Όποιος διαχειρίζεται ένα χαρτοφυλάκιο συμβολαίων, γνωρίζει τον κίνδυνο: μια προθεσμία καταγγελίας χάνεται, ένα συμβόλαιο ανανεώνεται αυτόματα με δυσμενείς όρους, και κανείς δεν το είχε παρατηρήσει. Η ίδια η εργασία δεν είναι περίπλοκη. Είναι θέμα παρακολούθησης δεδομένων: ημερομηνία έναρξης, διάρκεια, προθεσμία καταγγελίας, κανόνας ανανέωσης. Όταν αυτά τα δεδομένα βρίσκονται κάπου δομημένα, η σήμανση του πότε απαιτείται ενέργεια είναι ακριβώς το είδος εργασίας στο οποίο η AI είναι καλή. Το ερώτημα δεν είναι αν ένα σύστημα μπορεί να αναγνωρίσει μια ημερομηνία, αλλά αν η υποκείμενη πληροφορία είναι καταγεγραμμένη με αξιοπιστία και σαφήνεια.
Η εργασία σκοράρει υψηλά σε δομημένη φύση: ένα συμβόλαιο έχει ημερομηνία λήξης, προθεσμία καταγγελίας και κανόνα ανανέωσης, και αυτά είναι στις περισσότερες περιπτώσεις ρητά καταγεγραμμένα. Χρειάζεται ελάχιστη φυσική ενέργεια, και δεν απαιτείται δημιουργικότητα για να προσδιοριστεί ότι πλησιάζει μια προθεσμία. Ένας agent μπορεί να ελέγχει καθημερινά ένα σύστημα διαχείρισης συμβολαίων ή ένα ημερολόγιο, να εφαρμόζει κανόνες ανανέωσης και να δίνει έγκαιρα σήμα στο υπεύθυνο πρόσωπο. Αυτό ακριβώς συμβαίνει ήδη σήμερα σε επιχειρήσεις που έχουν τα δεδομένα συμβολαίων τους σε τάξη: το σύστημα ειδοποιεί, ο διαχειριστής συμβολαίων αξιολογεί και αποφασίζει.
Ο λόγος που αυτό δεν είναι πλήρης ανάληψη βρίσκεται σε τρεις άξονες που εδώ παίζουν καθοριστικό ρόλο. Το κόστος σφάλματος είναι υψηλό: μια χαμένη προθεσμία καταγγελίας μπορεί να ανανεώσει ακούσια ένα συμβόλαιο για χρόνια, με οικονομικές συνέπειες που ξεπερνούν κατά πολύ το κόστος της ίδιας της παρακολούθησης. Μια χαμένη προθεσμία δεν επανορθώνεται εύκολα, κάτι που καθιστά την αυτόματη σήμανση χωρίς έλεγχο ριψοκίνδυνη. Επιπλέον, παρά τη δομή, εξακολουθεί να χρειάζεται περιθώριο κρίσης: είναι επιθυμητή αυτή η ανανέωση, πρέπει να γίνει διαπραγμάτευση, υπάρχει στρατηγικός λόγος να μην γίνει ακριβώς η καταγγελία; Τέτοιου είδους σταθμίσεις βρίσκονται εκτός του πεδίου που μπορεί να απαντήσει μια εργασία βασισμένη αμιγώς σε ημερομηνίες.
Ένας διαχειριστής συμβολαίων διαχειρίζεται εκατοντάδες συμβόλαια προμηθευτών. Στις περισσότερες περιπτώσεις, το ερώτημα είναι απλό: το συμβόλαιο συνεχίζεται σιωπηρά, ή πρέπει να γίνει κάτι; Ένας agent σημαίνει εξήντα ημέρες πριν την προθεσμία καταγγελίας ότι ένα συμβόλαιο με έναν προμηθευτή ανανεώνεται αυτόματα με τους τρέχοντες όρους. Σε ένα ρουτίνας συμβόλαιο με μικρό προμηθευτή, αυτό αρκεί: ο διαχειριστής συμβολαίων επιβεβαιώνει, και η ανανέωση προχωρά ή ακυρώνεται. Σε έναν μεγάλο στρατηγικό προμηθευτή, τα πράγματα είναι διαφορετικά. Εκεί η ανανέωση είναι ίσως ακριβώς η στιγμή για διαπραγμάτευση τιμής ή όρων, κάτι που απαιτεί μια αξιολόγηση που το σύστημα δεν μπορεί να κάνει. Το σήμα είναι το ίδιο και στις δύο περιπτώσεις· η παρακολούθηση όχι.
