Een goedgekeurde inkoopaanvraag omzetten in een officiële bestelling is een van de taken waar automatisering al ver is doorgedrongen. Niet omdat AI hier iets bijzonders begrijpt, maar omdat de taak zelf weinig te begrijpen overlaat. De aanvraag is al goedgekeurd, de leverancier staat vast, het format van de bestelling staat vast. Wat overblijft is: gegevens overnemen, een document genereren, versturen, vastleggen in het ERP. Dat is het soort werk waarvoor regels volstaan en waarvoor geen oordeel nodig is over wat er eigenlijk besteld zou moeten worden.
Drie assen bepalen hier het beeld. De gestructureerdheid is hoog: de invoer is eenduidig, de uitvoer is een vast document, er is geen interpretatie nodig van vage bewoordingen of onvolledige informatie. Het volume is hoog: bedrijven met een beetje omvang plaatsen tientallen tot honderden bestellingen per week, vaak met dezelfde stappen. En de oordeelsruimte is beperkt, want het besluit om te bestellen is al genomen door degene die de aanvraag goedkeurde. Wat overblijft is uitvoering, niet besluitvorming.
Daar staat tegenover dat klantcontact en fysieke handelingen nauwelijks een rol spelen, wat het makkelijker maakt: er is niemand die de bestelling moet overtuigen, en er is niets dat fysiek verplaatst moet worden om de taak te voltooien. Creativiteit is vrijwel afwezig, wat logisch is voor een taak die per definitie herhaalbaar is. Foutkosten en compliance liggen in het midden: een verkeerd bestelde hoeveelheid of een fout leverancienummer kost geld en tijd om te herstellen, en bij gereguleerde inkoop (denk aan gevaarlijke stoffen of gecertificeerde onderdelen) gelden aanvullende eisen. Dat is de reden dat menselijk toezicht in de praktijk meestal blijft bestaan, ook als de uitvoering geautomatiseerd is.
De techniek die deze taak aankan is niet generatieve AI in de zin van tekst schrijven of beelden maken, maar RPA: robotic process automation. Een systeem dat de goedgekeurde aanvraag uitleest, de gegevens overzet naar een bestelformat, het document aanmaakt en verstuurt naar de leverancier, en de status terugschrijft in het ERP. Dat werkt goed zolang twee voorwaarden gelden: er is een vast bestelformat, en de goedkeuringsflow is gekoppeld aan het systeem dat de bestelling genereert. Zonder die koppeling blijft een mens de brug vormen tussen goedkeuring en uitvoering, en verdwijnt het grootste deel van het vrijgespeelde uur weer.
Dit is dus geen taak waarbij AI zelf beslist wat besteld wordt. Die beslissing — hoeveel, bij wie, tegen welke voorwaarden — ligt bij de inkoopaanvraag die al is goedgekeurd. De taak die hier wordt overgenomen is de administratieve stap erna: van aanvraag naar bestelbon, zonder dat een mens dat handmatig moet overtypen.
Bij een bedrijf met één ERP-systeem, een beperkt aantal vaste leveranciers en een gestandaardiseerd bestelformat is deze taak vandaag al grotendeels te automatiseren. Bij een bedrijf dat via losse e-mails, telefonisch of met wisselende formats bestelt, ligt dat anders: dan moet er eerst gestandaardiseerd worden voordat automatisering iets oplevert. Ook de aard van wat wordt ingekocht speelt mee. Standaard kantoorbenodigdheden of reguliere grondstoffen laten zich makkelijk automatiseren; maatwerkbestellingen met onderhandelde specificaties per order vragen vaker om een mens die meekijkt.
Deze taak staat ook niet los van de rest van het inkoopproces. Wat er gebeurt voordat de bestelling wordt geplaatst — hoe voorraadniveaus worden gevolgd om te bepalen of bijbestellen nodig is — bepaalt mede hoeveel bestellingen er ontstaan en hoe voorspelbaar dat volume is. En wat er na plaatsing gebeurt, zoals het opstellen van vrachtdocumenten voor de aflevering of het verwerken van de inkoopfacturen die volgen op de bestelling, hoort bij dezelfde keten van administratieve stappen die zich goed laat automatiseren zodra de systemen op elkaar aansluiten.
Dit is geen inschatting van wat een bedrijf met vrijgekomen uren zou moeten doen, en geen argument voor of tegen een personeelsbesluit. Als automatisering van deze taak gevolgen heeft voor functies of formatie, gelden daarvoor de eigen wettelijke vereisten rond arbeidsrecht en medezeggenschap; dat is een ander vraagstuk dan de vraag of de taak zelf technisch overneembaar is.
Of deze taak in uw eigen organisatie het beschreven profiel heeft, hangt af van uw ERP-inrichting, het aantal leveranciers en de mate waarin bestelformats al vaststaan. Een globale eerste indicatie geeft de gratis quickscan: twaalf vragen, zonder account, met een indicatie welk deel van de uren in dit soort werk vandaag door AI is over te nemen. De volledige werkscan, die het werk van een heel bedrijf in taken uiteenlegt en per taak doorrekent naar fte-capaciteit, is nog in aanbouw.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.