V veliki meri, vendar ne brez vnaprejšnjih dogovorov. Načrtovanje, prestavljanje in reševanje konfliktov v koledarju ene ali več oseb je naloga, ki se dobro prilega AI-agentu, ki samostojno deluje znotraj pravil, ki jih določite, s človeškim nadzorom v trenutkih, ki to zahtevajo. To je drugačen odgovor kot "da, popolnoma avtomatsko", in tudi drugačen kot "ne, to je delo za ljudi". Nahaja se nekje vmes, in kje natančno, je odvisno od tega, kako vaša organizacija ureja sestanke in prioritete.
Tri osi tu določajo izid: prostor za presojo, obseg in strukturiranost.
Obseg je visok. Poslovni asistent, ki upravlja koledarje več vodstvenih delavcev, na povprečen dan obravnava na desetine zahtevkov: nove sestanke, prestavitve, dvojne rezervacije, ki jih je treba razrešiti. To je natanko vrsta ponavljajočega se dela, pri katerem AI-agent sprosti čas, ker so pravila, ki stojijo za dobrim načrtovanjem, v veliki meri mogoče zapisati: kdo ima prednost, kateri termini so nedotakljivi, koliko časa traja pot med lokacijami.
Strukturiranost je povprečna, ocena 3. Koledar je strukturiran sistem s časi, udeleženci in lokacijami, vendar so vnosi okoli tega, denimo e-poštno sporočilo z besedami "lahko tudi četrtek, ampak ne pred enajsto", nestrukturirano besedilo, ki ga je treba najprej prevesti v konkreten predlog. Sodobni jezikovni modeli to znajo prevesti, kar to nalogo razlikuje od stanja pred desetimi leti.
Prostor za presojo je odločilna točka, prav tako ocena 3. Pri enostavnem sestanku med dvema prostima osebama je za presojo malo prostora. Pri konfliktu med rednim sestankom ekipe in zahtevo stranke je stvar drugačna: kdo se umakne, kateri termin je za organizacijo pomembnejši, ali je pri tem, kdo se prestavi, prisotna politična razsežnost. Ta presoja je mogoče avtomatizirati, dokler so pravila prioritiziranja izrecno zapisana. Brez teh pravil se odločitev vrne na človeka.
Fizično delo ne igra vloge, gre povsem za delo za zaslonom, kar pojasnjuje oceno 5. Skladnost prav tako dosega oceno 5: le redko obstajajo zakonske obveznosti, povezane z načrtovanjem sestanka, zato ta ovira odpade.
Ustvarjalnost dosega nizko oceno, 2, in prav to je razlog, da se ta naloga dobro prilega avtomatizaciji: potrebna ni nova zamisel, temveč le pravilna uporaba pravil. Stroški napak dosegajo oceno 3: napačno načrtovan notranji sestanek je mogoče popraviti s telefonskim klicem, vendar spodrsljaj pri sestanku z velikim naročnikom ali na seji uprave stane več. Stik s strankami prav tako dosega oceno 3, kar pomeni, da je del sestankov povsem notranjih, del pa zunanjih, s drugačnim tonom in drugačno občutljivostjo.
Recimo: direktor ima vsak torek zjutraj redni sestanek, stranka pa prosi za pogovor, ki se izvede samo v tem terminu. AI-agent z jasnimi pravili ("pogovori s strankami iz tega segmenta imajo prednost pred notranjimi sestanki, razen pred mesečno sejo uprave") lahko to reši samostojno: prestavi sestanek, obvesti udeležence, predlaga nov termin. Brez tega pravila se agent zatakne pri odločitvi, ki je pravzaprav politične narave, in tedaj je potreben človek, ki odloči.
Pri drugem podjetju, kjer želi direktor sam odločati o prednosti od primera do primera, je ravnovesje drugačno. Takrat je AI-agent generator predlogov, ki ponuja možnosti, ne pa agent, ki samostojno prestavlja termine. Enako velja za VIP sestanke: pogovor z velikim delničarjem ali razgovor za zaposlitev na ravni vodstva pogosteje zahteva pogled človeka, preden se kaj dokončno zapiše ali prestavi.
Pri podjetjih s strogo določeno logiko prioritiziranja in kulturo digitalnih koledarjev upravljanje koledarjev danes že v veliki meri poteka prek agenta, pri čemer človek posreduje le pri izjemah. Pri podjetjih, kjer sestanki potekajo prek ločenih klepetalnih aplikacij in ustnih dogovorov, je to še daleč, ne zato, ker tehnologija tega ne zmore, temveč ker je vnos preveč razpršen, da bi ga bilo mogoče avtomatizirati.
Ta naloga sicer ni ločena od preostalega tajniškega dela. Kdor pogleda upravljanje koledarjev, pogosto naleti na sorodne naloge: rezervacijo sejnih sob in prostorov, sprejem in prijavo obiskovalcev, in pripravo standardnih dopisov in obrazcev. To so ločene naloge z lastnimi ocenami, vendar pogosto delijo iste sisteme in isto vlogo, kar pomeni, da premik pri eni pogosto prinese premik pri drugi. Kdor si želi širši pregled kot le koledar, lahko preveri tudi, kako se spremlja napredek ciljev in projektov, saj se upravljanje koledarjev s tem pogosto prepleta.
To ni kadrovski nasvet in ne argument za odločitev o kateri koli zaposlitvi. Kaj organizacija naredi s sproščenimi urami, je stvar organizacije same; zanjo veljajo lastne zakonske zahteve. Kar je navedeno tukaj, je ocena naloge, ne osebe, ki jo trenutno opravlja.
Zgornje ocene tudi niso natančni odstotki, temveč smer; kako je treba brati oznako, kot je "v veliki meri", in kaj razpon pove in česa ne, je pojasnjeno v tej razlagi o razponih.
Da bi vam kratek preizkus, kako je to pri vaši lastni situaciji, z vašo lastno mešanico notranjih in zunanjih sestankov, vašimi lastnimi pravili prioritiziranja in vašimi lastnimi sistemi, prinesel več kot splošna ocena. Brezplačna hitra analiza podjetja FTE TO AI obsega dvanajst vprašanj, brez računa, in poda oceno, kateri delež ur v tem profilu je danes mogoče prevzeti z AI. Celovita analiza dela, ki delo celotnega podjetja preračuna nalogo za nalogo v FTE kapaciteto, je še v izdelavi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.