Οι πληρωμές που εισέρχονται μέσω online παρόχων πληρωμών (σκεφτείτε Mollie, Stripe, Adyen) πρέπει να συμφωνούνται με τα τιμολόγια πωλήσεων και με τις τραπεζικές κινήσεις στις οποίες τα χρήματα εμφανίζονται τελικά. Αυτό είναι μια εργασία αντιστοίχισης: παράθεση ποσών, στοιχείων αναφοράς και ημερομηνιών για να διαπιστωθεί ποιο τιμολόγιο ανήκει σε ποια πληρωμή και ποια πληρωμή σε ποια τραπεζική κίνηση. Τυπική δουλειά λογιστών και διοικητικών υπαλλήλων, με μια σύνδεση παρόχου πληρωμών και το λογιστικό σύστημα ως εργαλεία.
Τρεις άξονες είναι εδώ καθοριστικοί: δομημένη μορφή, όγκος και κόστος σφάλματος.
Το έργο είναι αρκετά δομημένο (4 στα 5). Μια πληρωμή έχει ένα ποσό, μια ημερομηνία, ένα στοιχείο αναφοράς ή ID συναλλαγής. Ένα τιμολόγιο έχει τα ίδια χαρακτηριστικά. Η αντιστοίχιση είναι στην ουσία μια αριθμητική και λογική σύγκριση, όχι ένα έργο που απαιτεί ερμηνεία μιας κατάστασης. Ο όγκος είναι υψηλός (5 στα 5): σε ένα ηλεκτρονικό κατάστημα ή έναν πάροχο υπηρεσιών με πολλές μικρές συναλλαγές, αυτό ανέρχεται εύκολα σε εκατοντάδες ή χιλιάδες γραμμές τον μήνα, και αυτό είναι ακριβώς το είδος επανάληψης όπου η αυτοματοποιημένη αντιστοίχιση δείχνει την αξία της.
Το κόστος σφάλματος, όμως, είναι χαμηλό (2 στα 5): μια λανθασμένη αντιστοίχιση σημαίνει ένα τιμολόγιο που διαγράφεται εσφαλμένα ως πληρωμένο, ή μια τραπεζική κίνηση που αποδίδεται στον λάθος πελάτη. Αυτού του είδους τα σφάλματα γίνονται αντιληπτά, αλλά συχνά μόνο κατά το επόμενο κλείσιμο ή σε παράπονο πελάτη που λαμβάνει υπενθύμιση για τιμολόγιο που έχει ήδη πληρωθεί. Γι' αυτό η πλήρης αυτοματοποίηση χωρίς έλεγχο δεν είναι καλή ιδέα, ακόμη και αν το έργο καθαυτό είναι εύκολο να δομηθεί.
Ο βαθμός κρίσης (2) είναι περιορισμένος αλλά όχι μηδενικός: το μεγαλύτερο μέρος των αντιστοιχίσεων είναι σαφές, ένα μικρό μέρος απαιτεί μια απόφαση (μερική πληρωμή, συναλλαγματική διαφορά, διπλή συναλλαγή). Η συμμόρφωση (3) παίζει ρόλο επειδή η συμφωνία αποτελεί μέρος μιας αξιόπιστης οικονομικής διαχείρισης, με απαιτήσεις ελεγξιμότητας που δεν προκύπτουν από μια σύνδεση καθαυτή, αλλά από τον τρόπο με τον οποίο μια επιχείρηση πρέπει να μπορεί να λογοδοτεί για τη λογιστική της. Η επαφή με πελάτες (5), η χειρωνακτική εργασία (5) και η δημιουργικότητα (5) δεν εμπλέκονται εδώ· αυτό το έργο εκτυλίσσεται εξ ολοκλήρου σε συστήματα, όχι σε ταμείο ή σε συζήτηση.
Ένα παράδειγμα: ένα ηλεκτρονικό κατάστημα λαμβάνει μέσω ενός παρόχου πληρωμών εκατοντάδες πληρωμές την εβδομάδα, καθεμία με ένα στοιχείο αναφοράς συναλλαγής που μπορεί να εντοπιστεί στο λογιστικό σύστημα. Με μια ενεργή σύνδεση και σαφείς κανόνες αντιστοίχισης (ποσό συν στοιχείο αναφοράς, ή ποσό συν ημερομηνία συν όνομα πελάτη αν το στοιχείο αναφοράς λείπει), μια διαδικασία RPA μπορεί να ολοκληρώσει το μεγαλύτερο μέρος αυτών των αντιστοιχίσεων αυτόνομα. Αυτό που απομένει είναι μια λίστα εξαιρέσεων: αποκλίνοντα ποσά, στοιχεία αναφοράς που λείπουν, διπλές εγγραφές. Αυτή τη λίστα ένας υπάλληλος τη συγκρίνει με τα αρχικά έγγραφα και αξιολογεί με έγκριση ή απόρριψη, με αιτιολόγηση. Αυτή είναι η μορφή που ταιριάζει εδώ: η AI εκτελεί την αντιστοίχιση, ένας άνθρωπος επιβλέπει τι δεν ταιριάζει αυτόματα.
