Nu, nu astăzi. Momentul de bun venit la recepție, înregistrarea în sistemul de vizitatori și îndrumarea către încăperea sau persoana de contact potrivită formează împreună o sarcină pe care AI nu o poate prelua în acest moment. Este posibilă o completare sub forma unui chioșc de auto-service, dar asta este altceva decât AI care execută sarcina.
esența acestei sarcini este prezența fizică. Un vizitator care deschide ușa se află în fața unei persoane care reacționează, arată, merge alături. AI nu are un corp care să stea la recepție și nici o mână care să arate spre lift. Aceasta este primul și cel mai important motiv pentru care această sarcină se află în afara ariei de automatizare: axa fizică primește un scor de 1, iar acest lucru cântărește aici mai mult decât, de exemplu, la sortarea și distribuirea corespondenței primite, unde nu este necesară prezența fizică lângă un terț, dar este necesară procesarea fizică a corespondenței, ceva ce se lasă mai ușor preluat prin scanare și direcționare.
Al doilea motiv este contactul cu clienții, tot un 1. Un vizitator care intră este adesea un client, un candidat, un furnizor sau un organism de control. Primul contact pe care o companie îl are cu acea persoană este momentul de la recepție. Acesta nu este un pas administrativ neutru, ci un moment de reprezentare. Un ton greșit, un nume ratat, o îndrumare neclară: acestea influențează direct modul în care cineva percepe compania. Acest tip de adaptare socială, în direct și fără o a doua șansă, este exact locul unde AI este astăzi deficitar.
A treia axă care înclină balanța este marja de apreciere, cu un 2. Un recepționer evaluează în permanență: este acest vizitator așteptat, trebuie să sun mai întâi persoana de contact, se aplică o procedură de securitate, trebuie această persoană să primească o legitimație sau nu. Acestea sunt mici decizii luate una după alta, adesea pe baza unor informații care nu se află în sistem, ci în situația în sine.
Gradul de structurare primește un scor de 3: procesul de înregistrare în sine, cu introducerea unui nume și tipărirea unei legitimații, este relativ bine stabilit. Volumul are chiar un scor ridicat de 4: la o companie cu mult trafic de vizitatori, această sarcină are loc frecvent și repetat. Costurile erorilor și conformitatea primesc un scor de 3, ceea ce înseamnă că erorile au de obicei consecințe limitate, cu excepții la companiile cu securitate strictă a accesului. Creativitatea primește un scor de 2, ceea ce indică faptul că este nevoie de puțină improvizație, în afară de gestionarea situațiilor neașteptate.
Aceste cifre sună favorabil în sine pentru automatizare, și tocmai de aceea este important să analizăm care axe înclină balanța. O sarcină cu volum ridicat și un proces structurat este atractivă pentru automatizare, dar dacă sarcina nu poate fi realizată fără prezență fizică și contact uman cu clientul, ea rămâne muncă umană, indiferent cât de previzibil este procesul din spate.
Schimbarea nu constă în preluarea primirii în sine, ci în ceea ce se întâmplă în jurul ei. Sistemul de înregistrare a vizitatorilor în care se consemnează datele poate face din ce în ce mai multă muncă pregătitoare în mod automat: cuplarea unei programări introduse în prealabil cu un nume, crearea automată a unei legitimații de îndată ce cineva se înregistrează printr-un chioșc sau o aplicație, trimiterea unei notificări către persoana de contact potrivită fără ca recepționerul să trebuiască să facă asta manual. Aceasta este parțial automatizare, cu supraveghere umană: sistemul face munca pregătitoare, omul de la recepție rămâne fața și veriga care primește și îndrumă efectiv.
La o companie fără recepție, unde vizitatorii se înregistrează singuri printr-o tabletă și merg singuri într-o sală de așteptare, situația este diferită. Acolo, prezența fizică a unui angajat a fost deja înlocuită cu un chioșc, iar ceea ce rămâne este o sarcină mai apropiată de introducerea de date în software decât de primirea personală. Aceasta este o organizare diferită, nu un alt tip de AI. Diferența constă în cât de mult din muncă este deja organizată în afara omului înainte ca AI să intre în scenă.
Această schimbare afectează și munca adiacentă. Cine se întreabă cum sunt gestionate agendele colegilor vede o sarcină mai apropiată de prelucrarea pură a informațiilor și care, prin urmare, primește un scor mai favorabil. Același lucru este valabil pentru redactarea scrisorilor și formularelor standard, unde nu este necesară nici prezența fizică, nici contactul direct cu clientul. Recepția rămâne o excepție în cadrul pachetului de sarcini al unui recepționer sau office manager, chiar dacă alte părți ale acelei funcții suferă totuși schimbări.
Aceasta nu este o afirmație despre cine ar trebui sau nu să exercite această funcție. Dacă o companie alege să organizeze diferit munca de la recepție, să programeze mai puține ore sau să redistribuie sarcinile, este o alegere care aparține angajatorului și pentru care se aplică cerințe legale proprii. Această pagină descrie doar ce poate și ce nu poate face AI astăzi în cadrul acestei sarcini, nu ce ar trebui să facă o companie cu aceste informații.
Doriți să știți cum se traduce acest lucru pentru ansamblul funcțiilor din propria companie, cu sarcini care obțin scoruri favorabile pe aceste axe, cum ar fi răspunsul la întrebările de resurse umane ale angajaților sau potrivirea decontărilor de cheltuieli de călătorie? Pentru asta este disponibil un quickscan gratuit: douăsprezece întrebări, fără cont, cu o indicație privind ce parte din orele acelui profil poate fi preluată astăzi de AI. Scanarea completă a muncii, care calculează munca unei întregi companii sarcină cu sarcină în capacitate exprimată în fte, este încă în construcție. Pentru companiile care doresc să abordeze structural alfabetizarea în domeniul AI, există și o prezentare generală a alfabetizării AI ca obligație, relevantă pentru cei care doresc să abordeze serios această schimbare.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.