Parțial. Semnalarea faptului că un termen de păstrare a expirat și pregătirea documentelor pentru distrugere sau anonimizare sunt sarcini bine automatizabile. Decizia definitivă de a distruge efectiv rămâne undeva la un om, cu un motiv pentru care este așa.
Trei axe determină imaginea: conformitate, gradul de structurare și volum.
Gradul de structurare este ridicat. Un termen de păstrare este o regulă: tipul de document X se păstrează Y ani, apoi urmează distrugerea sau anonimizarea. Este exact genul de logică pe care un sistem o poate aplica fără interpretare. Volumul este mediu: nu orice companie are zilnic mii de documente care ajung la data respectivă, dar nici nu este o sarcină incidentală. Există un flux continuu de dosare care trec de termen.
Axa de conformitate este cea care înclină balanța. Aceasta se situează la 1, cea mai nefavorabilă dintre cele opt axe, și nu este o coincidență. Distrugerea documentului greșit, prea devreme sau prea târziu, nu poate fi remediată. Un dosar de client care dispare prea devreme în timp ce mai există un litigiu juridic în curs este o problemă care nu se poate rezolva printr-o corecție. Un dosar care dispare prea târziu poate constitui o încălcare a GDPR. De aceea, costurile erorilor sunt și ele evaluate scăzut: prejudiciul unei erori nu este marginal, ci potențial ireversibil.
În schimb, gradul de structurare, contactul cu clienții, aspectul fizic și creativitatea au toate un scor favorabil pentru automatizare. Nu este nevoie de nicio acțiune fizică, cu excepția arhivelor pe hârtie, nu există o conversație cu clientul și nu este nevoie de nicio apreciere creativă per dosar. În esență, este vorba despre aplicarea unei reguli pe o cantitate mare de date. Este exact ceea ce știe să facă bine software-ul, atât timp cât regula în sine este corectă și un om supraveghează ultimul pas.
Un administrator de arhivă dintr-o organizație de dimensiuni medii gestionează un sistem de management al documentelor în care se regăsesc dosare de personal, facturi și contracte cu clienți. Pentru facturi se aplică un termen legal de păstrare de șapte ani, pentru dosarele de candidatură ale candidaților respinși patru săptămâni, pentru contracte adesea durata contractului plus câțiva ani. Un sistem cu reguli per tip de document poate semnala automat care documente ajung la termen și le poate marca pentru acțiune. Acest lucru îi economisește administratorului de arhivă căutarea manuală prin dosare după data de expirare, o sarcină care, într-o arhivă în creștere, consumă altfel din ce în ce mai mult timp.
Ce nu face sistemul de unul singur este apăsarea butonului. La distrugerea definitivă este necesar un control în patru ochi: cineva care confirmă că documentul marcat poate fi într-adevăr eliminat, și altcineva care verifică acest lucru. Acest pas nu există pentru a pune la îndoială tehnologia, ci pentru că un dosar distrus nu mai poate fi recuperat dacă politica privind termenele de păstrare ar fi trebuit să facă o excepție, de exemplu din cauza unui proces în curs sau a unei solicitări de informații.
Tehnologia potrivită aici este rpa: software care, conform unor reguli fixe, identifică, marchează și pregătește documentele. Acest lucru funcționează atât timp cât există o politică fixă privind termenele de păstrare per tip de document. Fără această politică, niciun sistem nu are un reper, iar evaluarea per dosar rămâne muncă umană. Organizațiile care au automatizat deja acest lucru și-au stabilit de obicei mai întâi termenele de păstrare în mod consecvent pe categorie de documente, adesea în corelație cu modul în care arhivează și contractele și le fac ușor de găsit prin un sistem care arhivează contractele și le menține ușor de căutat. Cine nu are încă acest lucru pus la punct va trebui mai întâi să facă acest pas înainte ca automatizarea distrugerii să devină realistă.
Într-o companie cu o arhivă mică, ușor de gestionat și puține tipuri de documente, diferența dintre automat și manual este limitată: un administrator de arhivă putea oricum să aibă o imagine de ansamblu. Într-o organizație cu mii de dosare, mai multe tipuri de documente și termene variabile, controlul manual se blochează din cauza volumului, iar semnalarea automată devine mai valoroasă. Sectorul joacă și el un rol: în domeniul sănătății și în sectorul financiar se aplică termene mai stricte și uneori diferite decât în alte ramuri, ceea ce necesită o gestionare mai precisă a regulilor. Acest lucru se aliniază cu modul în care un calendar de conformitate cu termene poate fi ținut la zi automat, unde se aplică aceeași logică de reguli fixe și aprobare umană.
Limita nu se află la semnalare, ci la decizie. De îndată ce un document reprezintă o excepție, un litigiu în curs, un statut juridic special, este necesară o apreciere pe care un sistem bazat pe reguli nu o are. Aceasta este aceeași limită pe care o vedeți la monitorizarea prelungirilor de contract și a termenelor de preaviz, unde sistemul semnalează, dar un om evaluează. Cei care discută acest subiect în cadrul propriei organizații fac bine să analizeze și modul în care se încadrează participarea angajaților, de exemplu prin procesul de a informa consiliul de întreprindere despre utilizarea AI. Dacă introducerea unor astfel de sisteme afectează funcții sau sarcini ale angajaților, se aplică cerințe legale proprii privind participarea angajaților și politica de personal, independent de întrebarea tehnică ce poate face un sistem.
Întrebarea dacă acest lucru se aplică organizației dumneavoastră depinde de câte tipuri de documente gestionați, cât de consecvent este deja stabilită politica dumneavoastră privind termenele de păstrare și câte dosare ajung anual la termen. Acest lucru diferă mult de la un sector la altul; cei care doresc să afle cum se raportează acest tip de automatizare la alte sarcini operaționale găsesc o imagine mai amplă în prezentarea generală a ce poate prelua AI în sectorul transporturilor, ca exemplu de modul în care aceleași axe se manifestă într-un alt context.
Scanarea rapidă gratuită de la FTE TO AI constă din douăsprezece întrebări, fără cont, și oferă o indicație privind ce parte din orele din profilul dumneavoastră poate fi preluată astăzi de AI. Scanarea de lucru completă, care detaliază activitatea unei companii sarcină cu sarcină, este încă în construcție.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.