének és elküldésének időben kell megtörténnie, máskülönben tételek hiányoznak az áttekintésből. Egyébként nincs szükség további kézi beavatkozásra, amint ez az alap rendben van; az áttekintés ezután nagyrészt beavatkozás nélkül fut.
Olyan vállalatoknál, ahol a könyvelést részben még papíron vagy különálló táblázatokban vezetik, hiányzik az a strukturált forrás, amelyre ennek az automatizálásnak szüksége van. Ekkor a lista összeállítása nagyrészt emberi munka marad, nem azért, mert a feladat maga bonyolultabb, hanem mert az adatok nincsenek a megfelelő helyen. Azoknál a vállalatoknál is, amelyeknél sok eltérő fizetési megállapodás van ügyfelenként vagy beszállítónként — részletfizetések, kedvezmények, vitás ügyek —, több mérlegelésre van szükség annak meghatározásához, mi számít "nyitottnak" és mi nem, ami felfelé húzza a mérlegelési szabadság tengelyt, és kevésbé teszi a folyamatot egyszerű automatizálás kérdésévé. Ilyen jellegű különbségek fordulnak elő például a horeca ágazatban, ahol a fizetési folyamatok több pénztár- és könyvelési rendszeren keresztül futnak; lásd mit tud átvenni az AI a horeca ágazatban arról, hogyan alakul ez az ágazatspecifikus bonyolultság.
A kapcsolódó munka is, mint például a fizetési szolgáltatók tranzakcióinak egyeztetése, meghatározza, mennyire tiszta az alap, amelyre a nyitott tételek listáját építik. Ahol ez az egyeztetés még kézzel történik, ott a tételek listájának megbízhatósága ezzel együtt változik.
Ez az áttekintés nem annak megítélése, hogy melyik adóst kell felszólítani vagy melyik hitelezőt kell előre sorolni a kifizetésnél. Ez olyan mérlegelés marad, amely az érintett munkatárs vagy vezető feladata. És ha egy feladatokban bekövetkező eltolódás személyzeti döntéseket érint, akkor arra saját jogi követelmények vonatkoznak; ez a munkaadó és tanácsadói dolga, nem valami, amiről ez az oldal állást foglal.
Hogy lássa, saját könyvelési folyamatában az órák mekkora része tartozik ebbe a profilba, mint az állandó volumenű és alacsony hibaköltségű jelentések, kitöltheti az ingyenes gyorstesztet: tizenkét kérdés, fiók nélkül, egy jelzéssel arról, hogy az órák mely része vehető át ma az AI által ebben a profilban. A teljes munkateszt, amely vállalata munkáját feladatonként mind a nyolc tengelyen értékeli, még fejlesztés alatt áll.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.