Ne, ne danes. Trenutek sprejema na recepciji, prijava v sistemu za obiskovalce in usmerjanje do prave prostora ali sogovornika skupaj tvorijo nalogo, ki jo AI trenutno ne more prevzeti. Mogoča je dopolnitev v obliki samopostrežnega kioska, vendar je to nekaj drugega kot AI, ki nalogo izvaja.
Jedro te naloge je fizična prisotnost. Obiskovalec, ki odpre vrata, stoji nasproti človeka, ki se odzove, pokaže smer, ga pospremi. AI nima telesa, ki bi stalo za pultom, in nima roke, ki bi pokazala proti dvigalu. To je prvi in najtežji razlog, zakaj ta naloga presega meje avtomatizacije: os fizičnosti dobi oceno 1, in ta ima tu večjo težo kot na primer pri razvrščanju in razdeljevanju prihajajoče pošte, kjer ni potrebna fizična prisotnost pri tretji osebi, temveč fizična obdelava poštnih pošiljk, kar se lažje prevzame s skeniranjem in usmerjanjem.
Drugi razlog je stik s strankami, tudi ocenjen z 1. Obiskovalec, ki vstopi, je pogosto stranka, kandidat za zaposlitev, dobavitelj ali nadzorni organ. Prvi stik, ki ga podjetje vzpostavi s to osebo, je trenutek na recepciji. To ni nevtralen administrativen korak, temveč trenutek predstavitve. Napačen ton, spregledano ime, nejasno usmerjanje: vse to neposredno vpliva na to, kako oseba doživi podjetje. Tovrstno socialno usklajevanje, v živo in brez druge priložnosti, je prav tisto, kjer AI danes še ne zadošča.
Tretja os, ki je odločilna, je prostor za presojo, z oceno 2. Receptor nenehno presoja: ali je ta obiskovalec pričakovan, ali moram najprej poklicati sogovornika, ali velja določen varnostni postopek, ali naj ta oseba prejme priponko ali ne. To so majhne odločitve, ki se sprejemajo drug za drugim, pogosto na podlagi informacij, ki niso zapisane v sistemu, temveč izhajajo iz same situacije.
Strukturiranost dobi oceno 3: sam postopek prijave, torej vnos imena in tiskanje priponke, je precej dobro določen. Obseg je z oceno 4 celo visok: pri podjetju z veliko obiskovalcev se ta naloga izvaja pogosto in ponavljajoče. Stroški napak in skladnost dobijo oceno 3, kar pomeni, da imajo napake običajno omejene posledice, z izjemami pri podjetjih s strogim nadzorom dostopa. Ustvarjalnost dobi oceno 2, kar kaže na to, da je potrebne malo improvizacije, razen pri obravnavi nepričakovanih situacij.
Ta števila sama po sebi zvenijo ugodno za avtomatizacijo, in prav zato je pomembno pogledati, katere osi so odločilne. Naloga z velikim obsegom in strukturiranim procesom je privlačna za avtomatizacijo, vendar če naloge ni mogoče opraviti brez fizične prisotnosti in človeškega stika s strankami, ostaja ta naloga delo za ljudi, ne glede na to, kako predvidljiv je proces, ki stoji za njo.
Premik ni v prevzemu samega sprejema, temveč v tem, kaj se dogaja okoli njega. Sistem za registracijo obiskovalcev, v katerem se zapisujejo podatki, lahko vse več pripravljalnega dela opravi samodejno: povezovanje vnaprej vnesenega sestanka z imenom, samodejno ustvarjanje priponke, ko se nekdo prijavi prek kioska ali aplikacije, pošiljanje obvestila pravemu sogovorniku, brez da bi receptor to moral storiti ročno. To je delno, s človeškim nadzorom: sistem opravi pripravljalno delo, človek na recepciji pa ostaja obraz in vez, ki dejansko sprejema in usmerja.
Pri podjetju brez recepcije, kjer se obiskovalci prijavijo sami preko tablice in sami odidejo do čakalnice, je stvar drugačna. Tam je fizična prisotnost zaposlenega že nadomeščena s kioskom, in to, kar ostane, je naloga, ki je bližje vnosu v programsko opremo kot osebnemu sprejemu. To je drugačna organizacijska ureditev, ne drugačna vrsta AI. Razlika je v tem, koliko dela je že organizirano zunaj človeka, še preden AI stopi v igro.
Ta premik zadeva tudi sorodno delo. Kdor se sprašuje, kako se upravljajo koledarji sodelavcev, naleti na nalogo, ki je bližje čisti obdelavi informacij in zato dobi ugodnejšo oceno. Enako velja za pripravo standardnih pisem in obrazcev, kjer ni potrebna fizična prisotnost niti neposreden stik s strankami. Recepcija sama pa ostaja izjema znotraj nabora nalog receptorja ali office managerja, tudi če se drugi deli te funkcije premikajo.
To ni argument o tem, kdo bi to funkcijo moral ali ne bi smel opravljati. Ali se podjetje odloči za drugačno ureditev dela na recepciji, za manj razpisanih ur ali za prerazporeditev nalog, je odločitev, ki jo sprejme delodajalec in za katero veljajo lastne zakonske zahteve. Ta stran opisuje le, kaj AI danes zmore in ne zmore znotraj te naloge, ne kaj bi podjetje s tem moralo storiti.
Bi radi vedeli, kako se to izraža za celoto funkcij v vašem lastnem podjetju, z nalogami, ki na teh oseh dosežejo ugodnejšo oceno, kot je odgovarjanje na kadrovska vprašanja zaposlenih ali usklajevanje potnih stroškov? Za to je na voljo brezplačen hitri pregled: dvanajst vprašanj, brez računa, z oceno, kolikšen delež ur v tem profilu je danes mogoče prevzeti z AI. Celovita analiza dela, ki delo celotnega podjetja po nalogah preračuna v kapaciteto FTE, je še v pripravi. Za podjetja, ki se želijo strukturno lotiti AI-pismenosti, je na voljo tudi pregled AI-pismenosti kot obveznosti, relevanten za tiste, ki želijo ta premik resno obravnavati.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.