Apstiprināta iepirkuma pieprasījuma pārvēršana oficiālā pasūtījumā ir viens no uzdevumiem, kur automatizācija jau ir tālu iedziļinājusies. Nevis tāpēc, ka MI šeit saprot kaut ko īpašu, bet tāpēc, ka pats uzdevums atstāj maz vietas saprašanai. Pieprasījums jau ir apstiprināts, piegādātājs ir noteikts, pasūtījuma formāts ir noteikts. Kas paliek: datu pārņemšana, dokumenta ģenerēšana, nosūtīšana, reģistrēšana ERP sistēmā. Tas ir tāda veida darbs, kuram pietiek ar noteikumiem un kuram nav vajadzīgs spriedums par to, kas īstenībā būtu jāpasūta.
Trīs asis šeit nosaka ainu. Strukturētība ir augsta: ievade ir viennozīmīga, izvade ir fiksēts dokuments, nav nepieciešama neskaidru formulējumu vai nepilnīgas informācijas interpretācija. Apjoms ir liels: uzņēmumi ar zināmu lielumu izvieto desmitiem līdz simtiem pasūtījumu nedēļā, bieži ar tām pašām darbībām. Un sprieduma telpa ir ierobežota, jo lēmums pasūtīt jau ir pieņemts tā, kurš apstiprināja pieprasījumu. Kas paliek, ir izpilde, nevis lēmumu pieņemšana.
Tai pretstatā klientu kontakti un fiziskas darbības šeit gandrīz nespēlē lomu, kas atvieglo situāciju: nav neviena, kurš būtu jāpārliecina par pasūtījumu, un nav nekā, kas fiziski būtu jāpārvieto, lai uzdevumu pabeigtu. Radošums praktiski nav klātesošs, kas ir loģiski uzdevumam, kas pēc definīcijas ir atkārtojams. Kļūdu izmaksas un atbilstība atrodas vidū: nepareizi pasūtīts daudzums vai kļūdains piegādātāja numurs izmaksā naudu un laiku, lai to labotu, un regulēta iepirkuma gadījumā (piemēram, bīstamas vielas vai sertificētas detaļas) attiecas papildu prasības. Tas ir iemesls, kāpēc cilvēka uzraudzība praksē lielākoties saglabājas, arī ja izpilde ir automatizēta.
Tehnoloģija, kas spēj tikt galā ar šo uzdevumu, nav ģeneratīvais MI teksta rakstīšanas vai attēlu veidošanas nozīmē, bet gan RPA: robotizēta procesu automatizācija. Sistēma, kas nolasa apstiprināto pieprasījumu, pārnes datus uz pasūtījuma formātu, izveido dokumentu un nosūta to piegādātājam, un ieraksta statusu atpakaļ ERP sistēmā. Tas labi darbojas, kamēr ir spēkā divi nosacījumi: pastāv fiksēts pasūtījuma formāts, un apstiprināšanas plūsma ir savienota ar sistēmu, kas ģenerē pasūtījumu. Bez šī savienojuma cilvēks paliek tiltu starp apstiprināšanu un izpildi, un lielākā daļa atbrīvotās stundas atkal pazūd.
Tātad šis nav uzdevums, kurā MI pats izlemj, kas jāpasūta. Šis lēmums — cik daudz, no kā, ar kādiem nosacījumiem — ir iepirkuma pieprasījuma ziņā, kas jau ir apstiprināts. Uzdevums, kas šeit tiek pārņemts, ir nākamais administratīvais solis: no pieprasījuma līdz pasūtījuma dokumentam, bez tā, ka cilvēkam tas manuāli jāpārraksta.
Uzņēmumā ar vienu ERP sistēmu, ierobežotu skaitu fiksētu piegādātāju un standartizētu pasūtījuma formātu šo uzdevumu jau šodien lielākoties var automatizēt. Uzņēmumā, kas pasūta caur atsevišķiem e-pastiem, pa telefonu vai ar mainīgiem formātiem, situācija ir citāda: tur vispirms jāstandartizē, pirms automatizācija kaut ko dod. Nozīme ir arī tam, kas tiek iepirkts. Standarta biroja piederumus vai regulārus izejmateriālus ir viegli automatizēt; pasūtījuma pēc pasūtījuma apspriestas specifikācijas prasa biežāk cilvēku, kas seko līdzi.
Šis uzdevums arī nepastāv atsevišķi no pārējā iepirkuma procesa. Tas, kas notiek pirms pasūtījuma izvietošanas — kā tiek sekots krājumu līmeņiem, lai noteiktu, vai nepieciešams papildu pasūtījums — līdzdarbojas nosakot, cik pasūtījumu rodas un cik prognozējams ir šis apjoms. Un tas, kas notiek pēc izvietošanas, piemēram, kravas dokumentu sagatavošana piegādei vai iepirkuma rēķinu apstrāde, kas seko pasūtījumam, pieder pie tās pašas administratīvo soļu ķēdes, kuru var labi automatizēt, tiklīdz sistēmas ir savienotas.
Tas nav novērtējums par to, ko uzņēmumam vajadzētu darīt ar atbrīvotajām stundām, un nav arguments par vai pret personāla lēmumu. Ja šī uzdevuma automatizācija ietekmē amatus vai personāla sastāvu, tad attiecas pašas darba tiesību un līdzdalības tiesību prasības; tas ir cits jautājums nekā tas, vai pats uzdevums ir tehniski pārņemams.
Vai šim uzdevumam jūsu organizācijā ir aprakstītais profils, ir atkarīgs no jūsu ERP iestatījumiem, piegādātāju skaita un tā, cik lielā mērā pasūtījuma formāti jau ir noteikti. Vispārēju sākotnējo norādi sniedz bezmaksas ātrā pārbaude: divpadsmit jautājumi, bez konta, ar norādi, kāda daļa stundu šāda veida darbā šodien ir pārņemama ar MI. Pilnā darba analīze, kas sadala visa uzņēmuma darbu uzdevumos un katram uzdevumam aprēķina slodzes vienību ietekmi, vēl tiek izstrādāta.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.