Razvrščanje in razdeljevanje fizične pošte in paketov danes ni naloga, ki jo prevzema AI. Pošto je treba dvigniti, razpakirati, fizično premakniti in odložiti v predal ali na mizo. Za to ne obstaja algoritem. Kar lahko pomaga, je razpoznavanje slike, ki prebere naslovnika na ovojnici in predlaga, kateri oddelek jo naj prejme. To je pomoč pri miselnem delu, ne pri samem delu.
Tri osi tu določajo sliko: fizičnost, strukturiranost in obseg.
Fizičnost je z oceno 1 kar najnižja mogoča. Naloga v veliki meri obsega ročna opravila: sprejemanje paketov pri vratih, odpiranje škatel, premikanje kupov papirja. Dokler sistem nima rok, to ostaja človeško opravilo, ne glede na to, kako pametna je programska opremaza njim.
Strukturiranost dosega oceno 3. Branje imena in oddelka na ovojnici je sama po sebi predvidljiv korak, primerljiv s triažiranjem splošnega e-poštnega predala. Postane nepredvidljivo, ko ovojnica nima jasnega naslovnika, ime je napačno napisano, ali je nekdo pred dvema letoma zamenjal oddelek, ne da bi poštna soba to vedela. Takrat je potrebna oseba, ki poznamo poznavanje konteksta podjetja.
Obseg dosega oceno 4: v povprečni pisarni prihaja dnevno prepoznaven, ponavljajoč se tok pošte. Visok in ponavljajoč se obseg je sicer navadno ugoden za avtomatizacijo, vendar tu fizična narava dela premaga to ponavljanje.
Ovojnica prispe brez imena, naslovljena le na »Finančni oddelek«. Človeški razvrščevalec ve, da tok računov od nedavnega prihaja k novemu sodelavcu, in odloži ovojnico na pravo mizo. Sistem, ki bere le besedilo, te nedavne spremembe ne pozna in nima načina, da bi povprašal o njej. Prostor za presojo je tu z oceno 2 nizek, vendar prav ta majhen delček prostora je tisti, kjer nastane napaka, če nihče ne spremlja dogajanja.
Stroški napak dosegajo oceno 4. Napačno dostavljeno pismo s pogodbo, sodnim pozivom ali medicinskimi podatki ni majhna napaka. Skladnost dosega oceno 3: nekateri poštni dokumenti sodijo pod obveznost hrambe ali zaupnost, in napačna pot lahko to takoj krši. To ni razlog za razporejanje kogarkoli na podlagi tega pregleda; za odločitve, ki vplivajo na delo zaposlenih, veljajo lastne zakonske zahteve, ki tu niso obravnavane.
Stik s strankami dosega oceno 5, kar je opazno visoko za administrativno nalogo. Pošta, ki prihaja od strank, dobaviteljev ali institucij, je pogosto prvi fizični stik v odnosu. Paket, ki tri dni leži na napačnem oddelku, je za prejemnika konkreten, občuten problem, tudi če je napaka majhna.
Te ocene veljajo za pisarniško okolje z rednim papirnim tokom pošte. Pri podjetju, ki deluje skoraj popolnoma digitalno in prejme le peščico pisem na teden, je naloga tako majhna, da avtomatizacija ni smiselna, ne glede na tehnične zmožnosti. Pri podjetju z veliko, standardizirano poštno sobo in opremo za skeniranje, ki prihajajočo pošto takoj digitalizira, se delo premakne: fizično razvrščanje takrat nadomesti digitalno usmerjanje, kar je dejansko druga naloga z drugim profilom, bližje digitalizaciji in odpiranju papirnega arhiva. Fizično ravnanje z odpiranjem in skeniranjem ostaja delo za ljudi, vendar razdeljevanje po tem lahko poteka večinoma avtomatsko.
Vprašanje o AI v poštni sobi le redko zadeva pošto samo, temveč vse, kar je okoli nje. Standardna pisma in obrazce, ki se obdelujejo iz pošte, je pogosto lažje avtomatizirati, kar je razvidno pri pripravi standardnih pisem in obrazcev. Tudi naloge, ki so blizu vlogi office managerja, kot je upravljanje koledarjev sodelavcev ali rezervacija sejnih prostorov in objektov, se premikajo hitreje kot fizično ravnanje, ker tam niso potrebne roke, le odločitve znotraj sistema.
Ta razlika je rdeča nit: ne vsak drobec administrativnega dela se spreminja z enakim tempom. Delo, ki poteka izključno na zaslonu, se premika hitreje kot delo, ki potrebuje telo. Poštna soba je s tem jasen primer, kje je danes ta meja, ne zato, ker tehnologija ne obstaja, temveč ker je naloga sama po sebi fizične narave.
Če želite videti, kako je to za vašo organizacijo, ni koristno gledati le to eno nalogo, temveč celoto nalog, ki sodijo v vašo office ali administrativno funkcijo. Brezplačni hitri pregled podjetja FTE TO AI obsega dvanajst vprašanj, ne zahteva računa in poda oceno, kolikšen delež ur v tem profilu je danes mogoče prevzeti z AI. Celovit pregled dela, ki delo celotnega podjetja razčleni na naloge z izračunom FTE po nalogi, je še v izdelavi in tukaj še ni na voljo.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.