Parțial. Înregistrarea și potrivirea unei facturi primite cu comanda și bonul de recepție se pot automatiza în mare măsură, dar nu complet și nu fără supraveghere umană. Sarcina constă dintr-o parte recognoscibilă și repetabilă pe care AI o poate gestiona deja astăzi, și o parte mai mică pentru care rămâne necesar controlul uman. Această ultimă parte nu este opțională: este vorba despre bani care ies din companie și despre reguli cărora o contabilitate trebuie să le respecte.
O factură de achiziție este, în majoritatea companiilor, un document structurat: un tipar fix de furnizor, număr de factură, sumă, TVA și linii care corespund unei comenzi. Această structură, combinată cu un volum ridicat, face din aceasta exact tipul de sarcină la care AI și-a dovedit valoarea. La sute sau mii de facturi pe lună, câștigul per factură este mic, dar suma orelor eliberate este considerabilă. De asemenea, nu este nevoie de contact cu clientul și nici de vreo acțiune fizică: este vorba de prelucrare de text într-un mediu ERP sau într-un sistem de scanare a facturilor, iar acesta este exact tipul de muncă la care AI se descurcă bine astăzi.
Un exemplu: o factură de la un furnizor fix pentru o sută de bucăți din articolul X, cu o sumă care corespunde comenzii și un bon de recepție care confirmă livrarea. Sistemul recunoaște furnizorul și codurile articolelor, potrivește cele trei documente și pregătește factura pentru plată. Niciun om nu a trebuit să se uite la aceasta până când plata este prezentată spre aprobare.
Trei axe mențin acest lucru la nivel de "parțial": conformitatea, costul erorilor și marja de judecată. O factură care nu se potrivește — o sumă diferită, un bon de recepție lipsă, un furnizor nou fără acorduri stabilite — necesită o evaluare care depășește recunoașterea de tipare. De ce este suma diferită? Este o greșeală, o modificare de preț care nu a fost implementată sau o suprataxă justificată? Aceasta este o întrebare cu un motiv în spate, iar acel motiv trebuie să poată fi aprobat sau respins de cineva.
La aceasta se adaugă aspectul de conformitate: o contabilitate trebuie să fie corectă, verificabilă și ulterior, iar o eroare în administrarea creditorilor costă mai mult decât timpul necesar pentru a o corecta. În cazul abaterilor, axa costului erorilor nu este suficient de scăzută pentru a lăsa riscul exclusiv pe seama unui sistem. Acesta este și motivul pentru care situația diferă, de exemplu, de înregistrarea unui bon de recepție în sistem, unde acțiunea are consecințe financiare directe mai mici.
Tehnologia care face acest lucru posibil este recunoașterea de text: OCR care citește o factură și extrage date, cuplat cu un sistem de potrivire care alătură comanda, bonul de recepție și factura. Calitatea acestei recunoașteri determină cât de mult trece automat. La un set de date curat — furnizori fixi, facturi digitale, numere de comandă consistente — partea procesată automat este ridicată. La mulți furnizori ocazionali, facturi pe hârtie sau formate variate, aceasta este considerabil mai scăzută, iar munca se mută de la "AI o face" la "AI face munca pregătitoare, un om evaluează excepția".
Rezultatul depinde puternic de gradul de standardizare al achizițiilor. O companie cu un număr mic de furnizori fixi și o disciplină strictă privind comenzile (PO) — fiecare comandă înregistrată în prealabil — poate lăsa o mare parte din facturi să fie potrivite automat. O companie cu multe achiziții unice, acorduri verbale sau furnizori care livrează facturi în moduri variabile păstrează mult mai multe excepții pe care un om trebuie să le evalueze. Contează și modul în care sunt organizate procesele conexe: dacă comenzile plasate la furnizori sunt deja structurate în sistem, potrivirea la sosirea facturii este mai simplă decât atunci când această informație lipsește sau este incompletă.
Aceasta nu este consiliere de personal și nici o justificare pentru o decizie privind o funcție sau un angajat. Întrebarea aici este ce parte din muncă, ca și conținut al sarcinilor, este pretabilă la automatizare, nu ce face o organizație cu acest rezultat în politica de personal. Pentru deciziile care afectează relația de muncă se aplică cerințe legale proprii; mai multe despre modul în care utilizarea AI și protecția angajaților se întâlnesc găsiți pe pagina despre Regulamentul AI și angajații dumneavoastră. Cine dorește să afle mai general cum apare această schimbare în munca de birou găsește acest lucru în prezentarea generală despre ce poate prelua AI în serviciile pentru afaceri.
Pentru a vedea cum se aplică acest lucru propriului dumneavoastră proces de creditori, este necesar să analizați ponderea facturilor standardizate, calitatea legăturii cu comenzile (PO) și gestionarea erorilor care există deja astăzi. Scanarea rapidă gratuită de la FTE TO AI oferă o primă orientare în acest sens: douăsprezece întrebări, fără cont, cu o indicație privind ce parte din ore, într-un profil ca acesta, poate fi preluată astăzi de AI. Scanarea completă a activității, care calculează acest lucru la nivel de sarcină pentru o companie întreagă, este încă în construcție.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.