Hyväksytyn hankintapyynnön muuttaminen viralliseksi tilaukseksi on yksi niistä tehtävistä, joissa automatisointi on edennyt jo pitkälle. Ei siksi, että AI ymmärtäisi tässä jotain erityistä, vaan siksi, että tehtävässä itsessään on vähän ymmärrettävää. Pyyntö on jo hyväksytty, toimittaja on vakiintunut, tilauksen muoto on vakiintunut. Jäljelle jää: tietojen siirtäminen, asiakirjan luominen, lähettäminen, kirjaaminen ERP-järjestelmään. Tämä on sellaista työtä, jossa säännöt riittävät ja jossa ei tarvita harkintaa siitä, mitä varsinaisesti pitäisi tilata.
Kolme akselia määrittävät tässä kuvan. Jäsentyneisyys on korkea: syöte on yksiselitteinen, tuloste on kiinteä asiakirja, epämääräisten sanamuotojen tai puutteellisten tietojen tulkintaa ei tarvita. Volyymi on korkea: hieman suuremmat yritykset tekevät kymmeniä tai satoja tilauksia viikossa, usein samoin vaihein. Ja harkintatila on rajallinen, sillä päätös tilaamisesta on jo tehty sen henkilön toimesta, joka hyväksyi pyynnön. Jäljelle jää toteutus, ei päätöksenteko.
Sitä vastoin asiakaskontaktilla ja fyysisillä toimilla ei ole juuri lainkaan merkitystä, mikä helpottaa asiaa: kukaan ei tarvitse vakuuttamista tilauksesta, eikä mitään tarvitse fyysisesti siirtää tehtävän suorittamiseksi. Luovuutta ei käytännössä ole, mikä on looginen asia tehtävälle, joka on määritelmällisesti toistettava. Virhekustannukset ja compliance sijoittuvat keskivälille: väärin tilattu määrä tai väärä toimittajanumero maksaa rahaa ja aikaa korjaamiseen, ja säädellyssä hankinnassa (esimerkiksi vaarallisissa aineissa tai sertifioiduissa osissa) pätevät lisävaatimukset. Tästä syystä inhimillinen valvonta jää käytännössä yleensä säilymään, vaikka toteutus olisi automatisoitu.
Tekniikka, joka pystyy hoitamaan tämän tehtävän, ei ole generatiivinen AI tekstin kirjoittamisen tai kuvien luomisen mielessä, vaan RPA: robotic process automation. Järjestelmä, joka lukee hyväksytyn pyynnön, siirtää tiedot tilausmuotoon, luo asiakirjan ja lähettää sen toimittajalle, ja kirjaa tilan takaisin ERP-järjestelmään. Tämä toimii hyvin, kunhan kaksi edellytystä täyttyvät: tilausmuoto on vakiintunut, ja hyväksymisvirta on kytketty järjestelmään, joka luo tilauksen. Ilman tätä kytkentää ihminen jää sillaksi hyväksymisen ja toteutuksen välille, ja suurin osa vapautuneesta tunnista katoaa jälleen.
Tämä ei siis ole tehtävä, jossa AI itse päättäisi, mitä tilataan. Se päätös — kuinka paljon, keneltä, millä ehdoilla — kuuluu hankintapyyntöön, joka on jo hyväksytty. Tehtävä, joka tässä otetaan hoidettavaksi, on sen jälkeinen hallinnollinen vaihe: pyynnöstä tilauslomakkeeseen, ilman että ihmisen tarvitsee kirjoittaa sitä käsin uudelleen.
Yrityksessä, jolla on yksi ERP-järjestelmä, rajallinen määrä vakiintuneita toimittajia ja standardoitu tilausmuoto, tämä tehtävä on tänään jo suurelta osin automatisoitavissa. Yrityksessä, joka tilaa irrallisten sähköpostien, puhelimen tai vaihtelevien muotojen kautta, tilanne on toinen: silloin ensin täytyy standardoida, ennen kuin automatisointi tuottaa mitään hyötyä. Myös hankittavan tavaran luonne vaikuttaa asiaan. Vakiotoimistotarvikkeet tai säännölliset raaka-aineet ovat helposti automatisoitavissa; räätälöidyt tilaukset, joissa on tilauskohtaisesti neuvoteltuja spesifikaatioita, vaativat useammin ihmisen, joka valvoo asiaa.
Tämä tehtävä ei ole irrallinen muusta hankintaprosessista. Se, mitä tapahtuu ennen tilauksen tekemistä — miten varastotasoja seurataan sen määrittämiseksi, tarvitaanko täydennystilauksia — vaikuttaa osaltaan siihen, kuinka paljon tilauksia syntyy ja miten ennustettava tämä volyymi on. Ja se, mitä tapahtuu tilauksen tekemisen jälkeen, kuten rahtiasiakirjojen laatiminen toimitusta varten tai tilausta seuraavien ostolaskujen käsittely, kuuluu samaan hallinnollisten vaiheiden ketjuun, joka on hyvin automatisoitavissa, kun järjestelmät liittyvät toisiinsa.
Tämä ei ole arvio siitä, mitä yrityksen tulisi tehdä vapautuneilla tunneilla, eikä argumentti henkilöstöpäätöksen puolesta tai vastaan. Jos tämän tehtävän automatisoinnilla on vaikutuksia toimenkuviin tai henkilöstömäärään, sovelletaan siihen omia työoikeudellisia ja yhteistoimintaan liittyviä lakisääteisiä vaatimuksia; se on eri kysymys kuin se, onko tehtävä itsessään teknisesti siirrettävissä.
Se, onko tällä tehtävällä omassa organisaatiossanne kuvatun kaltainen profiili, riippuu ERP-järjestelmänne rakenteesta, toimittajien määrästä ja siitä, missä määrin tilausmuodot ovat jo vakiintuneet. Karkean ensimmäisen käsityksen antaa ilmainen pikatesti: kaksitoista kysymystä, ei tiliä, ja arvio siitä, kuinka suuri osa tämänkaltaisen työn tunneista on tänään AI:n siirrettävissä. Täydellinen työanalyysi, joka jakaa koko yrityksen työn tehtäviin ja laskee tehtävittäin henkilötyövuosikapasiteetin, on vielä rakenteilla.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.