În mare măsură, da. Corelarea tranzacțiilor bancare cu pozițiile deschise este exact tipul de activitate pentru care este croită potrivirea automatizată: o structură fixă, volume mari și o eroare care de regulă se poate remedia rapid. Acolo unde legătura bancară este activă și regulile de potrivire sunt clare, este vorba deja astăzi despre o muncă umană preluată în mare parte de software, cu un angajat care se ocupă de excepțiile rămase.
Un extras bancar este un fișier structurat: câmpuri fixe pentru sumă, dată, contul contrapartid și descriere. O poziție deschisă din contabilitate are același tip de câmpuri. Potrivirea este atunci în mare măsură o chestiune de a compara suma și referința, iar aceasta este o sarcină care se desfășoară după reguli, nu o sarcină care necesită o evaluare nouă de la caz la caz. La aceasta se adaugă faptul că volumul este adesea mare: o companie cu sute sau mii de tranzacții pe lună are mult de câștigat de pe urma unui proces care nu se oprește pentru o pauză de cafea.
Costurile erorilor se situează la mijloc. O corelare greșită nu afectează direct un client și rareori duce la o amendă, dar poate face ca o contabilitate să pară corectă pe hârtie în timp ce realitatea este alta. De aceea rămâne necesar controlul, nu pentru că tehnologia nu face față, ci pentru că o singură nepotrivire se arată abia mai târziu, de exemplu la o reconciliere de la sfârșitul lunii.
O tranzacție de 1.240 de euro cu descrierea „factura 20345” este corelată automat cu poziția deschisă care are acel număr de factură și acea sumă. Acest lucru decurge fără erori atâta timp cât suma și referința coincid. Dacă apare o plată parțială, o sumă rotunjită sau o descriere fără numărul facturii, potrivirea automată se blochează și un angajat trebuie să evalueze care poziție se potrivește. Aceasta este exact distincția dintre ceea ce gestionează un sistem și ceea ce rămâne pentru un om: nu pentru că este dificil, ci pentru că lipsește datul necesar pentru a aplica regula.
Tehnologia care gestionează astăzi această muncă poate fi caracterizată drept rpa: software care recunoaște, compară și corelează tranzacții după reguli fixe. Nu este un sistem cu auto-învățare care estimează singur ce se potrivește probabil; este o executare a unor acorduri stabilite în prealabil. Aceasta înseamnă și că calitatea rezultatului depinde de calitatea acelor acorduri, nu de inteligența software-ului.
Două condiții prealabile determină dacă acest lucru funcționează la o companie. În primul rând, o legătură bancară activă: fără livrarea automatizată a extraselor în contabilitate, nu există nimic de potrivit. În al doilea rând, reguli de potrivire clare: cu cât acordul privind ce constituie o potrivire este mai univoc, cu atât rămâne mai puțin pentru un angajat. Dacă lipsește una dintre acestea, munca se deplasează automat înapoi către controlul manual, iar aceasta nu este atunci un deficit al tehnologiei, ci al modului în care a fost organizată în prealabil.
La o companie care lucrează prin mai mulți furnizori de plăți pe lângă bancă, situația este ușor diferită: atunci contează și modul în care este organizată reconcilierea tranzacțiilor de la furnizorii de plăți, căci aceasta nu rezultă automat dintr-o legătură bancară. Iar la o companie unde apar multe plăți parțiale sau referințe divergente, ponderea muncii manuale rămâne mai mare decât la o companie cu fluxuri de plăți fixe și ușor de recunoscut.
Această sarcină ilustrează un tipar valabil mai larg: munca ce se desfășoară după reguli și apare în volum mare se deplasează mai degrabă către software decât munca ce necesită o evaluare de la caz la caz. Același tipar îl regăsim la înregistrarea facturilor de achiziție în sistemul contabil și la monitorizarea termenelor de scadență ale facturilor de achiziție pentru o plată la timp, ambele fiind sarcini cu o structură fixă și repetitivitate. La o companie unde aceleași procese sunt mai puțin standardizate, această deplasare se desfășoară mai lent, nu pentru că AI poate face mai puțin acolo, ci pentru că baza pentru aceasta trebuie încă pusă.
Ceea ce rămâne nu este întâmplător: este partea în care este necesară o evaluare care nu se încadrează într-o regulă. Cine dorește să clarifice acest lucru pentru propria administrație, ar face bine să analizeze și întocmirea listei de poziții deschise pentru debitori și creditori, căci aceste două sarcini sunt adesea legate în practică.
Acesta nu este un sfat de personal și nici o fundamentare pentru o decizie privind funcții sau schema de personal. Ceea ce face o organizație cu capacitatea eliberată ține de organizația însăși. Dacă apare o întrebare legată de participarea angajaților la reorganizarea acestui tip de procese, se aplică cerințe legale proprii pentru aceasta; a se vedea când este de competența consiliului de întreprindere.
Dacă această deplasare a ajuns deja atât de departe în contabilitatea dumneavoastră depinde de legătura dumneavoastră bancară și de claritatea regulilor de potrivire. Aceasta diferă de la o companie la alta, iar o afirmație fără a cunoaște aceste date nu este mai mult decât o presupunere. Scanarea rapidă gratuită de la FTE TO AI oferă o primă indicație în acest sens: douăsprezece întrebări, fără cont, cu o indicație privind ce parte din orele din acest profil poate fi preluată astăzi de AI. Scanarea completă a activității, care analizează în acest fel munca întregii dumneavoastră companii, este încă în curs de dezvoltare.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.