Η μετατροπή ενός εγκεκριμένου αιτήματος αγοράς σε επίσημη παραγγελία είναι μια από τις εργασίες όπου η αυτοματοποίηση έχει ήδη διεισδύσει σε μεγάλο βαθμό. Όχι επειδή η AI κατανοεί εδώ κάτι ιδιαίτερο, αλλά επειδή η ίδια η εργασία αφήνει ελάχιστα περιθώρια κατανόησης. Το αίτημα έχει ήδη εγκριθεί, ο προμηθευτής είναι καθορισμένος, η μορφή της παραγγελίας είναι καθορισμένη. Αυτό που απομένει είναι: ανάληψη δεδομένων, δημιουργία ενός εγγράφου, αποστολή, καταχώριση στο ERP. Αυτό είναι το είδος εργασίας για το οποίο αρκούν οι κανόνες και για το οποίο δεν χρειάζεται κρίση σχετικά με το τι θα έπρεπε πράγματι να παραγγελθεί.
Τρεις άξονες καθορίζουν εδώ την εικόνα. Ο βαθμός δόμησης είναι υψηλός: η εισαγωγή δεδομένων είναι μονοσήμαντη, η έξοδος είναι ένα σταθερό έγγραφο, δεν χρειάζεται ερμηνεία ασαφών διατυπώσεων ή ελλιπών πληροφοριών. Ο όγκος είναι υψηλός: εταιρείες με κάποιο μέγεθος τοποθετούν δεκάδες έως εκατοντάδες παραγγελίες την εβδομάδα, συχνά με τα ίδια βήματα. Και το περιθώριο κρίσης είναι περιορισμένο, διότι η απόφαση για παραγγελία έχει ήδη ληφθεί από όποιον ενέκρινε το αίτημα. Αυτό που απομένει είναι εκτέλεση, όχι λήψη αποφάσεων.
Απέναντι σε αυτό, η επαφή με πελάτες και οι φυσικές ενέργειες δεν παίζουν σχεδόν κανέναν ρόλο, κάτι που διευκολύνει την κατάσταση: δεν υπάρχει κανείς που πρέπει να πειστεί για την παραγγελία, και δεν υπάρχει τίποτα που πρέπει να μετακινηθεί φυσικά για να ολοκληρωθεί η εργασία. Η δημιουργικότητα απουσιάζει σχεδόν εντελώς, κάτι λογικό για μια εργασία που εξ ορισμού είναι επαναλήψιμη. Το κόστος σφάλματος και η συμμόρφωση βρίσκονται στη μέση: μια λανθασμένα παραγγελθείσα ποσότητα ή ένας λανθασμένος αριθμός προμηθευτή κοστίζει χρήματα και χρόνο για να διορθωθεί, και σε ρυθμιζόμενες προμήθειες (σκεφτείτε επικίνδυνες ουσίες ή πιστοποιημένα εξαρτήματα) ισχύουν πρόσθετες απαιτήσεις. Αυτός είναι ο λόγος που η ανθρώπινη εποπτεία στην πράξη συνήθως εξακολουθεί να υπάρχει, ακόμη κι αν η εκτέλεση είναι αυτοματοποιημένη.
Η τεχνολογία που μπορεί να χειριστεί αυτή την εργασία δεν είναι η γενετική AI με την έννοια της συγγραφής κειμένου ή της δημιουργίας εικόνων, αλλά το RPA: robotic process automation. Ένα σύστημα που διαβάζει το εγκεκριμένο αίτημα, μεταφέρει τα δεδομένα σε μια μορφή παραγγελίας, δημιουργεί το έγγραφο και το αποστέλλει στον προμηθευτή, και καταγράφει την κατάσταση πίσω στο ERP. Αυτό λειτουργεί καλά εφόσον ισχύουν δύο προϋποθέσεις: υπάρχει σταθερή μορφή παραγγελίας, και η ροή έγκρισης είναι συνδεδεμένη με το σύστημα που δημιουργεί την παραγγελία. Χωρίς αυτή τη σύνδεση, ένας άνθρωπος παραμένει η γέφυρα ανάμεσα στην έγκριση και την εκτέλεση, και εξαφανίζεται το μεγαλύτερο μέρος της ώρας που θα είχε απελευθερωθεί.