Σε άλλη επιχείρηση, αυτό διαφέρει. Χωρίς ενεργή σύνδεση με τον πάροχο πληρωμών, ή με πληρωμές που εισέρχονται μέσω μεμονωμένων υπολογιστικών φύλλων, λείπει η δομή στην οποία βασίζεται η αντιστοίχιση και η εργασία μεταφέρεται πίσω στη χειρωνακτική αναζήτηση. Σε μια επιχείρηση με πολλές μερικές πληρωμές, εκπτώσεις και πιστωτικά τιμολόγια, ο βαθμός κρίσης αυξάνεται και το ποσοστό που μπορεί να γίνει χωρίς επίβλεψη μειώνεται. Οι προϋποθέσεις, λοιπόν, δεν είναι διακοσμητικές: χωρίς σύνδεση και χωρίς σαφείς κανόνες αντιστοίχισης, αυτό παραμένει σε μεγάλο βαθμό ανθρώπινη εργασία, με ή χωρίς φιλοδοξία αυτοματοποίησης.
Η συμφωνία δεν στέκεται μόνη της. Όποιος έχει ήδη αυτοματοποιήσει σε μεγάλο βαθμό τη σύνταξη και αποστολή τιμολογίων πωλήσεων, συχνά διαπιστώνει ότι η αντιστοίχιση στην άλλη πλευρά γίνεται αυτόματα ευκολότερη, επειδή τα στοιχεία αναφοράς είναι πιο συνεπή. Το ίδιο ισχύει στην πλευρά των αγορών: η καταχώριση τιμολογίων αγορών στο λογιστικό σύστημα και η παρακολούθηση ημερομηνιών λήξης τιμολογίων αγορών για έγκαιρη πληρωμή είναι παρόμοια έργα αντιστοίχισης με παρόμοιους άξονες υπέρ και κατά. Οι επιχειρήσεις που εξετάζουν αυτά τα έργα παράλληλα βλέπουν συχνά μια συνεπή εικόνα: η δομημένη και υψηλού όγκου εργασία μετατοπίζεται σε συστήματα με επίβλεψη των εξαιρέσεων, ενώ η εργασία με πολύ βαθμό κρίσης ή επαφή με πελάτες, όπως φαίνεται σε τι μπορεί να αναλάβει η AI στον κλάδο εστίασης ή στην απάντηση τηλεφώνου και μεταφορά κλήσεων, κινείται πιο αργά. Επίσης η σύνταξη λίστας εκκρεμών υπολοίπων για χρεώστες και πιστωτές βασίζεται στην ίδια λογική αντιστοίχισης και στην ίδια εξάρτηση από καθαρές συνδέσεις.
Αυτό δεν αποτελεί συμβουλή προσωπικού ούτε αφορμή για αναθεώρηση θέσεων εργασίας. Το αν και πώς ένας οργανισμός αναδιανέμει τις ώρες που ελευθερώνονται είναι επιλογή του ίδιου του εργοδότη· για αποφάσεις που επηρεάζουν το προσωπικό ισχύουν δικές τους νομικές απαιτήσεις, ανεξάρτητα από όσα διαπιστώνονται εδώ σχετικά με το έργο. Όσα αναφέρονται εδώ αποτελούν εκτίμηση της εργασίας, όχι των ανθρώπων που την εκτελούν σήμερα.
Το αν η συμφωνία στη δική σας επιχείρηση μπορεί να γίνει αυτόματα σε μεγάλο ή σε μικρό βαθμό εξαρτάται από τη σύνδεση που έχετε με τον πάροχο πληρωμών σας και από το πόσο σαφείς είναι οι κανόνες αντιστοίχισής σας. Η δωρεάν σύντομη σάρωση, δώδεκα ερωτήσεις, χωρίς λογαριασμό, δίνει μια ένδειξη για το ποιο μέρος των ωρών σε αυτό το προφίλ μπορεί να αναλάβει σήμερα η AI. Η πλήρης σάρωση εργασίας, που αναλύει την εργασία της επιχείρησής σας μέχρι το επίπεδο των επιμέρους έργων, βρίσκεται ακόμη υπό κατασκευή.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.