Η σύνταξη ενός τιμολογίου βάσει παρεχόμενων υπηρεσιών ή προϊόντων και η αποστολή του στον πελάτη είναι στις περισσότερες επιχειρήσεις ένα καθήκον με σταθερή πορεία: δεδομένα από το σύστημα πωλήσεων ή υπηρεσιών, ένα πρότυπο, έναν έλεγχο, αποστολή. Αυτή η σταθερή πορεία είναι ακριβώς ο λόγος για τον οποίο αυτό το καθήκον προσφέρεται καλά για αυτοματοποίηση. Το ερώτημα δεν είναι αν η AI μπορεί να δημιουργήσει τιμολόγια -- αυτό συμβαίνει ήδη σε μεγάλη κλίμακα -- αλλά ποιο μέρος της διαδικασίας μπορεί να συνεχίσει χωρίς άνθρωπο, και ποιο μέρος όχι.
Η εργασία είναι έντονα δομημένη: η εισροή (στοιχεία παράδοσης, τιμές, αριθμός πελάτη) και η εκροή (ένα τιμολόγιο σε σταθερή μορφή) είναι καθορισμένες. Χρειάζεται ελάχιστος χώρος κρίσης, καμία φυσική ενέργεια και καμία δημιουργικότητα. Ο όγκος είναι συνήθως υψηλός: επιχειρήσεις με πολλές επαναλαμβανόμενες πωλήσεις ή επαναλαμβανόμενη παροχή υπηρεσιών αποστέλλουν την ίδια δομή τιμολογίου δεκάδες ή εκατοντάδες φορές τον μήνα. Ακριβώς αυτό το είδος επανάληψης, υψηλού όγκου και σταθερής δομής είναι εκεί όπου το λογισμικό για δημιουργία και αποστολή -- συχνά αναφερόμενο ως RPA, robotic process automation -- βρίσκεται ήδη σήμερα. Η σύνδεση μεταξύ συστήματος πωλήσεων και συστήματος τιμολόγησης υπάρχει, το πρότυπο υπάρχει, και το τιμολόγιο αποστέλλεται αυτόματα.
Τρεις άξονες εμποδίζουν την πλήρη ανάληψη αυτού του καθήκοντος. Πρώτον, το κόστος σφαλμάτων: μια λανθασμένη τιμή, ένα λανθασμένο ποσοστό ΦΠΑ ή ένα διπλό τιμολόγιο επηρεάζει άμεσα τη σχέση με τον πελάτη και μπορεί να έχει οικονομικές συνέπειες. Δεύτερον, η επαφή με τον πελάτη: ένα τιμολόγιο είναι μια στιγμή κατά την οποία ο πελάτης βιώνει την επιχείρηση, και αποκλίσεις από μια συμφωνία -- μια έκπτωση που δεν έχει εφαρμοστεί, ένα τιμολόγιο έργου που δεν συμφωνεί με το τι έχει συζητηθεί -- απαιτούν κάποιον που το παρατηρεί πριν αποσταλεί το τιμολόγιο. Τρίτον, η κανονιστική συμμόρφωση: οι κανόνες ΦΠΑ, οι απαιτήσεις τιμολόγησης και μερικές φορές η κλαδική νομοθεσία απαιτούν έλεγχο που δεν ανατίθεται πλήρως σε ένα σύστημα.
Ένα παράδειγμα το κάνει συγκεκριμένο. Μια χονδρική επιχείρηση που παραδίδει σταθερά προϊόντα σε σταθερές τιμές μπορεί να αφήσει ολόκληρη τη διαδικασία τιμολόγησης να τρέχει σχεδόν εντελώς μόνη της: η παραγγελία είναι το τιμολόγιο, το περιθώριο σφάλματος είναι μικρό και ο πελάτης δεν περιμένει τίποτα άλλο από ένα τυπικό έγγραφο. Σε ένα συμβουλευτικό γραφείο που τιμολογεί βάσει ωρών και συμφωνιών έργου, τα πράγματα είναι διαφορετικά: οι συμφωνίες τιμών ποικίλλουν ανά πελάτη, τα έργα ξεφεύγουν μερικές φορές από την αρχική προσφορά, και ένα τιμολόγιο που δεν συμφωνεί με το τι έχει συζητηθεί κοστίζει περισσότερο σε εξηγήσεις και φήμη από τον χρόνο που εξοικονομεί η αυτοματοποίηση. Εκεί παραμένει απαραίτητη μια στιγμή ελέγχου, ακόμα και αν η ίδια η δημιουργία είναι αυτοματοποιημένη.
