Un calendar de conformitate constă din două părți care sunt adesea văzute ca o singură sarcină, dar nu sunt. Există ținerea unei evidențe a termenelor-limită: notificări, rapoarte, inspecții, cu datele și repetările lor. Și există semnalarea și escaladarea atunci când un termen-limită se apropie. A doua parte este în mare măsură automatizabilă. Prima parte — a ști exact care obligații există, când acestea se modifică și pentru care parte a organizației se aplică — necesită încă un om care să țină lista la zi și să o verifice.
Sarcina obține un scor ridicat la gradul de structurare: un termen-limită are o formă fixă (dată, subiect, responsabil, consecință în caz de nerespectare), și acesta este exact tipul de model la care sistemele se pricep. Volumul este de obicei și el suficient de mare pentru a face automatizarea profitabilă: o companie cu mai multe sedii, autorizații sau certificări poate avea rapid zeci până la sute de termene-limită recurente.
Dar costul erorilor și sensibilitatea privind conformitatea sunt amândouă evaluate ca fiind scăzute în aprecierea noastră, ceea ce înseamnă aici: risc ridicat în caz de eroare. Un termen-limită de raportare ratat poate însemna o amendă, o autorizație suspendată sau o problemă de răspundere. Acesta este motivul pentru care AI semnalează și escaladează aici, dar nu decide de sine stătător că un termen-limită expiră, a fost mutat sau nu mai este relevant. Această evaluare motivată — aprobare sau respingere — rămâne în sarcina responsabilului de conformitate sau a managerului de birou.
O companie de producție cu obligație periodică de inspecție a utilajelor poate lăsa un sistem să țină evidența momentului în care trebuie să aibă loc următoarea inspecție și să trimită automat o notificare responsabilului, cu o reamintire în cazul în care nu se acționează. Aceasta este partea care funcționează deja astăzi cu rpa: reguli fixe, declanșatori fixi, fără nevoie de interpretare. Dar dacă s-a adăugat o nouă obligație legală de la ultimul control, sau dacă o inspecție trebuie să aibă loc mai frecvent din cauza unei modificări legislative, sistemul nu semnalează acest lucru de sine stătător. Cineva trebuie să continue să alimenteze și să verifice lista sursă.
La o companie cu un număr limitat și stabil de obligații — de exemplu o singură declarație fiscală anuală și un audit ISO fix — diferența dintre automatizare și muncă manuală este mică: calendarul se poate configura rapid și rămâne stabil pe termen lung. La o companie care operează în mai multe țări, sectoare sau cu autorizații variabile, ținerea la zi a listei sursă în sine devine o sarcină substanțială, iar raportul dintre automatizare și muncă umană se deplasează către mai multă supraveghere.
Condiția de bază rămâne mereu aceeași: o listă completă și actualizată de obligații, și un proces de escaladare care ajunge efectiv la o persoană care poate acționa. Fără aceste două elemente, un calendar automatizat este un calendar care arată termene-limită care nu mai sunt corecte — ceea ce poate fi mai rău decât absența unui sistem.
Calendarul de conformitate stă rareori de sine stătător. Companiile care țin evidența obligațiilor se confruntă adesea și cu organizarea și evidența formărilor obligatorii de conformitate, unde se aplică aceeași separare între semnalarea celor care trebuie să urmeze o formare și evaluarea dacă conținutul este încă actual. De asemenea, monitorizarea reînnoirilor de contracte și a termenelor de reziliere se bazează pe o logică similară: date fixe, semnalare automată, evaluare umană în caz de îndoială. Și pentru că termenele-limită provin adesea din contracte în curs, este relevant modul în care contractele sunt redactate și cum, după încheiere, sunt arhivate și făcute căutabile — un calendar este la fel de bun ca documentele pe care se bazează.
Schimbarea nu se referă la dispariția funcției de conformitate, ci la distribuția timpului în cadrul acestei funcții. În timp ce un manager de birou petrece în prezent o parte din săptămână căutând manual termene-limită în foi de calcul și căsuțe de email, acest timp se deplasează către verificarea termenelor-limită semnalate și menținerea la zi a listei sursă. La companiile cu multe obligații legale și un volum ridicat de date recurente, această schimbare este deja vizibilă; la companiile cu un set limitat și stabil de obligații, automatizarea este mai puțin profitabilă și rămâne în mare parte muncă manuală, nu pentru că nu ar fi posibil, ci pentru că configurarea costă mai mult timp decât economisește.
Cu privire la deciziile de personal care ar putea rezulta din aceasta, nu ne pronunțăm: pentru acestea se aplică cerințe legale proprii, independente de întrebarea care parte a muncii poate fi preluată din punct de vedere tehnic.
Dacă calendarul de conformitate din organizația dumneavoastră poate fi automatizat într-o măsură mare sau doar mică depinde de numărul de obligații, stabilitatea acestora și de modul în care este deja organizată escaladarea. Scanarea rapidă gratuită de la FTE TO AI constă din douăsprezece întrebări, fără cont, și oferă o indicație privind partea din orele din acest tip de profil care poate fi preluată astăzi de AI. Scanarea completă de lucru, care descompune activitatea unei întregi companii în sarcini și calculează pentru fiecare sarcină capacitatea în fte, este încă în construcție.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.