Converter um pedido de compra aprovado numa encomenda oficial é uma das tarefas onde a automatização já penetrou bastante. Não porque a IA compreenda aqui algo especial, mas porque a própria tarefa deixa pouco espaço para compreensão. O pedido já está aprovado, o fornecedor está definido, o formato da encomenda está definido. O que resta é: retomar dados, gerar um documento, enviar, registar no ERP. Este é o tipo de trabalho para o qual regras bastam e para o qual não é necessário nenhum julgamento sobre o que efetivamente deveria ser encomendado.
Três eixos determinam aqui o quadro. O grau de estruturação é elevado: a entrada é inequívoca, a saída é um documento fixo, não é necessária interpretação de formulações vagas ou informação incompleta. O volume é elevado: empresas com alguma dimensão colocam dezenas a centenas de encomendas por semana, muitas vezes com os mesmos passos. E a margem de julgamento é limitada, pois a decisão de encomendar já foi tomada por quem aprovou o pedido. O que resta é execução, não tomada de decisão.
Em contrapartida, o contacto com clientes e as ações físicas praticamente não têm papel, o que facilita as coisas: não há ninguém que precise de ser convencido a fazer a encomenda, e nada precisa de ser fisicamente deslocado para concluir a tarefa. A criatividade está praticamente ausente, o que é lógico para uma tarefa que, por definição, é repetível. Os custos de erro e a conformidade situam-se num nível intermédio: uma quantidade errada encomendada ou um número de fornecedor incorreto custa dinheiro e tempo a corrigir, e em compras reguladas (pense em substâncias perigosas ou peças certificadas) aplicam-se exigências adicionais. É por isso que, na prática, a supervisão humana geralmente continua a existir, mesmo quando a execução está automatizada.
A técnica que consegue lidar com esta tarefa não é a IA generativa no sentido de escrever texto ou criar imagens, mas sim RPA: automatização robótica de processos. Um sistema que lê o pedido aprovado, transfere os dados para um formato de encomenda, cria o documento e envia-o ao fornecedor, e regista o estado de volta no ERP. Isto funciona bem enquanto se verificarem duas condições: existe um formato de encomenda fixo, e o fluxo de aprovação está ligado ao sistema que gera a encomenda. Sem essa ligação, uma pessoa continua a fazer a ponte entre a aprovação e a execução, e desaparece a maior parte da hora libertada.
Esta não é, portanto, uma tarefa em que a IA decide por si o que é encomendado. Essa decisão — quanto, a quem, em que condições — está no pedido de compra que já foi aprovado. A tarefa que aqui é assumida é o passo administrativo posterior: do pedido à nota de encomenda, sem que uma pessoa tenha de a transcrever manualmente.
Numa empresa com um único sistema ERP, um número limitado de fornecedores fixos e um formato de encomenda padronizado, esta tarefa já é hoje em grande parte automatizável. Numa empresa que encomenda através de e-mails soltos, por telefone ou com formatos variáveis, a situação é diferente: então é preciso primeiro padronizar antes que a automatização traga algum resultado. A natureza do que é comprado também tem influência. Material de escritório padrão ou matérias-primas regulares deixam-se automatizar facilmente; encomendas personalizadas com especificações negociadas por encomenda exigem mais frequentemente uma pessoa a acompanhar.
Esta tarefa também não está isolada do resto do processo de compras. O que acontece antes de a encomenda ser colocada — como os níveis de stock são acompanhados para determinar se é necessário reabastecer — determina, em parte, quantas encomendas surgem e quão previsível é esse volume. E o que acontece depois de colocada, como a elaboração de documentos de transporte para a entrega ou o processamento das faturas de compra que se seguem à encomenda, pertence à mesma cadeia de passos administrativos que se deixa automatizar bem quando os sistemas se ligam entre si.
Isto não é uma avaliação sobre o que uma empresa deveria fazer com as horas libertadas, nem um argumento a favor ou contra uma decisão de pessoal. Se a automatização desta tarefa tiver consequências para funções ou quadros de pessoal, aplicam-se os requisitos legais próprios em matéria de direito do trabalho e participação dos trabalhadores; isso é uma questão diferente da questão de saber se a própria tarefa é tecnicamente substituível.
Se esta tarefa tem, na sua própria organização, o perfil descrito, depende da configuração do seu ERP, do número de fornecedores e da medida em que os formatos de encomenda já estão definidos. Uma primeira indicação global é dada pela quickscan gratuita: doze perguntas, sem conta, com uma indicação de que parte das horas neste tipo de trabalho pode hoje ser assumida pela IA. A análise de trabalho completa, que decompõe o trabalho de uma empresa inteira em tarefas e calcula, por tarefa, a capacidade em fte, está ainda em construção.
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