AI in izpolnjevanje standardnih dokumentov na podlagi predloge

Vprašanje

Administrativni sodelavec ali asistent poslovodstva, ki dnevno izpolnjuje izjave, pogodbe in pisma na podlagi fiksne predloge, opravlja delo, ki na prvi pogled izgleda zelo primerno za AI. Je ponavljajoče, sledi fiksnemu vzorcu, in vnos ponavadi že prihaja iz nekega sistema. Kljub temu odgovor ni preprosto da. Je delno, in kateri del je odvisen od tega, kako je predloga in izvorni podatki v določenem podjetju urejena.

Zakaj je to delno avtomatizirano

Tri osi tukaj določajo izid: strukturiranost, obseg in stroški napak.

Strukturiranost je visoka. Predloga za delovno potrdilo ali standardno pogodbo ima fiksna polja na fiksnih mestih: ime, datum, znesek, funkcija. To je prav tista vrsta besedilnega dela, ki jo AI danes dobro obvladuje, ker je struktura dokumenta že določena in naloga se skrči na pravilno izpolnjevanje polj na podlagi razpoložljivih podatkov.

Obseg je enako ugoden. Podjetja, ki proizvajajo veliko istih dokumentov, agencija za zaposlovanje, ki izdela sto pogodb o zaposlitvi na mesec, občina, ki izdaja isto potrdilo znova in znova, imajo več koristi od poenostavitve tega procesa kot podjetje, ki tak dokument izdela le nekajkrat na leto. Pri nizkem obsegu čas, potreben za ureditev procesa, pogosto ni v sorazmerju s časom, ki ga na koncu prihrani.

Stroški napak so v sredini in prav to je razlog, zakaj to ni popolna prevzem naloge, temveč naloga s človeškim nadzorom. Napačno vnesen znesek v pogodbi, zamenjano ime v izjavi, napačen datum, to niso kozmetične napake. Lahko privedejo do pravne nejasnosti ali do dokumenta, ki ga je treba ponovno izdelati. Zato je potreben trenutek nadzora: AI izpolni, sodelavec potrdi ali zavrne, z razlogom.

Presodni prostor je nizek, kar nalogo dela še bolj primerno za avtomatizacijo: potrebno je malo razlage o tem, kaj mora biti v dokumentu, to je že določeno v predlogi in izvornih podatkih. Ustvarjalnost je skorajda odsotna, in tudi to je v prid AI: nič se ne izmišlja, se izpolnjuje. Skladnost igra vlogo takoj, ko gre za pogodbe ali uradne izjave, kar pomeni, da ostajajo relevantni določeni koraki odobritve, ne glede na to, kdo dokument pripravi.

Primer

Asistent poslovodstva mesečno pripravi deset do dvajset standardnih pisem: potrditve, izjave, kratke prilagoditve pogodb. Podatki so že v kadrovskem sistemu. Tukaj je korak od podatkov do dokumenta dobro avtomatiziran: AI lahko pripravi pismo na podlagi predloge in izvornih podatkov, nato asistent prebere, preveri in pošlje. Čas, ki preostane, ne gre v tipkanje besedila, temveč v njegovo presojanje.

Pri drugem podjetju, kjer se vsaka pogodba pogaja po meri in mora biti vsako pismo nekoliko drugačno po tonu in vsebini, je to drugače. Tam je strukturiranost nižja, presodni prostor večji, in naloga se premika proti ročnemu delu. Ista vrsta dokumenta, pogodba o zaposlitvi, pismo, izjava, je torej lahko v enem podjetju v veliki meri avtomatizirana in v drugem predvsem ročno delo. Razlika ni v vrsti dokumenta, temveč v tem, kako standardizirana je predloga in ali so izvorni podatki že nekje v sistemu, ali jih je treba še iskati ali povpraševati.

Kje to danes že deluje in kje ne

Premik ni v prihodnjem trenutku, ko bo to "pripravljeno". Je že zdaj v vprašanju, ali je organizacija standardizirala svoje predloge in ima svoje izvorne podatke urejene. Podjetje, kjer vsak sodelavec vodi svojo lastno različico pogodbe, s lastnim oblikovanjem in lastnimi variantami, ne more preprosto prepustiti tega procesa AI, tudi ne delno. Podjetje z eno določeno predlogo na vrsto dokumenta in podatki, ki se že vodijo strukturirano, je v drugačnem položaju.

To delo izpolnjevanja dokumentov je pogosto povezano z drugimi administrativnimi nalogami, ki se dogajajo v isti pisarni. Kdor pogleda, kako se dohodni papirni arhiv digitalizira in naredi iskljiv, pogosto vidi isto vprašanje, ki se vrača: ali so podatki že strukturirani, ali jih je treba prej pridobiti iz papirja. Tudi razvrščanje in razdeljevanje dohodne pošte se dotika te teme, ker je veliko standardnih pisem odziv na nekaj, kar prihaja. In način, kako se splošni e-poštni nabiralnik triažira, pogosto določa, katere dokumente je treba sploh pripraviti, in na podlagi katerih podatkov.

O kadrovskih posledicah tega premika se ne izrekamo: če so sproščene ure razlog za odločitev o kadrih, zanje veljajo lastne zakonske zahteve, ločeno od te analize.

Kaj lahko storite zdaj

Ali to za vašo organizacijo pomeni majhen ali bistven del administrativnih ur, je odvisno od tega, koliko vaših dokumentov že temelji na fiksnih predlogah in koliko izvornih podatkov je že v sistemu namesto na papirju ali razpršenih po posameznih datotekah. To je od podjetja do podjetja različno, in prav zato splošna izjava tukaj ne zadostuje.