Η καταχώριση τιμολογίων αγορών είναι ένας από τους πιο συχνά αναφερόμενους υποψήφιους όταν πρόκειται για AI και τη λογιστική. Ένα τιμολόγιο εισέρχεται, τα ποσά πρέπει να μεταφερθούν στο λογιστικό σύστημα, ο ΦΠΑ πρέπει να είναι σωστός και πρέπει να συνδεθεί με έναν λογαριασμό γενικού καθολικού. Η απάντηση στο ερώτημα αν η AI αναλαμβάνει αυτό δεν είναι απλά ναι ή όχι. Είναι σε μεγάλο βαθμό ναι, με μια σημαντική επισήμανση για ένα μέρος των περιπτώσεων.
Τρεις άξονες είναι εδώ καθοριστικοί: δομημένη μορφή, όγκος και κόστος σφαλμάτων.
Ένα τιμολόγιο αγοράς είναι ένα δομημένο έγγραφο. Αναγράφεται ένας προμηθευτής, ένας αριθμός τιμολογίου, ένα ποσό, ένα ποσοστό ΦΠΑ και συνήθως μια περιγραφή του τι παραδόθηκε. Αυτό είναι ακριβώς το είδος εισόδου στο οποίο η αναγνώριση εγγράφων αποδίδει καλά: η εικόνα μετατρέπεται σε πεδία, τα πεδία συνδέονται με έναν λογαριασμό γενικού καθολικού. Σε μια χονδρική επιχείρηση με εκατοντάδες τιμολόγια την εβδομάδα, αυτός ο όγκος είναι επίσης ο λόγος για τον οποίο η αυτοματοποίηση αποδίδει εδώ. Η χειρωνακτική εκ νέου πληκτρολόγηση των ίδιων πεδίων, εκατοντάδες φορές, είναι ακριβώς το είδος επαναλαμβανόμενης εργασίας που η AI μπορεί ήδη να διαχειριστεί σήμερα.
Το κόστος σφαλμάτων είναι μεσαίο: ένα λάθος καταχωρισμένο τιμολόγιο είναι ενοχλητικό και απαιτεί χρόνο για διόρθωση, αλλά δεν οδηγεί άμεσα σε οικονομικό ή νομικό κίνδυνο πρώτης τάξης. Αυτό το κάνει μια εργασία στην οποία η αυτοματοποίηση με εκ των υστέρων έλεγχο είναι μια αποδεκτή προσέγγιση, αντί για μια εργασία που εξ ορισμού απαιτεί άνθρωπο εκ των προτέρων.
Ο χώρος κρίσης βαθμολογείται χαμηλά, και αυτό είναι ακριβώς το σημείο όπου μετατρέπεται από "η AI το κάνει αυτό" σε "η AI το κάνει αυτό, με επίβλεψη". Σε ένα τυπικό τιμολόγιο από έναν σταθερό προμηθευτή υπάρχει λίγος χώρος για αμφιβολία: το ποσό, ο ΦΠΑ και ο λογαριασμός γενικού καθολικού καθορίζονται από ένα μοτίβο που έχει εμφανιστεί ήδη εκατοντάδες φορές. Σε ένα τιμολόγιο από νέο προμηθευτή, με ασυνήθιστη περιγραφή ή πιστωτικό σημείωμα που δεν ταιριάζει ένα προς ένα με προηγούμενο τιμολόγιο, πρέπει να γίνει μια επιλογή που δεν προκύπτει από το ίδιο το έγγραφο. Αυτή είναι η στιγμή όπου ένας λογιστής ή διοικητικός υπάλληλος εγκρίνει ή απορρίπτει, με αιτιολογία.
Η συμμόρφωση παίζει ρόλο με παρόμοιο τρόπο. Οι καταχωρίσεις ΦΠΑ αποτελούν μέρος της φορολογικής λογοδοσίας μιας επιχείρησης, και τα σφάλματα σε αυτές έχουν διαφορετικό αντίκτυπο από ένα σφάλμα σε μια εσωτερική αναφορά. Αυτό δεν είναι λόγος για να μην αυτοματοποιηθεί η εργασία, αλλά είναι λόγος για να επιβεβαιώνει κατά κανόνα το αποτέλεσμα της AI ένας υπεύθυνος, ιδίως στη φάση εκκίνησης.
