Nej, inte idag. Välkomstmomentet vid receptionen, registreringen i besökssystemet och vägledningen till rätt rum eller kontaktperson utgör tillsammans en uppgift som AI för närvarande inte kan ta över. Det finns en möjlig komplettering i form av en självbetjäningskiosk, men det är något annat än att AI utför uppgiften.
Kärnan i denna uppgift är fysisk närvaro. En besökare som öppnar dörren möter en människa som reagerar, pekar, följer med. AI har ingen kropp som står vid receptionen och ingen hand som pekar mot hissen. Det är den första och tyngsta anledningen till att denna uppgift ligger utanför räckhåll för automatisering: axeln fysisk närvaro får poängen 1, och det väger tyngre här än till exempel vid sortering och fördelning av inkommande post, där det inte krävs fysisk närvaro hos en tredje part men väl fysisk hantering av poststycken, något som lättare låter sig tas över av skanning och routning.
Den andra anledningen är kundkontakt, även den en 1. En besökare som kommer in är ofta en kund, jobbsökande, leverantör eller tillsynsmyndighet. Den första kontakten som ett företag har med den personen är ögonblicket vid receptionen. Det är inget neutralt administrativt steg utan ett representationsögonblick. En fel ton, ett missat namn, en otydlig hänvisning: det påverkar direkt hur någon upplever företaget. Den typen av social anpassning, live och utan omtagning, är precis där AI idag brister.
Den tredje axeln som fäller avgörandet är bedömningsutrymme, med en 2. En receptionist bedömer ständigt: är denna besökare förväntad, ska jag ringa kontaktpersonen först, gäller en säkerhetsprocedur, ska denna person få en badge eller inte. Det är små beslut som fattas i följd, ofta baserade på information som inte finns i systemet utan i själva situationen.
Strukturering får poängen 3: själva anmälningsprocessen, att skriva in ett namn och skriva ut en badge, är rimligt fastställd. Volym får till och med en hög poäng, 4: hos ett företag med mycket besökstrafik sker denna uppgift ofta och upprepat. Felkostnader och regelefterlevnad får en 3, vilket innebär att fel oftast har begränsade konsekvenser, med undantag för företag med strikt tillträdesskydd. Kreativitet får en 2, vilket visar att det krävs lite improvisation utöver att hantera oväntade situationer.
Dessa siffror låter i sig gynnsamma för automatisering, och det är just därför det är viktigt att se vilka axlar som fäller avgörandet. En uppgift med hög volym och en strukturerad process är attraktiv för automatisering, men om uppgiften inte kan utföras utan fysisk närvaro och mänsklig kundkontakt förblir den uppgiften mänskligt arbete, oavsett hur förutsägbar processen bakom den är.
Skiftet ligger inte i att ta över mottagandet i sig, utan i vad som sker runt omkring. Besöksregistreringssystemet där uppgifter registreras kan i allt högre grad utföra förberedande arbete automatiskt: koppla ett i förväg inlagt möte till ett namn, skapa en badge automatiskt när någon anmäler sig via en kiosk eller app, skicka ett meddelande till rätt kontaktperson utan att receptionisten behöver göra det manuellt. Det är delvis, med mänsklig tillsyn: systemet gör förarbetet, människan vid receptionen förblir ansiktet och den länk som faktiskt tar emot och vägleder.
Hos ett företag utan reception, där besökare själva anmäler sig via en surfplatta och själva går till ett väntrum, ligger detta annorlunda till. Där har den fysiska närvaron av en medarbetare redan ersatts av en kiosk, och det som återstår är en uppgift som ligger närmare programvaruinmatning än personligt mottagande. Det är en annan organisationsuppbyggnad, inte en annan typ av AI. Skillnaden ligger i hur mycket av arbetet som redan är organiserat utanför människan innan AI kommer in i bilden.
Detta skifte påverkar även närliggande arbete. Den som undrar hur kollegors kalendrar hanteras, ser en uppgift som ligger närmare ren informationsbehandling och därför får en mer gynnsam poäng. Detsamma gäller utformning av standardbrev och formulär, där det inte krävs fysisk närvaro eller direkt kundkontakt. Receptionen i sig förblir ett undantag inom en receptionists eller kontorschefs uppgiftspaket, även om andra delar av den funktionen väl skiftar.
Detta är inget argument om vem som bör eller inte bör utföra denna funktion. Om ett företag väljer att organisera receptionsarbetet annorlunda, schemalägga färre timmar eller omfördela uppgifter är ett val som ligger hos arbetsgivaren och för vilket egna lagstadgade krav gäller. Denna sida beskriver endast vad AI idag klarar och inte klarar inom denna uppgift, inte vad ett företag borde göra med det.
Vill ni veta hur detta slår ut för helheten av funktioner i ert eget företag, med uppgifter som visserligen får en gynnsam poäng på dessa axlar, som besvarande av hr-frågor från medarbetare eller matchning av reseräkningar? För det finns en kostnadsfri snabbanalys tillgänglig: tolv frågor, utan konto, med en indikation på hur stor andel av timmarna i den profilen som idag kan tas över av AI. Den fullständiga arbetsanalysen, som räknar om ett helt företags arbete uppgift för uppgift till fte-kapacitet, är fortfarande under uppbyggnad. För företag som vill arbeta strukturerat med AI-kompetens finns även en översikt över AI-kompetens som skyldighet, relevant för den som vill ta detta skifte på allvar.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.