Delno. Knjiženje in usklajevanje prispelega računa z naročilom in prevzemnico je v veliki meri mogoče avtomatizirati, vendar ne popolnoma in ne brez človeškega nadzora. Naloga je sestavljena iz prepoznavnega, ponavljajočega se dela, ki ga AI danes že obvlada, in manjšega dela, kjer je pregled človeka še vedno potreben. Ta zadnji del ni zgolj formalnost: gre za denar, ki zapušča podjetje, in za pravila, ki jim mora računovodstvo zadostiti.
Nabavni račun je v večini podjetij strukturiran dokument: fiksen vzorec dobavitelja, številke računa, zneska, DDV-ja in postavk, ki ustrezajo naročilu. Ta strukturiranost, v kombinaciji z visokim obsegom, naredi to natanko tisto vrsto naloge, pri kateri se je AI izkazal. Pri stotinah ali tisočih računov na mesec je dobiček na račun majhen, vendar je vsota v sproščenih urah znatna. Prav tako ni potrebnega stika s stranko niti fizičnega opravila: gre za obdelavo besedila v ERP-okolju ali sistemu za skeniranje računov, in to je natanko vrsta dela, v kateri je AI danes dober.
Primer: račun stalnega dobavitelja za sto kosov artikla X, z zneskom, ki ustreza naročilu, in prevzemnico, ki potrjuje dobavo. Sistem prepozna dobavitelja in kode artiklov, uskladi tri dokumente in pripravi račun za plačilo. Noben človek ni bil potreben, dokler se plačilo ne predloži v potrditev.
Tri osi ohranjajo to pri "delno": skladnost, stroški napak in prostor za presojo. Račun, ki se ne ujema — odstopajoč znesek, manjkajoča prevzemnica, nov dobavitelj brez zapisanih dogovorov — zahteva presojo, ki presega prepoznavanje vzorcev. Zakaj je znesek drugačen? Je to napaka, sprememba cene, ki ni bila izvedena, ali upravičen pribitek? To je vprašanje z razlogom v ozadju, in ta razlog mora nekdo lahko potrditi ali zavrniti.
Temu se pridruži vidik skladnosti: računovodstvo mora biti pravilno, tudi za naknadno preverjanje, in napaka v evidenci upnikov stane več kot čas, potreben za njeno odpravo. Pri odstopanjih torej os stroškov napak ni dovolj nizka, da bi tveganje prepustili le sistemu. To je tudi razlog, zakaj je to drugače kot na primer registracija prevzemnice v sistemu, kjer so finančne posledice, neposredno vezane na dejanje, manjše.
Tehnologija, ki to omogoča, je prepoznavanje besedila: OCR, ki prebere račun in izvleče podatke, povezan s sistemom za usklajevanje, ki naročilo, prevzemnico in račun postavi drug ob drugega. Kakovost tega prepoznavanja določa, kolikšen delež poteka samodejno. Pri čistem naboru podatkov — stalni dobavitelji, digitalni računi, dosledne številke naročil — je delež samodejno obdelanega dela visok. Pri veliko občasnih dobaviteljih, papirnih računih ali odstopajočih formatih je ta delež precej nižji, in delo se premakne od "AI to opravi" k "AI opravi pripravljalno delo, človek presoja izjeme".
Izid je močno odvisen od tega, kako standardizirano je nabavno poslovanje. Podjetje z majhnim številom stalnih dobaviteljev in strogo disciplino naročilnic — vsako naročilo vnaprej zapisano — lahko velik del računov usklajuje samodejno. Podjetje z veliko enkratnimi nakupi, ustnimi dogovori ali dobavitelji, ki račune dostavljajo na spremenljive načine, ostane z veliko več izjemami, ki jih mora pregledati človek. Prav tako vpliva ureditev sosednjih procesov: če so naročila pri dobaviteljih že strukturirano vnesena v sistem, je usklajevanje ob prejemu računa enostavnejše kot takrat, ko te informacije manjkajo ali so nepopolne.
To ni kadrovski nasvet in ne podlaga za odločitev o delovnem mestu ali zaposlenem. Vprašanje tukaj je, kateri del dela je glede na vsebino naloge primeren za avtomatizacijo, ne kaj organizacija s tem izidom naredi na področju kadrovske politike. Za odločitve, ki vplivajo na delovno razmerje, veljajo lastne zakonske zahteve; več o tem, kako se uporaba AI in zaščita delavcev povezujeta, najdete na strani o uredbi o AI in vaših delavcih. Kdor želi širše razumeti, kako se ta premik dogaja v pisarniškem delu, to najde v pregledu kaj lahko AI prevzame v poslovnih storitvah.
Da bi videli, kako se to izteče za vaš lastni proces upravljanja obveznosti do dobaviteljev, je treba pogledati delež standardiziranih računov, kakovost povezave z naročilnicami in obravnavo napak, ki že danes obstaja. Brezplačni hitri pregled podjetja FTE TO AI ponuja prvo usmeritev pri tem: dvanajst vprašanj, brez računa, z oceno, kateri delež ur v profilu, kot je ta, je danes mogoče prevzeti z AI. Celovita delovna analiza, ki to izračuna do ravni posamezne naloge za celotno podjetje, je še v pripravi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.