Η αποθήκευση υπογεγραμμένων συμβάσεων με τα σωστά μεταδεδομένα, ώστε αργότερα να είναι ανευρέσιμες και η διάρκειά τους να μπορεί να παρακολουθείται. Αυτή την εργασία τη συναντάμε σε νομικούς υπαλλήλους και υπεύθυνους γραφείου, συνήθως σε ένα σύστημα διαχείρισης συμβάσεων ή σύστημα διαχείρισης εγγράφων. Το ερώτημα δεν είναι αν υπάρχει τεχνολογία για αυτό, αλλά αν αυτή η τεχνολογία μπορεί να εκτελέσει την εργασία αυτόνομα ή μόνο να την υποστηρίξει.
Η αρχειοθέτηση καθαυτή είναι σχετικά δομημένη εργασία: μια σύμβαση εισέρχεται, αποκτά πεδία όπως συμβαλλόμενο μέρος, ημερομηνία έναρξης, διάρκεια και τύπο σύμβασης, και αποθηκεύεται σε σταθερή θέση. Αυτό είναι ακριβώς το είδος επαναλαμβανόμενης, βασισμένης σε κανόνες ενέργειας στην οποία η rpa (robotic process automation) είναι καλή. Ένα script μπορεί να ανοίξει ένα pdf, να αναγνωρίσει κείμενο, να συμπληρώσει πεδία και να αποθηκεύσει το έγγραφο στο σωστό σύστημα, χωρίς να απαιτείται ανθρώπινος έλεγχος για κάθε σύμβαση ξεχωριστά.
Το σημείο όπου σκαλώνει η διαδικασία δεν είναι η ενέργεια αλλά η ευθύνη που βρίσκεται πίσω από αυτήν. Τα αρχεία συμβάσεων αποτελούν συχνά μέρος μιας υποχρέωσης συμμόρφωσης: μια επιχείρηση πρέπει να μπορεί να αποδείξει πότε ξεκίνησε μια σύμβαση, ποια είναι η προθεσμία καταγγελίας και πόσο καιρό πρέπει να διατηρηθεί σύμφωνα με τη νομοθεσία ή τους κλαδικούς κανόνες. Αυτός ο άξονας συμμόρφωσης βαθμολογείται χαμηλά διότι οι συνέπειες ενός λάθους δεν γίνονται ορατές κατά την ίδια την αρχειοθέτηση, αλλά μόνο μήνες ή χρόνια αργότερα, όταν μια σύμβαση έχει καταστραφεί αδικαιολόγητα ή έχει χαθεί μια προθεσμία. Γι' αυτό παραμένει η ανάγκη για ένα σταθερό σχήμα μεταδεδομένων που έχει καθοριστεί από ανθρώπους, και για μια σύνδεση με την πολιτική περιόδων διατήρησης του οργανισμού. Χωρίς αυτές τις δύο προϋποθέσεις, ένα σύστημα αρχειοθετεί με τάξη, αλλά όχι με αξιοπιστία.
Ο όγκος αποτελεί τρίτο παράγοντα. Σε μια επιχείρηση με μερικές δεκάδες συμβάσεις τον χρόνο, ο χειρωνακτικός έλεγχος είναι ακόμη διαχειρίσιμος και η αυτοματοποίηση αποτελεί κυρίως διευκόλυνση. Σε μια επιχείρηση με εκατοντάδες ή χιλιάδες συμβάσεις, όπως ένας οργανισμός προσωρινής απασχόλησης ή ένας διαχειριστής ακίνητης περιουσίας, ο ίδιος ο όγκος γίνεται ο λόγος για αυτοματοποίηση: κανένας άνθρωπος δεν μπορεί να το παρακολουθεί χωρίς σφάλματα χωρίς υποστήριξη.
Μια μικρομεσαία επιχείρηση με δεκαπέντε ενεργές συμβάσεις προμηθευτών μπορεί κάλλιστα να διατηρεί το αρχείο της χειρωνακτικά σε έναν φάκελο με μια επισκόπηση σε Excel. Ο υπεύθυνος γραφείου γνωρίζει τις συμβάσεις, οι διάρκειες είναι εύκολα επισκοπήσιμες και το κόστος ενός λάθους από χαμένη προθεσμία καταγγελίας είναι περιορισμένο. Σε έναν οργανισμό με εκατοντάδες συμβάσεις μίσθωσης, εργασιακές συμβάσεις ή συμβάσεις παράδοσης, η κατάσταση είναι διαφορετική: εκεί ένα σταθερό σχήμα μεταδεδομένων δεν είναι πολυτέλεια αλλά προϋπόθεση για να παραμείνει το αρχείο λειτουργικό, και η rpa αποτελεί πραγματικό εργαλείο για τη σταθερή εισαγωγή νέων συμβάσεων.
