Jā, lielākajā daļā gadījumu. Pārskata sagatavošana par vēl neizpildītiem prasījumiem un saistībām par konkrētu periodu ir tieši tāda veida uzdevums, ar kuru automatizēts process tiek galā labi: fiksēts avots, fiksēti noteikumi, nav nepieciešama interpretācija. Šis ir viens no uzdevumiem, kuros pāreja uz AI apstrādi šodien lielā mērā jau ir notikusi, tas nav kaut kas gaidāms pēc pāris gadiem.
Her izšķirošas ir trīs asas: strukturētība, apjoms un kļūdu izmaksas.
Strukturētība ir augsta. Atklāto posteņu saraksts nav brīvs teksts vai saruna, kas jāizskaidro, tas ir summa no posteņiem, kas jau atrodas grāmatvedības sistēmā: rēķina datums, apmaksas termiņš, summa, statuss – apmaksāts vai neapmaksāts. Sistēma to jau zina, uzdevums ir šos datus salikt kopā un sakārtot pa periodiem. Tas ir uzdevums ar fiksētu procedūru, nevis uzdevums, kas prasa vērtējumu.
Apjoms ir liels, un tieši tur automatizācija pierāda savu vērtību. Uzņēmumā ar simtiem vai tūkstošiem atklāto posteņu mēnesī manuāls pārskats ir kļūdām pakļauts un laikietilpīgs, kamēr automatizēts pieprasījums to pašu sarakstu sagatavo sekundēs un bez novirzēm. Uzņēmumā ar nedaudziem posteņiem mēnesī laika ieguvums ir mazāks, bet pārskata uzticamība tik un tā uzlabojas.
Kļūdu izmaksas ir relatīvi zemas, jo šeit runa ir par pārskatu, nevis par maksājumu vai iegrāmatošanu, kas pārvieta naudu. Ja tajā ir kļūda, tā ir redzama un labojama, pirms notiek kaut kas finansiāls. Tas atšķiras, piemēram, no iepirkuma rēķinu iegrāmatošanas grāmatvedības sistēmā, kur kļūda tūlīt ietekmē grāmatvedību.
Pārējās asas apstiprina šo priekšstatu. Vērtējuma telpa gandrīz nav nepieciešama: nekas netiek novērtēts vai apsvērts, tiek skaitīts un kārtots. Klientu kontaktam, fiziskām darbībām un radošumam nav nozīmes; šī ir iekšēja atskaite, nevis mijiedarbība ar trešo pusi. Atbilstība (compliance) ir nozīmīga, jo atklāto posteņu saraksts bieži ir daļa no periodiskās atskaites un dažkārt no ārējās pārskatatbildības, bet prasības tam ir fiksētas un atkārtojamas, nevis kaut kas, kas mainās katrā gadījumā.
Tehnoloģija, kas šeit ir pietiekama, ir RPA: programmatūra, kas pēc fiksētiem noteikumiem iegūst datus no grāmatvedības sistēmas, filtrē tos pēc statusa un perioda, un ievieto rezultātu atskaites rīkā. Nav nepieciešams valodas modelis, kam kaut ko interpretēt, jo nav nekā, ko interpretēt. Tas padara šo par vienu no vienkāršākajiem uzdevumiem grāmatvedības ķēdē, ko automatizēt, atšķirībā no uzdevumiem, kuros nepieciešams vērtējums.
Automatizācija darbojas tikai tad, ja pamatā esošie dati ir aktuāli. Ja rēķini tiek iegrāmatoti pārāk vēlu, posteņu saraksts nebūs korekts, kā arī tehniski labi tas var tikt sastādīts. Tas padara šo uzdevumu atkarīgu no citiem ķēdes elementiem: bankas izrakstu ielasīšanai un salāgošanai jābūt aktuālai, un pārdošanas rēķinu sagatavošanai un nosūtīšanai jānotiek savlaicīgi, citādi sarakstā trūkst posteņu. Tālāk, tiklīdz šī bāze ir sakārtota, nav nepieciešama papildu manuāla ievade; pārskats tad lielā mērā darbojas bez iejaukšanās.
Uzņēmumos, kur grāmatvedība daļēji vēl notiek papīra formā vai atsevišķās izklājlapās, trūkst strukturētā avota, kas šai automatizācijai nepieciešams. Tad saraksta sagatavošana lielā mērā paliek roku darbs, nevis tāpēc, ka uzdevums pats par sevi ir sarežģītāks, bet tāpēc, ka dati nav pareizajā vietā. Tāpat uzņēmumos ar daudzām atšķirīgām maksājumu vienošanām ar katru klientu vai piegādātāju — dalītiem maksājumiem, atlaidēm, strīdiem — nepieciešams vairāk vērtējuma, lai noteiktu, kas tiek un kas netiek skaitīts par "atklātu", kas paceļ vērtējuma telpas asu un padara procesu mazāk par vienkāršu automatizācijas jautājumu. Šāda veida atšķirības rodas, piemēram, ēdināšanas nozarē, kur maksājumu plūsmas notiek pa vairākām kases un iegrāmatošanas sistēmām; skatiet ko AI var pārņemt ēdināšanas nozarē, lai saprastu, kā šī nozarei specifiskā sarežģītība izpaužas.
Arī saistītais darbs, piemēram, maksājumu pakalpojumu sniedzēju transakciju salāgošana, nosaka, cik tīra ir bāze, uz kuras tiek veidots atklāto posteņu saraksts. Kur šī salāgošana notiek manuāli, tur mainās arī saraksta uzticamība.
Šis pārskats nav vērtējums par to, kuram debitoram nosūtīt maksājuma atgādinājumu vai kuram kreditoram piešķirt prioritāti apmaksā. Tas paliek apsvērums, kas ir attiecīgā darbinieka vai vadītāja kompetencē. Un ja pārmaiņas uzdevumos ietekmē personāla lēmumus, tad tiem ir savas juridiskās prasības; tas ir darba devēja un tā konsultantu jautājums, ne kaut kas, par ko šī lapa izteiktu apgalvojumus.
Lai redzētu, cik daudz no stundām jūsu paša grāmatvedības procesā iekļaujas šajā profilā, piemēram, atskaites ar fiksētu apjomu un zemām kļūdu izmaksām, jūs varat aizpildīt bezmaksas ātro pārbaudi: divpadsmit jautājumi, bez konta, ar norādi, kāda daļa no stundām šajā profilā šodien ir pārņemama ar AI. Pilnā darba analīze, kas novērtē jūsu uzņēmuma darbu pēc uzdevumiem visās astoņās asīs, joprojām ir izstrādes procesā.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.