Εν μέρει. Ο εντοπισμός του γεγονότος ότι μια περίοδος διατήρησης έχει λήξει και η προετοιμασία εγγράφων για καταστροφή ή ανωνυμοποίηση είναι εύκολο να αυτοματοποιηθούν. Η οριστική απόφαση για την πραγματική καταστροφή παραμένει κάπου στα χέρια ενός ανθρώπου, με μια αιτιολογία γιατί αυτό πρέπει να είναι έτσι.
Τρεις άξονες καθορίζουν την εικόνα: συμμόρφωση, δομή και όγκος.
Η δομή είναι υψηλή. Μια περίοδος διατήρησης είναι κανόνας: ο τύπος εγγράφου X διατηρείται για Y χρόνια, μετά ακολουθεί καταστροφή ή ανωνυμοποίηση. Αυτό είναι ακριβώς το είδος λογικής που μπορεί να εφαρμόσει ένα σύστημα χωρίς ερμηνεία. Ο όγκος είναι μεσαίος: όχι κάθε επιχείρηση έχει καθημερινά χιλιάδες έγγραφα που φτάνουν στην ημερομηνία λήξης, αλλά δεν είναι επίσης περιστασιακή εργασία. Υπάρχει συνεχής ροή φακέλων που περνούν την προθεσμία.
Ο άξονας συμμόρφωσης είναι το σημείο όπου γυρίζει η πλάστιγγα. Αυτός βρίσκεται στο 1, το πιο δυσμενές από τους οκτώ άξονες, και αυτό δεν είναι τυχαίο. Η καταστροφή του λάθος εγγράφου, πολύ πρόωρα ή πολύ αργά, δεν μπορεί να αναστραφεί. Ένας φάκελος πελάτη που εξαφανίζεται πρόωρα ενώ εκκρεμεί ακόμη μια νομική διαφορά είναι πρόβλημα που δεν λύνεται με μια διόρθωση. Ένας φάκελος που εξαφανίζεται με καθυστέρηση μπορεί να αποτελέσει παράβαση του GDPR. Το κόστος σφάλματος βαθμολογείται επίσης χαμηλά: η ζημιά από ένα λάθος δεν είναι οριακή, είναι δυνητικά μη αναστρέψιμη.
Απέναντι σε αυτό στέκονται η δομή, η επαφή με πελάτες, το φυσικό στοιχείο και η δημιουργικότητα, που όλα βαθμολογούνται θετικά για αυτοματοποίηση. Δεν απαιτείται φυσική ενέργεια εκτός από τα έντυπα αρχεία, δεν υπάρχει συζήτηση με πελάτη, και δεν υπάρχει δημιουργική εκτίμηση ανά φάκελο. Στην ουσία, πρόκειται για την εφαρμογή ενός κανόνα σε μεγάλο όγκο δεδομένων. Αυτό είναι ακριβώς σε τι είναι καλό το λογισμικό, αρκεί ο κανόνας ο ίδιος να είναι σωστός και να υπάρχει ανθρώπινη επίβλεψη στο τελικό βήμα.
Ένας υπεύθυνος αρχειοθέτησης σε έναν μεσαίου μεγέθους οργανισμό διαχειρίζεται ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων όπου συγκεντρώνονται προσωπικοί φάκελοι, τιμολόγια και συμβάσεις πελατών. Για τα τιμολόγια ισχύει νόμιμη περίοδος διατήρησης επτά ετών, για φακέλους απορριφθέντων υποψηφίων τέσσερις εβδομάδες, για συμβάσεις συχνά η διάρκεια ισχύος συν κάποια επιπλέον έτη. Ένα σύστημα με κανόνες ανά τύπο εγγράφου μπορεί να εντοπίζει αυτόματα ποια έγγραφα φτάνουν στην προθεσμία και να τα επισημαίνει για ενέργεια. Αυτό απαλλάσσει τον υπεύθυνο αρχειοθέτησης από τη χειροκίνητη αναζήτηση φακέλων ανά ημερομηνία λήξης, κάτι που σε ένα διαρκώς αυξανόμενο αρχείο γίνεται εργασία που απαιτεί όλο και περισσότερο χρόνο.
Το σύστημα δεν πατά το κουμπί από μόνο του. Για την οριστική καταστροφή απαιτείται έλεγχος τεσσάρων ματιών: κάποιος που επιβεβαιώνει ότι το επισημασμένο έγγραφο μπορεί πράγματι να διαγραφεί, και κάποιος άλλος που το ελέγχει. Αυτό το βήμα δεν υπάρχει επειδή δεν εμπιστευόμαστε την τεχνολογία, αλλά επειδή ένας κατεστραμμένος φάκελος δεν μπορεί να ανακτηθεί αν η πολιτική περιόδων διατήρησης έπρεπε να κάνει εξαίρεση, για παράδειγμα λόγω μιας εκκρεμούσας δικαστικής υπόθεσης ή αιτήματος πληροφοριών.