Αυτή δεν είναι λοιπόν μια εργασία στην οποία η AI αποφασίζει η ίδια τι θα παραγγελθεί. Αυτή η απόφαση — πόσο, από ποιον, με ποιους όρους — ανήκει στο αίτημα αγοράς που έχει ήδη εγκριθεί. Η εργασία που αναλαμβάνεται εδώ είναι το διοικητικό βήμα που ακολουθεί: από το αίτημα στο δελτίο παραγγελίας, χωρίς να χρειάζεται κάποιος να το αντιγράψει χειροκίνητα.
Σε μια εταιρεία με ένα σύστημα ERP, περιορισμένο αριθμό σταθερών προμηθευτών και τυποποιημένη μορφή παραγγελίας, αυτή η εργασία μπορεί σήμερα ήδη σε μεγάλο βαθμό να αυτοματοποιηθεί. Σε μια εταιρεία που παραγγέλνει μέσω μεμονωμένων email, τηλεφωνικά ή με μεταβαλλόμενες μορφές, τα πράγματα είναι διαφορετικά: τότε πρέπει πρώτα να γίνει τυποποίηση προτού η αυτοματοποίηση αποφέρει κάτι. Επίσης η φύση του τι αγοράζεται παίζει ρόλο. Τυπικά είδη γραφείου ή τακτικές πρώτες ύλες αυτοματοποιούνται εύκολα· παραγγελίες κατά παραγγελία με διαπραγματευμένες προδιαγραφές ανά παραγγελία απαιτούν συχνότερα έναν άνθρωπο που παρακολουθεί.
Αυτή η εργασία δεν είναι επίσης ανεξάρτητη από την υπόλοιπη διαδικασία προμηθειών. Αυτό που συμβαίνει πριν από την τοποθέτηση της παραγγελίας — πώς παρακολουθούνται τα επίπεδα αποθέματος για να καθοριστεί αν χρειάζεται επαναπαραγγελία — καθορίζει εν μέρει πόσες παραγγελίες προκύπτουν και πόσο προβλέψιμος είναι αυτός ο όγκος. Και αυτό που συμβαίνει μετά την τοποθέτηση, όπως η σύνταξη εγγράφων μεταφοράς για την παράδοση ή η επεξεργασία των τιμολογίων αγοράς που ακολουθούν την παραγγελία, ανήκει στην ίδια αλυσίδα διοικητικών βημάτων που αυτοματοποιείται καλά μόλις τα συστήματα συνδεθούν μεταξύ τους.
Αυτό δεν είναι εκτίμηση για το τι θα έπρεπε να κάνει μια εταιρεία με τις ώρες που ελευθερώνονται, ούτε επιχείρημα υπέρ ή κατά κάποιας απόφασης προσωπικού. Εάν η αυτοματοποίηση αυτής της εργασίας έχει συνέπειες για θέσεις εργασίας ή στελέχωση, ισχύουν οι δικές τους νομικές απαιτήσεις σχετικά με το εργατικό δίκαιο και τη συμμετοχή εργαζομένων· αυτό είναι ένα διαφορετικό ζήτημα από το αν η ίδια η εργασία είναι τεχνικά δυνατόν να αναληφθεί.
Αν αυτή η εργασία στον δικό σας οργανισμό έχει το περιγραφόμενο προφίλ, εξαρτάται από τη διαμόρφωση του ERP σας, τον αριθμό των προμηθευτών και τον βαθμό στον οποίο οι μορφές παραγγελιών είναι ήδη καθορισμένες. Μια γενική πρώτη ένδειξη δίνει η δωρεάν σύντομη ανάλυση: δώδεκα ερωτήσεις, χωρίς λογαριασμό, με μια ένδειξη για το ποιο μέρος των ωρών σε αυτό το είδος εργασίας μπορεί σήμερα να αναληφθεί από την AI. Η πλήρης ανάλυση εργασίας, που αναλύει το έργο μιας ολόκληρης εταιρείας σε επιμέρους εργασίες και υπολογίζει ανά εργασία τη δυναμικότητα σε ισοδύναμα πλήρους απασχόλησης, βρίσκεται ακόμη υπό κατασκευή.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.