Ne, ne danas. Trenutak dočeka na recepciji, prijava u sustavu za posjetitelje i usmjeravanje prema pravoj prostoriji ili osobi za kontakt zajedno čine zadatak koji AI trenutno ne može preuzeti. Moguća je dopuna u obliku samoposlužnog kioska, ali to je nešto drugo od AI-ja koji obavlja zadatak.
Srž ovog zadatka je fizička prisutnost. Posjetitelj koji otvara vrata suočava se s osobom koja reagira, pokazuje, hoda uz njega. AI nema tijelo koje stoji na recepciji ni ruku koja pokazuje prema liftu. To je prvi i najteži razlog zašto ovaj zadatak izlazi iz dosega automatizacije: os fizičkog rada ima ocjenu 1, i to ovdje ima veću težinu nego, na primjer, kod sortiranja i raspodjele dolazne pošte, gdje nije potrebna fizička prisutnost kod treće strane, ali je potrebna fizička obrada poštanskih pošiljaka, što se lakše prepušta skeniranju i usmjeravanju.
Drugi razlog je kontakt s klijentima, također ocjena 1. Posjetitelj koji ulazi često je klijent, kandidat za posao, dobavljač ili inspektor. Prvi kontakt koji tvrtka ima s tom osobom jest trenutak na recepciji. To nije neutralan administrativni korak nego trenutak reprezentacije. Pogrešan ton, propušteno ime, nejasno usmjeravanje: to izravno utječe na to kako osoba doživljava tvrtku. Takva vrsta socijalnog usklađivanja, uživo i bez ponovnog pokušaja, upravo je ono u čemu AI danas ne uspijeva.
Treća os koja je presudna je prostor za prosudbu, s ocjenom 2. Recepcionist neprestano procjenjuje: je li ovaj posjetitelj očekivan, treba li prvo nazvati osobu za kontakt, primjenjuje li se sigurnosna procedura, treba li ova osoba dobiti identifikacijsku kartu ili ne. To su male odluke koje se donose jedna za drugom, često na temelju informacija koje se ne nalaze u sustavu nego u samoj situaciji.
Strukturiranost ima ocjenu 3: sam postupak prijave, s unosom imena i ispisom identifikacijske kartice, relativno je utvrđen. Opseg ima čak visoku ocjenu 4: u tvrtki s velikim protokom posjetitelja ovaj se zadatak obavlja često i opetovano. Trošak pogreške i usklađenost imaju ocjenu 3, što znači da pogreške obično imaju ograničene posljedice, uz iznimke kod tvrtki sa strogom sigurnošću pristupa. Kreativnost ima ocjenu 2, što pokazuje da je potrebno malo improvizacije osim u nošenju s neočekivanim situacijama.
Ove brojke same po sebi zvuče povoljno za automatizaciju, i baš zato je važno pogledati koje osi su presudne. Zadatak s velikim opsegom i strukturiranim procesom privlačan je za automatizaciju, ali ako se zadatak ne može obaviti bez fizičke prisutnosti i ljudskog kontakta s klijentima, taj zadatak ostaje posao za ljude, koliko god predvidljiv bio proces koji stoji u pozadini.
Pomak nije u preuzimanju samog dočeka, nego u onome što se događa oko njega. Sustav za registraciju posjetitelja u kojem se bilježe podaci može sve više automatski obavljati pripremni posao: povezati unaprijed uneseni sastanak s imenom, automatski izraditi identifikacijsku karticu čim se osoba prijavi putem kioska ili aplikacije, poslati obavijest pravoj osobi za kontakt bez da to recepcionist mora ručno raditi. To je djelomično, uz ljudski nadzor: sustav obavlja pripremni posao, a osoba na recepciji ostaje lice i veza koja stvarno dočekuje i usmjerava.
U tvrtki bez recepcije, gdje se posjetitelji sami prijavljuju putem tableta i sami odlaze u čekaonicu, situacija je drugačija. Tamo je fizička prisutnost zaposlenika već zamijenjena kioskom, a što preostaje jest zadatak koji je bliži unosu podataka u softver nego osobnom dočeku. To je drugačije organizacijsko uređenje, a ne drugačija vrsta AI-ja. Razlika je u tome koliko je posla već organizirano izvan čovjeka prije nego AI uđe u sliku.
Ovaj pomak utječe i na povezane poslove. Onaj koji se pita kako se upravlja kalendarima kolega, vidi zadatak koji je bliži čistoj obradi informacija i time bolje ocijenjen. Isto vrijedi za izradu standardnih pisama i obrazaca, gdje nije potrebna fizička prisutnost ni izravan kontakt s klijentima. Sama recepcija ostaje iznimka unutar seta zadataka recepcionista ili office managera, i onda kada se drugi dijelovi te funkcije pomiču.
Ovo nije argument o tome tko bi trebao ili ne bi trebao obavljati ovu funkciju. Odabere li tvrtka drugačije organizirati posao na recepciji, planirati manje sati ili preraspodijeliti zadatke, to je odluka koja pripada poslodavcu i za koju vrijede vlastite zakonske obveze. Ova stranica opisuje samo što AI danas može i ne može unutar ovog zadatka, ne što bi tvrtka s time trebala učiniti.
Želite li znati kako se ovo odražava na cjelinu funkcija u vašoj vlastitoj tvrtki, uz zadatke koji na ovim osima imaju povoljnije ocjene, kao što je odgovaranje na hr-pitanja zaposlenika ili usklađivanje putnih troškova? Za to je dostupan besplatan brzi test: dvanaest pitanja, bez potrebe za računom, s procjenom kojeg dijela sati u tom profilu danas AI može preuzeti. Potpuna analiza posla, koja izračunava rad cijele tvrtke zadatak po zadatak u fte-kapacitet, još je u izradi. Za tvrtke koje strukturno želi raditi na AI pismenosti dostupan je i pregled AI pismenosti kao obveze, relevantan za one koji ovaj pomak žele ozbiljno prihvatiti.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.