Heaks kiidetud ostutaotluse muutmine ametlikuks tellimuseks on üks neist ülesannetest, kuhu automatiseerimine on juba sügavalt jõudnud. Mitte sellepärast, et AI mõistaks siin midagi erilist, vaid sellepärast, et ülesanne ise jätab mõistmiseks vähe ruumi. Taotlus on juba heaks kiidetud, tarnija on kindel, tellimuse vorming on kindel. Alles jääb: andmete ülekandmine, dokumendi loomine, saatmine, ERP-süsteemis registreerimine. See on selline töö, kus reeglid on piisavad ja kus ei ole vaja hinnangut selle kohta, mida tegelikult tellida tuleks.
Siin määravad pildi kolm telge. Struktureeritus on kõrge: sisend on üheselt mõistetav, väljund on kindel dokument, ei ole vaja tõlgendada ebamääraseid sõnastusi või puudulikku infot. Mahtu on palju: mõnevõrra suuremad ettevõtted esitavad kümneid kuni sadu tellimusi nädalas, tihti samade sammudega. Ja otsustamisruumi on piiratud, sest otsus tellida on juba tehtud selle poolt, kes taotluse heaks kiitis. Alles jääb täitmine, mitte otsustamine.
Seevastu kliendikontakt ja füüsilised tegevused mängivad siin peaaegu rolli, mis muudab asja lihtsamaks: ei ole kedagi, keda tellimuse osas veenda tuleks, ja ei ole midagi, mida ülesande täitmiseks füüsiliselt liigutama peaks. Loovust on peaaegu üldse mitte, mis on loogiline ülesande puhul, mis on definitsiooni järgi korratav. Veakulud ja vastavusnõuded jäävad keskele: valesti tellitud kogus või vale tarnijanumber maksab raha ja aega, et see korrigeerida, ning reguleeritud hankevaldkonnas (näiteks ohtlikud ained või sertifitseeritud osad) kehtivad täiendavad nõuded. Sellepärast jääb praktikas inimlik järelevalve enamasti alles, ka kui täitmine on automatiseeritud.
Tehnoloogia, mis selle ülesandega toime tuleb, ei ole generatiivne AI teksti kirjutamise või kujutiste loomise tähenduses, vaid RPA: robotic process automation. Süsteem, mis loeb heaks kiidetud taotluse, kannab andmed üle tellimuse vormingusse, loob dokumendi ja saadab selle tarnijale ning kirjutab staatuse tagasi ERP-süsteemi. See toimib hästi, kui kaks tingimust on täidetud: on olemas kindel tellimuse vorming ja heakskiitmise voog on ühendatud süsteemiga, mis tellimuse loob. Ilma selle ühenduseta jääb inimene sillaks heakskiidu ja täitmise vahel, ning suurem osa vabanenud tunnist kaob uuesti.
See ei ole seega ülesanne, kus AI ise otsustab, mida tellida. See otsus — kui palju, kellelt, mis tingimustel — kuulub juba heaks kiidetud ostutaotluse juurde. Ülesanne, mis siin üle võetakse, on järgnev administratiivne samm: taotlusest tellimuseni, ilma et inimene peaks seda käsitsi ümber kirjutama.
Ühe ERP-süsteemiga ettevõttes, kus on piiratud arv kindlaid tarnijaid ja standardiseeritud tellimuse vorming, on see ülesanne täna juba suures osas automatiseeritav. Ettevõttes, kus tellitakse üksikute e-kirjade, telefoni teel või erinevate vormingutega, on lugu teine: seal peab enne standardimine toimuma, enne kui automatiseerimine midagi annab. Samuti mängib rolli, mida ostetakse. Standardsed kontoritarbed või tavapärased tooraine tarned laseb kergesti automatiseerida; tellimused, kus iga tellimuse spetsifikatsioonid on eraldi kokku lepitud, vajavad tihedamini inimest, kes kaasa vaatab.
See ülesanne ei ole ka eraldiseisev ülejäänud hankeprotsessist. See, mis toimub enne tellimuse esitamist — kuidas laoseisu jälgitakse, et hinnata, kas juurdetellimine on vajalik — mõjutab osaliselt, kui palju tellimusi tekib ja kui prognoositav see maht on. Ja see, mis toimub pärast esitamist, näiteks saatedokumentide koostamine tarnimiseks või tellimusele järgnevate ostuarvete töötlemine, kuulub samasse administratiivsete sammude ahelasse, mis laseb ennast hästi automatiseerida, kui süsteemid omavahel ühenduses on.
See ei ole hinnang sellele, mida ettevõte peaks vabanenud tundidega tegema, ja ka ei ole see argument personaliotsuse poolt või vastu. Kui selle ülesande automatiseerimine mõjutab ametikohti või koosseisu, kehtivad selle kohta iseseisvad tööõiguse ja kaasotsustamise õiguslikud nõuded; see on teine küsimus kui see, kas ülesanne ise on tehniliselt üle võetav.
Kas see ülesanne teie organisatsioonis vastab kirjeldatud profiilile, sõltub teie ERP-süsteemi seadistusest, tarnijate arvust ja sellest, mil määral tellimuse vormingud on juba kindlaks määratud. Esmase üldise hinnangu annab tasuta kiirtest: kaksteist küsimust, ilma kontot loomata, koos hinnanguga, kui suur osa selletaolise töö tundidest on täna AI poolt üle võetav. Täielik töö analüüs, mis jaotab ettevõtte kogu töö ülesanneteks ja arvutab need ülesande kaupa fte-mahtudesse, on veel valmimisel.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.