Αυτή η εκτίμηση αλλάζει ανάλογα με την ποιότητα των υποκείμενων δεδομένων. Αν τα στοιχεία συμβολαίων βρίσκονται διάσπαρτα σε email, PDF και ξεχωριστά αρχεία Excel χωρίς κεντρική καταγραφή, τότε η δομημένη φύση στην πράξη είναι πολύ χαμηλότερη απ' ό,τι φαίνεται στα χαρτιά, και πρέπει πρώτα να μπει τάξη πριν ένας agent μπορέσει να αναλάβει κάτι εδώ. Αν αντίθετα το χαρτοφυλάκιο συμβολαίων είναι δομημένα καταγεγραμμένο, με σαφείς κανόνες ανανέωσης και σταθερή διαδικασία κλιμάκωσης προς το υπεύθυνο πρόσωπο, τότε το αναλήψιμο μέρος είναι μεγαλύτερο και πιο αξιόπιστο. Παίζει ρόλο και η φύση των συμβολαίων: ένας οργανισμός με κυρίως τυποποιημένα συμβόλαια προμηθευτών έχει διαφορετικό προφίλ κινδύνου από έναν οργανισμό με πολύπλοκες, διαπραγματευμένες συμφωνίες όπου μια ανανέωση απαιτεί πάντα ουσιαστική αξιολόγηση.
Για να λειτουργήσει αυτό αξιόπιστα, οι ημερομηνίες λήξης και οι κανόνες ανανέωσης πρέπει να είναι σαφώς καταγεγραμμένοι ανά συμβόλαιο, και πρέπει να υπάρχει διαδικασία κλιμάκωσης προς όποιον τελικά αποφασίζει. Χωρίς αυτές τις δύο προϋποθέσεις, η σήμανση είναι αναξιόπιστη ή λείπει η παρακολούθηση τη στιγμή που μετράει. Αυτό άπτεται και ευρύτερων υποχρεώσεων: όποιος παρακολουθεί συμβόλαια, συχνά λαμβάνει επίσης υπόψη τις περιόδους τήρησης και τη στιγμή κατά την οποία επιτρέπεται η καταστροφή εγγράφων, ένα ημερολόγιο συμμόρφωσης όπου οι προθεσμίες παρακολουθούνται κεντρικά, και μερικές φορές τη σύνταξη των επόμενων συμβολαίων, μια εργασία που εμπεριέχει διαφορετικές σταθμίσεις από την παρακολούθηση υφιστάμενων συμβολαίων. Όποιος βασίζει αποφάσεις προσωπικού σε ελευθερωμένη χωρητικότητα σε αυτόν τον ρόλο, πρέπει άλλωστε να συνειδητοποιήσει ότι γι' αυτό ισχύουν δικές του νομικές απαιτήσεις· δεν είναι συμπέρασμα που προκύπτει απλώς από έναν υπολογισμό ωρών.
Ο πυρήνας αυτής της εργασίας δεν είναι ότι η AI αποφασίζει, αλλά ότι η AI σημαίνει και ένας άνθρωπος αξιολογεί. Αυτή η διάκριση είναι ακριβώς το θέμα γύρω από το οποίο περιστρέφεται στην πράξη ο ανθρώπινος έλεγχος στην AI: δεν είναι κάθε σήμα μια απόφαση, και δεν είναι κάθε έγκριση η ίδια εργασία με την ίδια την αξιολόγηση. Στην παρακολούθηση συμβολαίων αυτό σημαίνει ένα σύστημα που ειδοποιεί, και έναν υπεύθυνο που εγκρίνει με αιτιολόγηση ή παρεμβαίνει.
Το αν αυτό σημαίνει για τον οργανισμό σας ότι ένα μεγάλο μέρος της παρακολούθησης συμβολαίων μπορεί να αυτοματοποιηθεί, εξαρτάται από την τρέχουσα κατάσταση των δεδομένων συμβολαίων σας. Η δωρεάν γρήγορη αξιολόγηση δίνει μια πρώτη ένδειξη γι' αυτό: δώδεκα ερωτήσεις, χωρίς λογαριασμό, με μια εκτίμηση για το ποιο μέρος των ωρών σε αυτού του είδους την εργασία μπορεί να αναλάβει η AI σήμερα. Η πλήρης αξιολόγηση εργασίας, που υπολογίζει αυτό ανά εργασία στον δικό σας οργανισμό, βρίσκεται ακόμη υπό κατασκευή.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.