Η μετατόπιση δεν βρίσκεται στην αντικατάσταση του νομικού υπαλλήλου ή του υπεύθυνου γραφείου, αλλά στη μετατόπιση του χρόνου τους. Εκεί όπου σήμερα πληκτρολογούν συμβάσεις σε ένα σύστημα, μπορούν να επικεντρωθούν στις συμβάσεις που δεν εντάσσονται στο τυποποιημένο σχήμα, στις εξαιρέσεις, και στη διαμόρφωση της ίδιας της πολιτικής. Αυτό εντάσσεται σε μια ευρύτερη τάση: η AI αναλαμβάνει την εργασία εισαγωγής δεδομένων, οι άνθρωποι διατηρούν την αξιολόγηση και την ευθύνη.
Αυτή η μετατόπιση συνδέεται με συγγενικές εργασίες. Η αρχειοθέτηση καθαυτή έχει μικρή αξία αν δεν εξεταστεί επίσης τι συμβαίνει μετά την αποθήκευση: αν η AI μπορεί να παρακολουθεί ανανεώσεις συμβάσεων και προθεσμίες καταγγελίας, αν μπορεί να διατηρείται ένα ημερολόγιο συμμόρφωσης με προθεσμίες μόλις τα μεταδεδομένα έχουν καταγραφεί σωστά, και πώς εφαρμόζονται οι περίοδοι διατήρησης και καταστρέφονται τα έγγραφα στο τέλος του κύκλου ζωής μιας σύμβασης. Αυτά δεν είναι μεμονωμένα ερωτήματα: η αρχειοθέτηση είναι το πρώτο βήμα σε μια αλυσίδα που λειτουργεί πλήρως μόνο όταν κάθε βήμα χρησιμοποιεί τα ίδια μεταδεδομένα και τους ίδιους κανόνες.
Σε επιχειρήσεις με σαφή, μικρό αριθμό τύπων συμβάσεων και υπάρχον σύστημα, η αυτοματοποίηση της αρχειοθέτησης προχωρά σχετικά γρήγορα: το σχήμα μεταδεδομένων είναι εύκολο να καταρτιστεί και η λύση rpa μπορεί να ρυθμιστεί ταχέως. Σε επιχειρήσεις με πολλούς διαφορετικούς τύπους συμβάσεων, μεταβλητά πρότυπα ή χωρίς καθορισμένη πολιτική περιόδων διατήρησης, η διαδικασία διαρκεί περισσότερο, όχι επειδή η τεχνολογία δεν το επιτρέπει, αλλά επειδή οι προϋποθέσεις δεν έχουν ακόμη τεθεί. Αυτό ισχύει και εκτός του νομικού τμήματος: σε κλάδους με πολλές ροές εγγράφων, όπως φαίνεται στο τι μπορεί να αναλάβει η AI στον κλάδο των μεταφορών, η ίδια εξάρτηση από τη δομή και τη νομοθεσία διατρέχει διαφορετικούς τύπους εγγράφων.
Όσοι εφαρμόζουν αυτή την αλλαγή εντός ενός οργανισμού, κάνουν καλά να εξετάσουν επίσης τον τρόπο με τον οποίο αυτό συζητείται εσωτερικά. Σε μια μετατόπιση εργασιών που προηγουμένως εκτελούνταν από ανθρώπους, ισχύουν ιδιαίτερες νομικές απαιτήσεις σχετικά με τη συμμετοχή εργαζομένων· δείτε ενημέρωση του συμβουλίου εργαζομένων σχετικά με την AI για ό,τι σχετίζεται με αυτό. Αυτό το άρθρο δεν αποτελεί συμβουλή προσωπικού ούτε τεκμηρίωση για απόφαση σχετικά με θέσεις εργασίας· περιγράφει μόνο ποιο τμήμα της εργασίας αρχειοθέτησης είναι σήμερα τεχνικά μεταβιβάσιμο.
Το κατά πόσο η αρχειοθέτηση συμβάσεων στον οργανισμό σας είναι σε μεγάλο βαθμό μεταβιβάσιμη εξαρτάται από τον αριθμό των συμβάσεων, τον βαθμό στον οποίο υπάρχει ήδη ένα σχήμα μεταδεδομένων και πόσο σαφώς καθορισμένη είναι η πολιτική περιόδων διατήρησης. Ένα καλό σημείο εκκίνησης είναι να εξετάσετε πόσες από τις τρέχουσες ώρες αφιερώνονται σε εργασία εισαγωγής δεδομένων και πόσες σε εξαιρέσεις και αξιολόγηση. Η δωρεάν quickscan της FTE TO AI παρέχει μια πρώτη ένδειξη αυτού: δώδεκα ερωτήσεις, χωρίς λογαριασμό, με μια ένδειξη ποιο τμήμα των ωρών σε αυτό το εργασιακό προφίλ μπορεί σήμερα να αναληφθεί από την AI. Η πλήρης εργασιακή σάρωση, που εξετάζει σε βάθος επιμέρους εργασίες εντός ενός οργανισμού, βρίσκεται ακόμη υπό κατασκευή.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.