Transformarea unei cereri de achiziție aprobate într-o comandă oficială este una dintre sarcinile în care automatizarea a pătruns deja mult. Nu pentru că AI ar înțelege aici ceva deosebit, ci pentru că sarcina în sine lasă puțin loc pentru înțelegere. Cererea este deja aprobată, furnizorul este stabilit, formatul comenzii este fixat. Ce rămâne este: preluarea datelor, generarea unui document, trimiterea acestuia, înregistrarea în ERP. Este genul de muncă pentru care regulile sunt suficiente și pentru care nu este nevoie de o apreciere asupra a ceea ce ar trebui, de fapt, comandat.
Trei axe determină aici imaginea. Gradul de structurare este ridicat: intrarea este univocă, ieșirea este un document fix, nu este necesară interpretarea unor formulări vagi sau a unor informații incomplete. Volumul este ridicat: companiile cu o dimensiune cât de cât considerabilă plasează zeci până la sute de comenzi pe săptămână, adesea cu aceiași pași. Iar marja de apreciere este limitată, întrucât decizia de a comanda a fost deja luată de persoana care a aprobat cererea. Ce rămâne este execuția, nu luarea deciziei.
În schimb, contactul cu clienții și acțiunile fizice joacă un rol aproape inexistent, ceea ce ușurează lucrurile: nu există nimeni pe care comanda trebuie să-l convingă, și nu există nimic care trebuie deplasat fizic pentru a finaliza sarcina. Creativitatea este practic absentă, ceea ce este logic pentru o sarcină care, prin definiție, este repetabilă. Costurile erorilor și conformitatea se situează la mijloc: o cantitate comandată greșit sau un număr de furnizor eronat costă bani și timp pentru a fi corectate, iar în cazul achizițiilor reglementate (de exemplu, substanțe periculoase sau componente certificate) se aplică cerințe suplimentare. Acesta este motivul pentru care supravegherea umană rămâne, în practică, de obicei prezentă, chiar și atunci când execuția este automatizată.
Tehnologia care poate face față acestei sarcini nu este AI generativă în sensul scrierii de texte sau al creării de imagini, ci RPA: robotic process automation. Un sistem care citește cererea aprobată, transferă datele într-un format de comandă, generează documentul și îl trimite furnizorului, iar apoi înscrie statusul înapoi în ERP. Acest lucru funcționează bine atâta timp cât sunt îndeplinite două condiții: există un format de comandă fix, iar fluxul de aprobare este conectat la sistemul care generează comanda. Fără această conectare, un om rămâne veriga dintre aprobare și execuție, iar cea mai mare parte a orei eliberate se pierde din nou.
Aceasta nu este deci o sarcină în care AI decide singur ce se comandă. Această decizie — cât, de la cine, în ce condiții — se află la nivelul cererii de achiziție care este deja aprobată. Sarcina care este preluată aici este pasul administrativ ulterior: de la cerere la comandă, fără ca un om să trebuiască să retranscrie manual acest lucru.
Într-o companie cu un singur sistem ERP, un număr limitat de furnizori fixi și un format standardizat de comandă, această sarcină poate fi astăzi deja automatizată în mare parte. Într-o companie care comandă prin e-mailuri separate, telefonic sau cu formate variabile, situația este diferită: în acest caz trebuie mai întâi standardizat înainte ca automatizarea să aducă vreun beneficiu. De asemenea, joacă un rol și natura a ceea ce se achiziționează. Rechizitele de birou standard sau materiile prime obișnuite se automatizează cu facilitate; comenzile personalizate cu specificații negociate per ordine necesită mai des supravegherea unui om.
Această sarcină nu este nici izolată de restul procesului de achiziție. Ceea ce se întâmplă înainte de plasarea comenzii — modul în care sunt monitorizate nivelurile de stoc pentru a determina dacă este necesară o reaprovizionare — determină, în parte, câte comenzi se generează și cât de previzibil este acest volum. Iar ceea ce se întâmplă după plasare, cum ar fi întocmirea documentelor de transport pentru livrare sau prelucrarea facturilor de achiziție care rezultă din comandă, face parte din același lanț de pași administrativi care se lasă bine automatizat de îndată ce sistemele sunt conectate între ele.
Aceasta nu este o apreciere a ceea ce ar trebui să facă o companie cu orele eliberate și nu este un argument pro sau contra unei decizii de personal. Dacă automatizarea acestei sarcini are consecințe asupra funcțiilor sau asupra structurii de personal, se aplică cerințele legale proprii privind dreptul muncii și participarea angajaților; aceasta este o altă chestiune decât întrebarea dacă sarcina în sine poate fi preluată din punct de vedere tehnic.
Dacă această sarcină are în propria dumneavoastră organizație profilul descris depinde de configurarea sistemului ERP, de numărul de furnizori și de măsura în care formatele de comandă sunt deja fixate. O primă indicație globală o oferă quickscan-ul gratuit: douăsprezece întrebări, fără cont, cu o indicație privind proporția orelor din acest tip de muncă ce pot fi preluate astăzi de AI. Scanarea completă a activității, care descompune munca unei întregi companii în sarcini și calculează pentru fiecare sarcină echivalentul în capacitate de fte, este încă în curs de dezvoltare.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.