Μια εταιρεία εγκαταστάσεων δέχεται μηνιαίως αρκετές εκατοντάδες τιμολόγια από μια σταθερή ομάδα προμηθευτών: καθαριστικά προϊόντα, συντήρηση, catering. Για αυτή τη ροή, η καταχώριση είναι σήμερα σε μεγάλο βαθμό ζήτημα αναγνώρισης εικόνας και σύνδεσης με ένα υπάρχον σχέδιο γενικού καθολικού. Η διοικητική εργασία μετατοπίζεται από την πληκτρολόγηση στον έλεγχο: κάποιος εξετάζει τις εξαιρέσεις, το υπόλοιπο προχωράει.
Σε μια κατασκευαστική εταιρεία με μεταβαλλόμενους υπεργολάβους, τιμολόγια ανά έργο και τακτικά διαφορετικές συμφωνίες ανά παραγγελία, η κατάσταση είναι διαφορετική. Εκεί το ποσοστό τιμολογίων που εκτίθεται εκτός του τυπικού μοτίβου είναι μεγαλύτερο, και άρα και το ποσοστό εργασίας που απαιτεί κρίση αντί για αναγνώριση. Η ίδια διαδικασία, διαφορετικό αποτέλεσμα, απλά και μόνο επειδή η υποκείμενη ροή τιμολογίων είναι λιγότερο επαναλαμβανόμενη.
Δύο πράγματα πρέπει να είναι εντάξει προτού αυτό λειτουργήσει στην πράξη. Πρώτον, αξιόπιστη αναγνώριση των πεδίων τιμολογίου: αν η αναγνώριση εγγράφων διαβάζει λανθασμένα ποσά ή κωδικούς ΦΠΑ, το πρόβλημα απλώς μετατοπίζεται από την πληκτρολόγηση στη διόρθωση. Δεύτερον, μια σύνδεση με το σχέδιο γενικού καθολικού της ίδιας της επιχείρησης: κάθε επιχείρηση καταχωρίζει διαφορετικά, και αυτή η σύνδεση πρέπει να ταιριάζει με την ίδια της την κατηγοριοποίηση, όχι με ένα γενικό σχέδιο.
Αυτό δεν είναι συμβουλή προσωπικού ούτε επιχείρημα για τη συρρίκνωση ενός λογιστικού τμήματος. Είναι μια περιγραφή του ποιο μέρος της εργασίας μπορεί σήμερα να γίνει με AI και επίβλεψη, και ποιο μέρος συνεχίζει να απαιτεί κρίση. Τι κάνει μια επιχείρηση με την ελευθερωθείσα δυναμικότητα είναι δική της υπόθεση. Σε αποφάσεις που επηρεάζουν το προσωπικό, ισχύουν οι δικές τους νομικές απαιτήσεις για αυτό, ανεξάρτητα από όσα περιγράφονται εδώ.
Η καταχώριση τιμολογίων σπάνια στέκεται μόνη της. Όποιος αυτοματοποιεί αυτή την εργασία καταλήγει φυσικά σε συναφείς διαδικασίες: την παρακολούθηση προθεσμιών λήξης ώστε τα τιμολόγια να πληρώνονται εγκαίρως, τη σύνταξη και αποστολή τιμολογίων πωλήσεων στην άλλη πλευρά της λογιστικής, και την ανάγνωση και αντιστοίχιση τραπεζικών κινήσεων με ανοιχτά υπόλοιπα. Όποιος θέλει μια ευρύτερη εικόνα της διαχείρισης ανοιχτών υπολοίπων, τη βρίσκει στην ανάλυση της λίστας ανοιχτών υπολοίπων για χρεώστες και πιστωτές.
Το ερώτημα αν η AI αναλαμβάνει την καταχώριση τιμολογίων αγορών απαντήθηκε παραπάνω: σε μεγάλο βαθμό ναι, με ανθρώπινη επίβλεψη στις εξαιρέσεις και στις φορολογικά ευαίσθητες καταχωρίσεις. Αν αυτό ισχύει και για τη δική σας ροή τιμολογίων, εξαρτάται από το πόσο από αυτή είναι τυπική και πόσο αποκλίνει.
Η δωρεάν σύντομη σάρωση δίνει μια πρώτη ένδειξη γι' αυτό: δώδεκα ερωτήσεις, χωρίς λογαριασμό, με αποτέλεσμα μια ένδειξη ποιο μέρος των ωρών στο προφίλ σας μπορεί σήμερα να αναληφθεί από την AI. Η πλήρης σάρωση εργασίας, που υπολογίζει την εργασία μιας ολόκληρης επιχείρησης εργασία προς εργασία σε δυναμικότητα fte, βρίσκεται ακόμη υπό κατασκευή.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.