Η τεχνολογία που ταιριάζει εδώ είναι το rpa: λογισμικό που εντοπίζει, επισημαίνει και προετοιμάζει έγγραφα σύμφωνα με σταθερούς κανόνες. Αυτό λειτουργεί όσο υπάρχει μια σταθερή πολιτική περιόδων διατήρησης ανά τύπο εγγράφου. Χωρίς αυτή την πολιτική, κανένα σύστημα δεν έχει σταθερό σημείο αναφοράς, και τότε η αξιολόγηση ανά φάκελο παραμένει ανθρώπινη εργασία. Οι οργανισμοί που έχουν ήδη αυτοματοποιήσει αυτό, συνήθως έχουν πρώτα καθορίσει με συνέπεια τις περιόδους διατήρησής τους ανά κατηγορία εγγράφου, συχνά σε συνδυασμό με τον τρόπο που αρχειοθετούν και κάνουν αναζητήσιμες τις συμβάσεις μέσω ενός συστήματος που αρχειοθετεί τις συμβάσεις και τις διατηρεί αναζητήσιμες. Όποιος δεν έχει ακόμη τακτοποιήσει αυτό, θα πρέπει πρώτα να κάνει αυτό το βήμα προτού η αυτοματοποίηση της καταστροφής γίνει ρεαλιστική.
Σε μια επιχείρηση με μικρό, εύκολα διαχειρίσιμο αρχείο και λίγους τύπους εγγράφων, η διαφορά μεταξύ αυτόματης και χειροκίνητης διαδικασίας είναι περιορισμένη: ένας υπεύθυνος αρχειοθέτησης το είχε ήδη υπό έλεγχο. Σε έναν οργανισμό με χιλιάδες φακέλους, πολλούς τύπους εγγράφων και μεταβαλλόμενες προθεσμίες, ο χειροκίνητος έλεγχος κολλάει στον όγκο, και η αυτόματη επισήμανση γίνεται πιο πολύτιμη. Ο κλάδος παίζει επίσης ρόλο: στην υγειονομική περίθαλψη και τον χρηματοοικονομικό τομέα ισχύουν αυστηρότερες και μερικές φορές διαφορετικές προθεσμίες σε σχέση με άλλους κλάδους, κάτι που απαιτεί πιο ακριβή διαχείριση κανόνων. Αυτό συνδέεται με τον τρόπο που ένα ημερολόγιο συμμόρφωσης με προθεσμίες μπορεί να ενημερώνεται αυτόματα, όπου ισχύει η ίδια λογική σταθερών κανόνων και ανθρώπινης έγκρισης.
Το όριο δεν βρίσκεται στον εντοπισμό, αλλά στην απόφαση. Μόλις ένα έγγραφο αφορά μια εξαίρεση, μια εκκρεμούσα διαφορά, ένα ιδιαίτερο νομικό καθεστώς, απαιτείται κρίση που ένα σύστημα κανόνων δεν διαθέτει. Αυτό είναι το ίδιο όριο που παρατηρείται στην παρακολούθηση ανανεώσεων συμβάσεων και προθεσμιών καταγγελίας, όπου το σύστημα εντοπίζει αλλά ο άνθρωπος αξιολογεί. Όποιος συζητά αυτό το θέμα εντός του δικού του οργανισμού, καλά θα κάνει να εξετάσει επίσης πώς εντάσσεται σε αυτό η συμμετοχή των εργαζομένων, για παράδειγμα μέσω της διαδικασίας ενημέρωσης του συμβουλίου εργαζομένων για τη χρήση AI. Εάν η εισαγωγή τέτοιων συστημάτων επηρεάζει θέσεις ή καθήκοντα εργαζομένων, τότε ισχύουν ξεχωριστές νομικές απαιτήσεις σχετικά με τη συμμετοχή εργαζομένων και την πολιτική προσωπικού, ανεξάρτητα από το τεχνικό ερώτημα τι μπορεί να κάνει ένα σύστημα.
Το κατά πόσο αυτό ισχύει για τον δικό σας οργανισμό εξαρτάται από πόσους τύπους εγγράφων διαχειρίζεστε, πόσο συνεπής είναι ήδη η πολιτική περιόδων διατήρησης που έχετε καθορίσει, και πόσοι φάκελοι φτάνουν στην προθεσμία ανά έτος. Αυτό διαφέρει σημαντικά ανά κλάδο· όποιος θέλει να μάθει πώς αυτού του είδους η αυτοματοποίηση σχετίζεται με άλλες επιχειρησιακές εργασίες, θα βρει μια ευρύτερη εικόνα στην επισκόπηση του τι μπορεί να αναλάβει η AI στον κλάδο των μεταφορών, ως παράδειγμα του πώς οι ίδιοι άξονες εκδηλώνονται σε διαφορετικό πλαίσιο.
Η δωρεάν γρήγορη αξιολόγηση της FTE TO AI αποτελείται από δώδεκα ερωτήσεις, χωρίς λογαριασμό, και δίνει μια ένδειξη για το ποιο μέρος των ωρών στο προφίλ σας μπορεί να αναληφθεί σήμερα από την AI. Η πλήρης αξιολόγηση εργασίας, που αναλύει την εργασία μιας επιχείρησης καθήκον προς καθήκον, βρίσκεται ακόμη υπό κατασκευή.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.