Întocmirea documentelor de transport constă în crearea CMR-urilor, borderourilor de livrare și a altor documente de expediere necesare pentru a pune o expediție în transport. La un colaborator logistic sau expeditor, acest lucru se face de obicei într-un sistem TMS sau ERP, pe baza datelor de comandă deja înregistrate. Întrebarea nu este dacă acest lucru poate fi vreodată automatizat, ci ce este posibil deja astăzi.
Trei axe determină aici imaginea: gradul de structurare, volumul și conformitatea (compliance).
Gradul de structurare are un scor ridicat. Un CMR urmează un format fix, un borderou de livrare urmează un format fix, iar datele care trebuie să apară în ele -- expeditor, destinatar, numărul de colete, greutate, numărul de referință -- se află deja în sistemul de comenzi. Nu este nevoie de text, doar de preluarea și plasarea datelor. Este exact munca pentru care a fost creată automatizarea bazată pe reguli (RPA): extragerea datelor din sistemul A și introducerea lor în câmpurile corecte din sistemul B sau într-un șablon de document.
Volumul întărește acest lucru. La fiecare expediție, acest proces trebuie repetat, ceea ce înseamnă că un mic avantaj de timp per document se multiplică pe sute sau mii de expediții pe lună. Unde volumul este ridicat și munca se repetă, șansa ca automatizarea să se amortizeze este cea mai mare.
Conformitatea are un scor mai mic, de 2, și aici acest lucru chiar ajută: un CMR este un document legal cu câmpuri obligatorii fixe. Există puțin loc de interpretare privind ce trebuie să conțină, ceea ce face mai facilă verificarea corectitudinii rezultatului decât în cazul documentelor unde trebuie evaluat singur ce este conform.
Spațiul de judecată se situează la 4, iar acest lucru nuanțează imediat imaginea. Nu fiecare expediție este standard. O substanță periculoasă, o destinație vamală excepțională, un client cu o condiție de livrare diferită: acestea necesită o verificare care merge dincolo de simpla preluare a datelor. Cine configurează automatizarea aici fără a recunoaște aceste excepții riscă ca documentele eronate să părăsească la fel de rapid ușa ca cele corecte.
Costurile erorilor, la 3, se leagă de acest lucru. Un CMR greșit poate duce la refuzarea unei expediții, un borderou greșit la o livrare eronată la client. Nu este catastrofal, dar nici de neglijat. De aceea, configurarea cea mai practică astăzi nu este preluarea completă, ci generarea automată cu o privire umană asupra abaterilor: sistemul întocmește documentul, un angajat aprobă sau respinge ceea ce se abate de la modelul standard.
Creativitatea are un scor de 1, ceea ce este logic: nu este nimic de formulat sau de conceput, doar de structurat. Acest lucru face sarcina potrivită pentru automatizare, dar înseamnă și că există puțin spațiu pentru a lucra mai inteligent cu ajutorul modelelor lingvistice AI. Aceasta este muncă de reguli, nu muncă de redactare.
Tehnologia care se potrivește aici este RPA: software care preia date și compune documente conform unor reguli fixe. Nu este vorba de AI generativ care produce text liber, ci de un script care extrage datele de comandă din TMS sau ERP și le plasează în formatul de document corect. Acest lucru funcționează atât timp cât sunt îndeplinite două condiții: formatele documentelor sunt standardizate, iar există o conexiune cu datele de comandă. Fără această conexiune, cineva va continua să tasteze manual, iar fără un format standard, structura trebuie regândită pentru fiecare excepție.
La o companie care trimite în principal expediții standard în interiorul UE, cu un număr limitat de clienți și condiții de livrare fixe, preluarea este mare: aproape toate documentele urmează același model. La un expeditor care lucrează internațional cu cerințe vamale variabile, substanțe periculoase și acorduri specifice clienților, ponderea muncii care poate fi automatizată este mai mică, iar o parte mai mare rămâne la angajatul care recunoaște excepțiile.
Această dependență de standardizare este aceeași logică care se aplică la procesarea facturilor de achiziție și la înregistrarea unei recepții în sistem: cu cât sursa este mai structurată, cu atât partea care poate fi realizată fără intervenție umană este mai mare. Mai încolo în procesul logistic, situația este din nou diferită, cum este cazul la alocarea locațiilor de depozitare sau la picking-ul și împachetarea mărfurilor, unde acțiunile fizice stabilesc o altă limită.
Aceasta nu este o afirmație despre cine efectuează astăzi această sarcină sau ar trebui să continue să o efectueze. Ce face o organizație cu orele eliberate nu face parte din această analiză; deciziile care afectează personalul au propriile cerințe legale și nu ar trebui evaluate aici.
Cele opt axe utilizate aici -- de la gradul de structurare la conformitate -- formează baza fixă a fiecărei evaluări a sarcinilor. Modul exact în care funcționează această evaluare este explicat pe o pagină dedicată, pentru cei care doresc să vadă de unde provin scorurile. Pentru cei care doresc o privire mai amplă decât această singură sarcină: ce muncă din domeniul logisticii poate fi preluată de AI oferă o imagine de ansamblu în acest sens.
Pentru documentele de transport se aplică: partea structurată, cu volum ridicat, se pretează pentru întocmirea automată, iar excepțiile necesită încă o privire de control. Cât din fluxul dumneavoastră de documente se încadrează în prima parte și cât în a doua diferă de la o companie la alta și depinde de gradul de uniformitate al expedițiilor dumneavoastră.
Scanarea rapidă gratuită oferă o primă indicație în acest sens: douăsprezece întrebări, fără cont, cu o estimare a părții din orele din profilul dumneavoastră care poate fi preluată astăzi de AI. Scanarea completă a activității, care descompune munca unei întregi companii în sarcini și o calculează în capacitate de fte, este încă în construcție.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.