Da, u najvećem broju slučajeva. Izrada pregleda još neriješenih potraživanja i obveza po razdoblju upravo je vrsta zadatka koju automatizirani proces dobro obavlja: fiksni izvor, fiksna pravila, nema potrebe za tumačenjem. To je jedan od zadataka gdje je pomak prema AI obradi danas već velikim dijelom ostvaren, a ne nešto za nekoliko godina.
Ovdje su presudne tri osi: strukturiranost, obujam i troškovi grešaka.
Strukturiranost je visoka. Popis otvorenih stavki nije slobodan tekst ili razgovor koji treba objasniti, to je zbroj stavki koje su već u računovodstvenom sustavu: datum računa, datum dospijeća, iznos, status plaćeno ili neplaćeno. Sustav to već znade, zadatak je spajanje i sortiranje po razdoblju. To je zadatak s fiksnim postupkom, a ne zadatak koji zahtijeva procjenu.
Obujam je velik i upravo je to gdje automatizacija pokazuje svoju vrijednost. Kod poduzeća sa stotinama ili tisućama otvorenih stavki mjesečno, ručni pregled je podložan pogreškama i dugotrajan, dok automatizirani upit isti popis daje u sekundama i bez odstupanja. Kod poduzeća s nekoliko stavki mjesečno, ušteda vremena je manja, ali pouzdanost pregleda svejedno dobiva.
Troškovi grešaka su relativno niski jer je ovdje riječ o pregledu, a ne o plaćanju ili knjiženju koje pomiče novac. Ako se u njemu pojavi greška, to je vidljivo i ispravljivo prije nego se financijski nešto dogodi. To je drugačije nego, na primjer, kod knjiženja ulaznih računa u računovodstveni sustav, gdje se greška izravno odražava u administraciji.
Ostale osi potvrđuju tu sliku. Prostor za prosudbu jedva je potreban: ne procjenjuje se i ne odvaguje, već se broji i sortira. Kontakt s klijentima, fizičke radnje i kreativnost nemaju ulogu; ovo je unutarnje izvještavanje, a ne interakcija s trećom stranom. Usklađenost s propisima igra ulogu jer je popis otvorenih stavki često dio periodičnog izvještavanja i ponekad vanjske odgovornosti, ali zahtjevi za to su fiksni i ponovljivi, a ne nešto što se mijenja od slučaja do slučaja.
Tehnologija koja je za to dovoljna je RPA: softver koji prema fiksnim pravilima izvlači podatke iz računovodstvenog sustava, filtrira po statusu i razdoblju, te stavlja rezultat u alat za izvještavanje. Nije potreban jezični model koji nešto mora tumačiti, jer nema što tumačiti. To ovaj zadatak čini jednim od jednostavnijih zadataka u računovodstvenom lancu za automatizaciju, u usporedbi sa zadacima gdje je prosudba potrebna.
Automatizacija funkcionira samo ako su temeljni podaci ažurni. Ako se računi knjiže s prekasnim vremenskim odmakom, popis stavki nije točan, koliko dobro god pregled bio tehnički sastavljen. To ovaj zadatak čini ovisnim o drugim karikama u lancu: učitavanje i uparivanje izvadaka banke mora biti ažurno, a izrada i slanje izlaznih računa mora se odvijati pravovremeno, jer inače stavke nedostaju u pregledu. Nadalje, nije potreban dodatni ručni unos čim je ta osnova u redu; pregled se tada uglavnom odvija bez intervencije.
Kod poduzeća gdje se računovodstvo još djelomično vodi na papiru ili u pojedinačnim proračunskim tablicama, nedostaje strukturirani izvor koji je potreban za ovu automatizaciju. Tada izrada popisa uglavnom ostaje ljudski posao, ne zato što je zadatak sam po sebi kompliciraniji, već zato što podaci nisu na pravom mjestu. Također kod poduzeća s mnogo odstupajućih platnih dogovora po klijentu ili dobavljaču — djelomična plaćanja, popusti, sporovi — potrebna je veća prosudba da se odredi što se, a što se ne računa kao "otvoreno", što povećava os prostora za prosudbu i proces čini manje pitanjem jednostavne automatizacije. Ove razlike igraju ulogu, na primjer, u ugostiteljstvu, gdje platni tokovi prolaze kroz više kasa i sustava knjiženja; pogledajte što AI može preuzeti u ugostiteljstvu za to kako se ta sektorska specifična složenost odražava.
Također, povezani posao, kao što je usklađivanje transakcija pružatelja platnih usluga, određuje koliko je čista osnova na kojoj se izgrađuje popis otvorenih stavki. Gdje se to usklađivanje još radi ručno, pouzdanost popisa stavki pomiče se s tim.
Ovaj pregled nije procjena o tome kojeg dužnika treba opomenuti ili koji vjerovnik dobiva prioritet pri plaćanju. To ostaje procjena koja je na predmetnom zaposleniku ili nadređenom. A ako pomak u zadacima utječe na odluke o osoblju, za to vrijede vlastiti zakonski zahtjevi; to je stvar poslodavca i njegovih savjetnika, a nije nešto o čemu ova stranica donosi izjave.
Da biste vidjeli koliko sati u vašem vlastitom računovodstvenom procesu spada u ovaj profil, kao što su izvještaji s fiksnim obujmom i niskim troškovima grešaka, možete ispuniti besplatni brzi test: dvanaest pitanja, bez računa, s indikacijom kojeg dijela sati u tom profilu AI danas može preuzeti. Cjeloviti radni test, koji posao vašeg poduzeća procjenjuje po zadatku na svih osam osi, još je u izradi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.