Σε επιχειρήσεις όπου τα δεδομένα πωλήσεων καταχωρούνται καθαρά και κεντρικά, η δημιουργία και αποστολή τυπικών τιμολογίων είναι συχνά ήδη ένα καθήκον στο οποίο δεν εμπλέκεται πλέον χειρωνακτικά κανένας άνθρωπος. Η μετατόπιση δεν βρίσκεται στο μέλλον αλλά στην προϋπόθεση: μια σωστή σύνδεση μεταξύ συστήματος πωλήσεων και συστήματος τιμολόγησης, και έναν ενσωματωμένο έλεγχο των συμφωνιών τιμών πριν αποσταλεί ένα τιμολόγιο. Όπου αυτά τα δύο στοιχεία είναι σε τάξη, το μερίδιο της ανθρώπινης εργασίας σε αυτό το καθήκον περιορίζεται σε εξαιρέσεις και δειγματοληπτικό έλεγχο. Όπου αυτό δεν είναι σε τάξη -- κατακερματισμένα δεδομένα, χειρωνακτικές προσαρμογές τιμών, πολλή εξατομίκευση ανά πελάτη -- παραμένει σε μεγάλο βαθμό ανθρώπινη εργασία, με την AI ως βοηθητικό εργαλείο για το πρότυπο και όχι ως αντικατάσταση του ελέγχου.
Αυτή η μετατόπιση δεν είναι ανεξάρτητη από την υπόλοιπη οικονομική διαχείριση. Στην πλευρά των αγορών εμφανίζεται ένα ανάλογο μοτίβο στην καταχώρηση τιμολογίων αγορών στο λογιστικό σύστημα και στην παρακολούθηση ημερομηνιών λήξης για έγκαιρη πληρωμή: και εκεί το δομημένο μέρος είναι σε μεγάλο βαθμό αυτοματοποιήσιμο, και η εξαίρεση παραμένει ανθρώπινη εργασία. Και μόλις αποσταλεί, το τιμολόγιο συνδέεται με την επόμενη διαδικασία: η ανάγνωση και αντιστοίχιση τραπεζικών καταστάσεων και η συμφωνία συναλλαγών από παρόχους πληρωμών λειτουργούν με την ίδια λογική δομημένων δεδομένων έναντι χαμηλού κόστους σφαλμάτων. Όποιος εξετάζει την τιμολόγηση ξεχωριστά από την υπόλοιπη ροή χρήματος, χάνει ένα μέρος της εικόνας.
Αυτό δεν είναι συμβουλή για προσωπικό ούτε επιχείρημα για μια απόφαση σχετικά με την αξιοποίηση εργαζομένων. Αν μια μετατόπιση καθηκόντων έχει συνέπειες για θέσεις εργασίας ή συμβάσεις, ισχύουν γι' αυτό δικές της νομικές απαιτήσεις· αυτό το ζήτημα βρίσκεται εκτός αυτής της ανάλυσης. Αυτό που περιγράφεται εδώ είναι μια περιγραφή του ίδιου του καθήκοντος: ποιο μέρος είναι αρκετά δομημένο για ένα σύστημα, και ποιο μέρος απαιτεί μια κρίση που εξακολουθεί να βρίσκεται στα χέρια ενός ανθρώπου.
Το αποτέλεσμα για την τιμολόγηση δεν είναι μοναδικό για αυτό το καθήκον. Πώς αυτή η σχέση μεταξύ συστήματος και ανθρώπου διαφέρει ανά κλάδο, φαίνεται στο τι μπορεί να αναλάβει η AI στο λιανικό εμπόριο, και πώς αυτή η μετατόπιση γίνεται ορατή σε επίπεδο διοίκησης στο ποια εργασία μπορεί να αναλάβει η AI στη διοίκηση.
Αν η τιμολόγηση πωλήσεων στην επιχείρησή σας είναι σε μεγάλο βαθμό αυτοματοποιήσιμη ή παραμένει κυρίως ανθρώπινη εργασία, εξαρτάται από το πόσο καθαρά είναι τα δεδομένα πωλήσεών σας, πόση διαφοροποίηση υπάρχει στις συμφωνίες τιμών και πόσο βαρύνει ένα σφάλμα σε ένα τιμολόγιο στους πελάτες σας. Η δωρεάν σύντομη σάρωση δώδεκα ερωτήσεων, χωρίς λογαριασμό, δίνει μια πρώτη ένδειξη ποιο μέρος των ωρών στο προφίλ σας μπορεί σήμερα να αναλάβει η AI. Η πλήρης σάρωση εργασίας, που αξιολογεί την εργασία της επιχείρησής σας ανά καθήκον σε οκτώ άξονες, βρίσκεται ακόμη υπό κατασκευή.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.